【文字起こし】コウ・仕事術ラジオ#1-4 GTD実践！おすすめタスク管理ツールと使い方を紹介
フェスティナ・レンテ！Ryotaroです！
今回はコウ・仕事術ラジオというPodcastの文字起こしを記事にしていきます！
それでは早速、どうぞ！
オープニング
岡島
はい、第4回ということで、前回まででGTDの基本は全てお伝えしましたが、今日は実践編となっています。
川地
はい、今回のラジオではですね、我々が普段どんなツールを使用してタスク管理をしているのかっていうお話を紹介していこうと思います。
岡島
はい。
川地
前回までのお話はですね、元の本に書かれている内容にできるだけ忠実に理論の部分をしっかりお伝えしようっていうのがテーマだったので、結構難しそうに聞こえたかなとも思うんですけれど。
今回はですね、理論に僕たちの解釈を加えてわかりやすくシンプルなタスク管理の方法に落とし込んだものを紹介していこうと思っております。
岡島
はい、では早速お話ししていきましょう。
GTDは「まず始める」ことが大事
川地
まずですね、GTDを始めるためには、本来なら2日ぐらい丸々時間を確保するっていうのが理想的だとされています。
岡島
結構時間かかりますよね、2日丸々。
GTDを始めるっていうのはここまで説明してきた、「把握する」っていうところから始まるステップを一周して、「タスク管理システムの運用をスタートできるようにする」っていうことですよね。
川地
はい、そうです。このGTDを始めるっていうことをする上では、主に2つの作業があります。
まずですね、「タスクを把握する」っていう作業。これに大体6時間ぐらいかかると言われてまして、把握するで出し切ったタスクをそれぞれ「見極める」「整理する」でカテゴリーに振り分けるっていう作業に大体8時間ぐらいかかるとされています。
岡島
6時間8時間で、計14時間だと確かにね、作業量でいうと丸2日分ぐらいになっちゃうので結構な時間ですね、本当。
川地
そうですね。なのでこの丸々2日取るっていうのは結構大変だと思うんですけど、これはあくまで「理想的な時間」と思っていただければと思います。
岡島
「こんだけあると最高」みたいな感じですかね。
川地
はい、そうです。実際にはこんな丸々2日時間を取るっていうのはなかなか難しい人が多いと思うんですけれど、ここで大事なことは、その2日取れないから先延ばしにするっていうよりは、もう、ちょっとずつ2日は取れないけど短い時間でもいいからやり始めるっていうことの方が大事です。
で、さっき挙げた、かかる時間2日とか6時間とか8時間っていうのはあくまで目安なんで、個人差とかあとはタスクの量とか性質によってもこの時間は変わってくるものです。
例として僕たちのコウ・仕事術ラジオのタスクを整理したっていう時には、もともとある程度整理されてたってこともあるんですけど、大体1時間ぐらいで済みましたよね。
岡島
結構ちゃちゃっと終わりましたね。
あと僕がその友達3人ぐらいのタスクボードを作って、すごい趣味で友達のタスクをすごい管理する変な人に最近なってるんですけど、それぞれ1人当たり大体3時間、早い人はもっと少ないですけど、2、3時間ぐらいで大体終わるかなーみたいな感じではありましたね。
川地
そうですね。今言った通り僕たちの場合は本に書いてある14時間の基準よりは結構早く終わらせられてはいるんですけれど、これ慣れてない人が「ツールの機能」とかそういったものを調べながら作業すると、確かに丸1日から2日ぐらいかかるのかもなーというものだったりします。
岡島
そうですよね。本当僕が友達のやつ整理する時とかも、やっぱりそのツールの使い方僕がわかってるんで、これでこういう風に入れていくといいんだよみたいな、結構どんどん作っちゃったりしてたんで、その辺なんかわかんない人が多分その使い方の記事とか読みながらとかだともうちょっとかかるのかもしれないですね。
まあ結構大変だと思うんですけど、これ1回やっちゃうともうその後は結構楽になるっていうところで。そうですよね。
川地
そうですね。最初にしっかりと時間かけてシステムを構築するっていうのができれば、その後は維持の方がやっぱり時間かからないですし、短い時間でシステムを更新したり維持するっていうことができるようになっていきます。
そうすることで結果的によりストレスが少なくなってやるべきことに集中できるっていう生活ができますので、ぜひ始めていただきたいなと思っております。
岡島
始めていただきたい、ぜひとも。
そういう感じで簡単にまとめておくと、GTDを始めるには理想的には2日ぐらい時間が必要なんですけれど、短い時間でも始めるっていうところが大事になってくると。
