セミナー運営の奮闘記録
GMOペパボに中途で入社してあっというまに1年4ヵ月が経とうとしています。前職ではカスタマーサポート・商品企画・経理などいろんな分野の業務を経験し、現在はカラーミーショップの制作代行サービスで日々のお問い合わせ対応やサービス訴求施策・セミナー運営などを担当しています。
担当するサービスでは、セミナーを3ヶ月に1回のペースで開催しています。回を重ねるごとにもっとこうしたい！改善できそう！という学びや気づきがあるので毎回トライアンドエラーの繰り返しなのですが、1年の締めくくりとして今年開催したセミナーの運営の記録をまとめました。
▽過去に開催したセミナーのアーカイブ動画を公開中です
初開催~とりあえずやってみよう
ポイント1：早め早めに進捗を確認しましょう
セミナーを担当することが初めてだったので、まずは過去のセミナーを参考にしてスケジュール設定とタスク出しをしました。とにかく決めたスケジュール通りに進行するぞ！と進捗確認を細かく行いました。
社外の方との合同セミナーでは特にお互いのスケジュールが把握しずらいので週次で進捗の確認をおこなうようにしています。
個人的にはセミナー当日の1ヶ月半~1ヵ月前にスケジュールを確定させておくと心の安定が保てる気がしています。
ポイント2：やりながら事例を調べる
セミナー内容やお知らせの記事の書き方もわからないことだらけだったので、類似サービスのセミナーや自社のマーケティングチーム主催のセミナー内容を調べまくりました。
わたしは元々やったことがないことや無知の領域の業務に苦手意識があるタイプなのですが、そういうことほど意識して「やります！」と言ってみるようにしています。やると言ってしまったからには自分で調べたり人に聞いたりして完遂するまでやらざるを得ないので、知識が増えるし早く業務に慣れるには一番効率がいいと思っています。
セミナー運営はまさに不安かも・・・となっていましたが、とりあえずやってみるを繰り返して
1年たった今では「まあ、なんとかなる！」の精神で挑んでいけるようになりました。
開催2回目~ちょっと工夫を加えてみよう
工夫1：セミナー記事やDMの書き方を変える
初回の開催で流れや本番の雰囲気がわかり、2回目に開催するときは改善点も見えてきました。特にセミナー後のアンケートは内容改善のヒントになりました。もっとこういう話が聞きたかったというご意見は、主催する側だけではなかなか気づけないことなので今でも参考にしています。
決まったスケジュールの中で内容を大きく変えるのはハードルが高いですが、セミナー記事やDMの書き方・セミナータイトルは比較的調整しやすいです。とはいえ記事やタイトルを考えるのには知識不足だと感じたので、社内のマーケティングチームのパートナーにも相談して文章を作成しました。
自分だけで文章を考えるときは過去に好評だったセミナーのお知らせの記事を参考にしています。
工夫2：集客の仕方を変える
他にはDM以外に告知を出せる媒体を洗い出し、どうしたら多くのショップオーナーさまに届けられるかを検証しました。
例えば、Twitter・アプリのプッシュ通知・カラーミーショップの管理画面・外部サイトの広告などです。自社サービスのTwitterや管理画面ならコストを掛けず掲載することができるので、まずは試してみてより多くのショップオーナー様の目に留まるところで重点的に訴求を繰り返します。
開催3回目~セミナーの構成を変えた
学び1：「何を受け取ってほしいか」にあわせて構成を考える
これは、セミナー内容の構成考えるときに相談を持ちかけたマーケティングチームのぺこさんに教えてもらって目から鱗だった考え方です。
伝えたい内容を盛り込むことに注力しすぎて気づかないうちに参加者を置き去りにしてしまう内容になってしまうことはありませんか？（わたしが完全にこの状態になってしまっていました）
主催側が話したい内容と参加者が聞きたい内容に齟齬が生まれないように、目的をはっきりさせて構成を考える→何が得られるセミナーなのかが伝わる形で告知を行うを軸にしてセミナー内容を改善しました。
学び2：みんな味方
ペパボに入社して、人の温かみをより感じるようになって「どんどん頼っていいんだ」と思えるようになりました。チームメンバーだけに限らず、他部署のパートナーや社外の取引先の方も、悩んでいることを相談すれば手を差し伸べてくれる人ばかりで日々感謝をしてもしきれません。
セミナーの構成考えるときも、一人で考え込まず社内のマーケティングチームやセミナーを共同開催する社外の方に「こういう内容だとどう思いますか？」という相談をするようになってから確実に良いものができるようになった実感があります。
3回の開催でこんなに挑戦できて学びになるセミナー運営に携われてとても実りのある1年でした。
これからセミナーを開催しようと思っている人やセミナーのマンネリ化で悩んでいる人の参考になれば嬉しいです。
この記事は「GMOペパボディレクター Advent Calendar 2023」に参加しています。
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