教務主任日記　14日目　-職員会議の工夫-

［前年度］
提案資料は教務主任に紙で提出し、教務主任がそれをまとめてPDFを作成し、それをもってペーパーレスで職員会議資料とする。

［今年度］
提案資料はPDFで指定フォルダに担当者は格納し、ファイル名は事前に指定されている会議目次の番号及びタイトルをつける。また、提案資料には必ずヘッダーにファイルパス（ファイルの保存場所）をつけること。

職員会議で出てくる資料というのは多くは今後の職員の動きへの提案であり、見通しをもつためのもの。
改革案などが出てくる頻度は少ない。

しかし、学校という組織ではその提案文章を個人のPCドライブに保存していたり、NASの中の個人フォルダに保存していたりする事も珍しくない。またはよく分からない場所に保存してしまったり。

そうなると何が起こるか、というと次年度の担当者がそのファイルを探す時間がかなりかかり、見つけたときに安堵して日付だけ変えて職員会議に出してしまう。そうなると担当者の言葉で資料の説明が出来ないし、質問が出ても適切な返答は出来ない。

職員会議の提案資料がどこにあるのかが明示されているのはとても大事な事。そのため、ファイルパスをヘッダーにつける。

また、職員会議資料はあまりにも分厚くなる。そんな分厚い資料をPDFであっても見たいページを見るのに時間がかかる。
そのため、提案ごとにPDFで目次の順に並んでいれば必要な情報に速やかにアクセス出来る。

ささやかな工夫だけれども、職員会議及びその資料の機能は前述した通り、教員が見通しをもつためのもの。それならば、教員が得たい情報に速やかにアクセス出来る環境を整える事が重要。