だいたいタスクの把握には6時間、見極めと整理に8時間ぐらいかかるって言われてますけど、これは個人差があると。
なので慣れない人は1日から2日ぐらいかかるかってこともあるんですけれど、最初にしっかり取り組むっていうところで、その後の維持も楽になっていくので、ここをぜひ始めていただきたいというところですね。
川地
はい、その通りです。
ツールの紹介
Notion
岡島
では次にタスク管理ツールですね。僕らが具体的に使っているお勧めのツールとかのお話をしていければなと思います。
川地
はい。
僕らがお勧めをしたいのはNotionというウェブサービスです。僕たちは主にこのサービスを使ってタスク管理をしています。
岡島
そうですね。多分これまでもちょっと言及した回が多分あった気がするんですけれど、このラジオのタスク管理もそうですし、私たちアル社ですね、全社でこのサービスを使ってタスク管理をしているっていうところですね。
あと私は個人でも使用していて、さっきもお話しした、友達のタスク管理のボードみたいなものとかもこのNotionを使って管理してたりしますね。
めっちゃ便利ですね。
川地
便利ですよね。
このNotion最大の特徴っていうのが、使い方の自由度がめちゃくちゃ高いことなんですね。
岡島
うーん、わかる。
川地
使ったことある方はわかるかもしれませんが、タスク管理だけではなくて、仕事を進めるための機能がいろいろ搭載されていて、かなり便利なサービスだなと感じています。
岡島
うーん、わかります。自由度が高くて超便利なんですけど、逆にその自由すぎて、どういう使い方をすればいいのかわからなすぎて、僕、昔3回くらいNotionを諦めたことがあって。
川地
確かにね、自由っていうのは。
岡島
そう、逆にこっちが選び取らなければいけないってことですからね、この使い方をするっていうの。
そこの難しさが逆にあるんじゃないかっていう気もします。
川地
そうですね、めちゃくちゃあると思います。
タスク管理初心者の人とかは、そもそもどういう使い方をすればいいのかなっていうところで迷ってしまうこともあると思います。
岡島
確かに。
川地
そこで今回は、僕たちがある程度この機能をこう使うといいんじゃないかっていう紹介をさせていただければと思います。
まずNotionでのタスク管理においては、「タスクデータベース機能」という機能を使用するんですが、これはカスタマイズの自由度が高いので、どういう使い方をすればいいかっていうのをかなり迷ってしまいがちです。
本当は迷う人はNotion、テンプレートとかでネット検索をしていただいたりすると、いろんなテンプレートが出てくるので、それをGTDの考え方に沿ってカスタマイズするっていうのもおすすめです。
岡島
そうですね、結構ここから具体的な使い方をお話ししていくんですけど、Notionの具体的な機能名、結構そのNotionの中での用語とかを言及していく部分もあるんですけれど。
その辺りですね、Notionの公式サイトで各機能の使い方解説記事みたいなのがかなり充実しているので、実際にここで紹介するやり方でタスク管理をしてみたいっていう方は、ぜひメモとかを取っていただいたりして、その機能について検索かけてもらうと、多分Notionの公式サイトの記事とかで丁寧な使い方の記事とかが出てくると思うので、その辺とかを見ていただきつつ進めていただけると良いのかなと思っております。
川地
詳しいことはぜひ公式でということで。
岡島
そうですね。最近だとAI系のサービスとかに使い方聞いても良いのかもしれないですね。
川地
そうですね、ChatGPTやClaudeなんかに聞いても良いかもしれません。
岡島
結構しっかり教えてくれますよね、この機能を使うと。
川地
そうですね。じゃあちょっと具体的な解説を始めていきます。
まずNotionではですね、主に3つのビューを使ってタスクを管理します。
第2回の整理するのパートで説明した各カテゴリごとに説明をしていきますと、
プロジェクトリストはタイムラインビュー
資料はリストビュー
その他のタスクはボードビュー
という機能をそれぞれ使って、別のデータベースを作成して管理するっていうのがお勧めです。
岡島
これ我々でいうと基本的にはこのボードビューっていう機能でのタスク管理がメインになりますよね。
川地
そうですね。ボードビューっていうのがステータスっていうプロパティをカスタマイズして、
インボックス、やる、今週やる、いつかやる、待機中、完了、アーカイブというカテゴリを作ったりするのがお勧めです。
岡島
これがあれですよね、第2回の「整理する」のパートで説明したカテゴリをちょっと僕らなりにシンプルにしたカテゴリというかステータスというものでやってる部分ですよね。
