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効率よくマルチタスクを行うには？

「マルチタスクは脳にも悪影響で効率もそれほどよくない」と批判的な意見も数多いです。ではどのようにすればマルチタスクを効率よく進められるのでしょう。ここでは、マルチタスクを効率よく行う方法について解説します。

ひとつの業務に集中
「1×10×1」システム
パーキングロット思考
タスク管理ツール

①ひとつの業務に集中

ひとつの業務に集中できる環境をつくり、目先の仕事を着実にクリアしていきましょう。また仕事を妨害する外的な要因は、可能な限り排除しなければいけません。さらに

「作業用BGMなどの音を取り入れる」「会議室や図書室などで仕事を行う」といった工夫も大切です。しかしそれだけでは足りません。仕事一つひとつを「何時までに切り上げる」など時間を決めると、効率よく仕事を進められます。

②「1×10×1」システム

仕事が積み上がってしまった際は、「1×10×1」システムで一気に解決しましょう。1分以内で終わる仕事を先に終わらせ、次に10分あれば終わる仕事を完了します。

最後に1時間あれば終わる仕事を終わらせると、山積みになった仕事を効率的に終わらせられます。これは仕事一つひとつの仕事に集中してシングルタスクの要領を得ながら、終わったら次のタスクへ移行するという方法です。

③パーキングロット思考

パーキングロットは「駐車場」という意味で、パーキングロット思考とは業務中にほかの仕事や外的要因が入り込んできた際、それを一旦脇に置いて、この業務が終わってから取り掛かるといった考え方のこと。

やり方はいたってシンプル。一旦脇に置いた仕事をメモしておき、ひとつの業務が終わった際にそのメモを実行する方法です。

④タスク管理ツール

タスク管理ツールを導入すると、下記のようなメリットが得られます。

複数のタスクを管理できる
現状を可視化できる
優先順位が明確になる
情報共有が円滑になる
ほかにスケジュール管理機能やファイル添付機能など別機能を追加するのも可能です。