なぜレポートは事前に送られず、事後に送られるのか。

この記事では、

・事前=会議の前
・事後=会議の後

としています。

ほら、コンサルティングやそれに近しいお仕事をしていれば、頻度は違えど定期的にレポートを作成することって多分あるじゃないですか。

そういうときに訪問当日に印刷したレポートを持参し、事後にデータを送ってるって人、多分おそらく絶対割といる。

WEBの業界では？少なからずレポートは訪問のギリギリまで内容を精査して最高のものを作り上げるぜ！みたいな習慣がある気がするんです。気がするだけですけどね。

訪問へ出発する5分前にレポートの印刷を始めて、「やべぇ！紙が詰まった！ちょっとプリンター見てきて！」「インク切れた！換えどこー！？」「最悪2部だけあればいいから！」っていうやつ、結構ありません？ぼくは過去ありました、幾度となく。

担当者か出発したあとに使われることのない大量の資料が印刷され続け、「これ印刷した人だれー？」みたいなやつ、結構ありません？ぼくはありました、何度も。

このご時世、紙がもったいないのでやめようぜ！ってのは今回本題ではないんですけど、紙もったいないよね。その紙で何人の将来有望な子どもがお絵かきできることか。

受け取る側の方はもし「データだけでいいのに…。むしろ処分に困るぅ〜。」って思ってたら伝えてほしいです。印刷する側は「データだけなんて失礼だよな…。」って思ってたりするので。

事後にレポートのデータを送るということ

レポートを作成して印刷し、訪問して報告した後に議事録とレポートのデータを送る。

まぁ普通なんですけど、なぜレポートは事前に送られないのか？

「クライアントにちゃんと見てほしくない」ってのが心のどこかである気がするんです。気がするだけですよ。

紙に印刷して当日持参し、口頭であれやこれやと説明して「質問ありますか？」と聞く。（聞かない人もいたりする。）

専門的な内容であればあるほどクライアント側はよくわからないので質問もできない。

事前に資料を送っていれば受け取る側は「ここちょっと気になるから明日質問してみよう！」と準備ができるわけですけど、当日に紙の資料を持っていって、まくしたてて説明し、事後にデータを送るという行為はクライアントが質問する機会を無くしてる気がする。

まぁ質問されない方が楽ですからね。

でも受け取る側が黙ってる報告会よりも議論になる会のほうが絶対楽しいから！

あとは事前に目を通して内容を把握してもらった上で説明をすると話が本当に早い。体感3倍くらい早い。今まで1時間かけて説明していたものが20分で終わるので、早く帰るか40分雑談するか、どちらも有意義。

レポートのデータは事前に送る"習慣"にしたほうがいいと思うよ

ギリギリまで内容を精査して作り上げる、というのは結局は締切をどこに設定するかだけの問題なんですよね。

出発のギリギリまでレポート作成をしちゃう習慣（これはもう習慣の問題かと）がある人は、前日のできれば午前中に締切を設定して、それを絶対に守るように動いてみてください。というかもう受け取る側にに、「前日の○時までにレポート送りますね！」ってメール送っちゃいましょう。

前日の午後〜訪問当日に慌てて仕上げる必要がなく、他の業務に時間を使える心の豊かさって結構ハンパないですから。