打合せでの説明はなるべく図か文章にしておいてください

とある新しいチームのミーティングで、ソフトの挙動とか経緯の説明とかを口頭で延々説明するのが普通になってしまっている
すり合わせたつもりがあいまいだったりすれ違ったりがたまにあるが、それでも業務が回っているし、この仕事自体会社的にはそれほど重要度高くないのかな？と思ったりもする
でもやるからにはある程度ちゃんとやりたい

ミーティングでは画面なしで話をずっと聞いていると集中力も途切れるし、どの部分が要点でどの部分が補足なんだっけ？とかわからなくなってしまう。
なので、全体を示すような図とか、箇条書きで作ったアウトラインとかは最低限用意してほしい
ネットワークの話であれば構成図と主要な機器のIPアドレス、通信経路を書いておく
ソフトの不具合疑いの話であればどういう入力or操作をしたらこうなるけどこういう切り分けをしたからここが怪しいとかをブロック図で示す
作業の割り振りをしたいときは作業を箇条書きで表すとか

書いていて思ったけどめちゃくちゃ低レベルな話してるな。自分も気を付けないと