会議による効率的な協働

仕事を進める上で、関係者間で情報共有や意思決定を行う会議は欠かすことができないものである。

例えば、以下の目的で会議は必要になる。

• 管理表やチケットで管理されたタスクの棚卸

• 要件や作業状況等のヒアリング

• 問題に対する対応案の検討

• 成果物に対する方針確認やレビュー

会議を上手く運営することで仕事をスムーズに進めることができるが、会議には複数の人の時間を取らせてしまうという問題もあるため、効率的な運営が欠かせない。

この記事では、会議を効率的に進めるために心掛けるべきことを記載する。

(1)会議開催の判断

会議を行う利点として、リアルタイムに相互にコミュニケーションが取れるというものがある。
逆に言うと、その利点を活かせないのであれば、会議を行わずに、テキストベースでやりとりして各自が作業した方が効率が良い。

リアルタイムでの相互のコミュニケーションが必要になる場面としては、他の人の反応により結論が変わる可能性や頻度が高い場面になる。
例えば、要件のヒアリングは、話を聞くまでどのような話（結論）になるか予測するのか難しいため、会議を開催する必要性が高い。
逆に、プログラムの不具合の調査は、不明点が見つからない限りは自分一人で結論を出すことができるため、会議を開催する必要性は薄い。

このように、まずは、会議を行う必要があるかどうかを考えるべきである。

なお、この時点で誰とリアルタイムにコミュニケーションすれば良いかが見えるため、会議に召集する必要がある参加者も自ずとイメージできるだろう。

(2)会議の日時設定と準備

会議を行うためには、事前の日時設定と準備が欠かせない。
これらは順番が前後しても構わないが、どちらも必ず行う必要があるものである。

【会議の日時設定】

会議の準備の一貫として、参加者の時間を押さえる必要がある。

特に、組織の上位者は会議参加や外出の頻度が高く、空いていない時間が多いため、上位者から先に押さえるのがポイントになる。

会議の時間を押さえるのが難しいのであれば、時間設定は先に行ってしまった方が良い。
会議への参加が必須ではないメンバーについては、任意参加という形で会議が存在することだけ通知し、参加するかどうかを判断してもらい、参加しないにしても後で結果を展開する、という形にすると良いだろう。

【会議の準備】

会議を行うことを決めたら、下準備を実施する。
会議中に自分一人で行うべきタスクを実施してしまうと時間の浪費につながるため、そのような作業は予め実施しておく必要がある。
この準備に時間を要するのであれば、早い段階から着手する必要がある。

例えば、タスクの棚卸を行うのであれば、自分が把握しているタスクは全て管理表やチケットとして起票するべきである。
また、成果物のレビューを行うのであれば、レビュー対象の成果物を叩き台の形で良いので一旦作成する必要がある。

他の参加者に準備を依頼するのであれば、先にその旨を通知すると良い。
準備の依頼が必要ないように思える場合についても、予め準備したいと考える参加者がいる可能性があるため、その場合も会議の議題やアウトラインは先に通知することが望ましい。

(3)会議開催と議事録作成

(1)と(2)を実施できていれば、会議の目的も内容も明確であるため、準備時に考えていた通りに会議を進めるだけである。

ここで重要になるのは、会議の中で結論を決めることである。
より具体的に言うと、誰が何をやるのか、という次のアクションを決める必要がある。

例えば、要件のヒアリングであれば、ヒアリング結果を元に誰がいつまでに次の提案を行うのか、ヒアリングしきったのであれば誰がいつまでに要件定義書に書き展開するのか、ということを決める必要がある。
また、成果物のレビューであれば、誰がいつまでにレビューの指摘事項に対応するのか、を決める必要がある。

会議結果の共有や備忘のため、議事録のようなドキュメントに残し展開することも重要である。
これについては、詳しくは「要件定義・設計・製造工程の管理」にて触れた通りではあるが、最低限、会議の結論と、結論を理解する上で必要な背景を記載する必要があるだろう。