フ

1. 標準化されたフォルダ構造

   • プロジェクト、部門、文書タイプなどに基づいた一貫したフォルダ階層を作成

   • 例：プロジェクト > 年度 > 文書タイプ（仕様書、報告書、会議録など）

2. 命名規則の統一

   • ファイル名に日付、バージョン、作成者などの情報を含める

   • 例：YYYYMMDD_プロジェクト名_文書タイプ_v1.0_作成者イニシャル

3. メタデータの活用

   • ファイルのプロパティ（作成日、更新日、タグなど）を積極的に利用

   • 検索や整理の効率化につながる

4. 定期的な清掃日の設定

   • 月に1回など、チームで一斉に不要ファイルの削除や整理を行う日を設ける

5. アクセス権限の明確化

   • フォルダごとに閲覧・編集権限を適切に設定

   • 情報セキュリティの向上と、不要な混乱の防止につながる

6. ファイル形式の標準化

   • 可能な限り、編集可能な形式（.docx, .xlsx など）と、
     最終版の PDF を併せて保存するルールを設ける

7. 重要度・緊急度の分類システム

   • フォルダやファイル名に重要度や緊急度を示す記号を付ける

   • 例：[重要]、[至急]、[参考]など

8. 定期的なバックアップ

   • 重要なファイルは定期的にバックアップを取る

   • クラウドストレージの利用も検討

9. インデックスファイルの作成

   • 各フォルダの内容を簡潔に説明するREADMEファイルを作成

   • 新しいメンバーでもすぐに理解できるようにする

10. アーカイブルールの設定

    • 一定期間（例：2年）経過したファイルは別のアーカイブフォルダに移動

    • 現行の作業スペースをスリム化しつつ、過去の情報も保持