つぶやきソリュエイ（7月26日）「業務を合わせるの度合い」

本日のつぶやき
「システムに業務を合わせる」の度合いはマネジメントが決定し、社内で統一しよう。

業務パッケージシステムを導入するにあたり、業務をシステムに合わせることは最も優先すべき方針です。ところがこの「業務をシステムに合わせる」をどの程度まで実施するのかの意識が社内で統一されていないと、システム導入は混乱します。

パッケージシステムを導入し、パッケージに業務を合わせるという方針を貫くのであれば、「導入範囲と決めた業務はすべてパッケージに合わせる。合わない部分は業務フローを変更する。追加開発は一切しない。システムフローに合わせられない業務は、業務そのものをなくす。」くらいの方針がよいと思いますし、実際私のお客様であまり利益が出ていなかった一部業務をこれを機にやめてしまったこともありました。そこまでやるのはレアケースだとしても、パッケージ選定の段階で主要業務がパッケージのフローと合致していることを確認したうえで契約しているはずであり、導入段階でギャップが頻発するようならパッケージの選定に失敗しています。すぐに導入を中断して「パッケージに業務を合わせる」という方針を変更するか、別のパッケージを再選定したほうが良いと思います。

たいていの企業は「業務をなくす」までの思い切ったことはできませんし、すべて追加開発なしで基幹業務システムを導入できるわけでもありません。そこで、できるだけシステムに業務を合わせる努力をしたうえでどうしてもできないものは追加開発するわけですが、この「システムに業務を合わせる努力」とはどこまでやるべきなのでしょうか。
例えば「社内システム変更に伴いお支払方法が変わります」といったお知らせを受け取ったことはありませんか。これは取引先を巻き込んででもシステムに業務を合わせるという意思決定の結果なのですが、このように取引先まで巻き込んで業務フローやルールを変えることは現場担当者レベルでは決断できません。経営側がシステム変更に伴い、取引停止が起こるリスクや、通知のためのコストも含めて取引先を巻き込むかどうかこの方針を立てる必要があります。

この「取引先を巻き込む」時に、経営側が現行フローやルールを変えてまでシステムに合わせるという意思決定する切り分けは「その業務に追加コスト（継続的な保守も含む）をかけるだけの価値があるか？」につきます。この場合の価値とは収益を生むかコストをカットできるかのどちらかです。したがって、取引先が怒って取引を停止すると言い出さない限り、仮に言い出してもその取引先が大きく利益を左右する取引先でない限り、取引先を説得しシステムに合わせて現行業務を変えていきます。ここまでが「システムに業務を合わせる努力」です。

この考え方を徹底したうえで、ギャップポイントの対応を決めないと、結局現場レベルでは「今と違うので困ります」と課題に挙げ、やらなくてもよい対応を検討するための時間（ならびにコスト）をかけたうえ、本来の方針からかけ離れた追加開発まですることになってしまいます。「パッケージに業務を合わせる」といいつつ追加開発が多発するのはこの部分が正しく機能していないためです。営業担当やプロジェクトマネージャーは導入開始時にしっかりと顧客に伝え、徹底してもらうようにしましょう。