100名規模のイベントと500名規模のイベントの大きな違いとは？
昨日は「100名規模のイベントとは違う！どうやったらいいの？500名規模のイベントの作り方」を開催。
かなりマニアックなテーマとおもって、クローズドな感じでやれたら良いと思っていましたが、想定を超える申し込みもあり、参加者自身意欲的な方も多くて非常に良い会となりました。（反省点はたくさんある。）
開催したきっかけは、私もそうですがわりと周りの人たちが大規模カンファレ（虎ノ門ヒルズを使うような）の主催としてやることが増えてきていて、同じようなことで悩んでいるのではと思って実施。
講師はホットスケープの前野さんにお願いいたしました。ソーシャル上で話題になったイベントの企画から当日の運営まで手がけていらっしゃる、BtoBイベントのプロ中のプロ。
#BBイベント勉強会 でつぶやいているのでぜひチェックしてください！
これを埋めていたらイベントは失敗しないよというスライド#BBイベント勉強会 pic.twitter.com/vAoHcCDg3m
— 櫻木 諒太 (@ryota_saku) March 28, 2019
で、今回話を聞いておもった100名規模のイベントと、500名規模のイベントで大きく変わることってなんだろうと。
規模がでかくなる分、100名ぐらいのイベントでは気にしていなかった小さな穴が、十分運営にインパクトある穴になるということ。
印象に残ったのがイベント保険の話。
なにかしらトラブル・事故が起こる確率が規模によらず同じだとしても、大きなイベントだと参加者もそうだし関係者も多い分、生じたときの影響がかなり大きくなる。
例えば、ケータリングを出して食中毒を起こしたら？とか。考えるだけでも怖い。
会場選定にしてもそうで、一見安く見えても、立地や会場のレイアウトによって、人を多く配置する必要があって結果的にトータルでお金がかかって、イベント単体のPLにわりと影響がでてくる。
運営の守の部分のリスクの考え方などは慎重過ぎるぐらいで十分だなと。
イベントであったとおり、むやみやたらに人数を追う必要はなく、目的ベースで規模や会場を選ぶことが大切であることは間違いない。
だけど、いま大きなイベントの企画運営に携わって良いなぁ〜と思うのは、いろんな素敵な人たちと一緒に仕事ができるということ。
企画運営で悩んでいなかったら、こういう勉強会もやらなかっただろうし、いろいろ無茶言って苦労させているけど、素敵なデザイナーさんや運営をサポートしてくれる方やら、ビジョンに共感をしてくださってスポンサーしてくださった企業、お忙しいなかお時間割いてくださるスピーカー陣などなど、短い時間に多くの素敵な大人たちと一緒に創り上げる経験は貴重です。
イベントがゴールじゃなくて、何かしら変化や行動を起こすキッカケとし開催するものなので、しっかり細かいところケアしつつ準備を進めていこうと思った次第でした。
次もまた何かBtoBイベント関係の勉強会企画しますっ！
調べものの費用や取材費用などに充てます！