これが、どういうふうに使っていくといいんですっけ？
川地
まずはですね、気になることがあったらとにかくインボックスに入れます。
週次レビューにおいてインボックスにあるそれぞれのステータスを「やる」「今週やる」などに移していきます。
Notion では各タスクに期限を設定できるんですが、それらのタスクの優先順位を考え、それぞれに期限を入力していきます。
各タスクの説明をメモするということもできますし、あとは例えば、兼務の人がA部署のタスクとB部署のタスクを分けたい場合は、プロパティ機能でタグとかラベルを作成して設定することができます。
岡島
結構カスタマイズが本当にしやすくて、それぞれのタスクの情報とかをすごいわかりやすくメモしていきやすいので、そのあたりは結構便利な部分ですよね、Notion の。
川地
そうですね。
岡島
これらがあった上で、週次レビューですよね。
川地
そうですね。毎週週次レビューで、今挙げたタスクのステータスを更新していくという作業を行います。
岡島
最初はこういったタスク管理サービスですね、使用経験が薄いとちょっと慣れるまで時間がかかるかもしれないんですけれど、一度やり方を覚えると似たようなサービスが結構いろいろあるので、Notion 以外のツールでも結構同じようなことができる感じですよね。
川地
そうですね。できると思います。
皆さんのお勤めの職場によっては、このサービスしか使えないみたいなことは全然あると思うんですけれども、Notion 以外でも似たようなことができるサービスというのは色々あります。
さらに言うと、基本的にはこういうウェブサービスのようなデジタルツールというのはお勧めではあるんですけど、究極的にはホワイトボードとか付箋とか紙のファイルといったものでも実施できますので、一番大事なのは「GTDの考え方に基づいて運用することだ」っていうのを覚えておいてください。
岡島
そうですよね。
はい、ちょっとここまでをまた、まとめておくと、タスク管理ツールとしてはNotionがお勧めで、その自由度の高さを生かしてGTDの考え方に沿ったカスタマイズができますと。
タイムラインビュー、リストビュー、ボードビューという機能を使い分けてステータス管理をするというのが結構効果的ですと。
ただし、どのツールを使うかというとこよりもGTDの考え方に基づいた運用をするのが重要というところですかね。
川地
そうです。
Googleカレンダー
岡島
あとはカレンダーツールについても触れておきましょうか。
川地
カレンダーツールでいうと、Googleカレンダーが過不足なくてお勧めです。
予定の繰り返し機能とか予定ごとのメモをつける機能とか、あとは各種サービスとの連携機能とかがあってとても便利です。
例えば僕たちの場合は毎週の週次レビューを曜日のこの時間を指定して設定するみたいなことをしていますし、あとは予定を忘れないようにブラウザだけじゃなくてスマホにもアプリを入れて予定の通知がスマホにも来るようにするということをするのがお勧めです。
岡島
そうですよね。
僕スマホがiPhoneなんですけれど、ウィジェット機能といって、ウィジェットというのが調べたら部品みたいな意味なんですけど、これを使ってホーム画面に予定を大きくドーンと表示するみたいなのができるので、スマホを開く度に、この後の予定とかが結構頭に入ってくるので、結構見やすくて便利で、これ使うのが割と周りの人とかにお勧めしている部分ですね。
Androidのスマホ僕使ったことがないのでそこを調べきれない部分ではあるんですけれど、
ちょっと検索してみたら似たような機能があるみたいなので、カレンダーツールはそういう風にスマホのアプリも入れて通知が来るようにして、かつホームに予定がドーンと表示されているみたいな状態にするというのが結構お勧めの使い方だったりします。
はい。みたいな感じで最後にまとめますと、カレンダーツールですね、Googleカレンダーが基本的にお勧めで、いろいろな機能を活かしつつスマホアプリと連携させて通知を活用していくというところが重要なのかなと思っておりますと。
川地
そうですね。ただ基本的にやっぱウェブサービスとかアプリってどんどん新しくて良いものが出てきたり、あとはアップデートによって使い勝手が変わるみたいなことが結構あります。
岡島
めっちゃありますね。
川地
ありますよね。
なので随時良さそうなものを見つけたら乗り換えるっていうのは是非検討していただけるといいかなと思います。
何よりもこういうタスク管理のツールって基本的な使い方が分かると他のものも同じように使うっていうのは結構できたりしますよね。
岡島
そうですよね、本当。
川地
なので、僕たちとしては初心者の人でも使いやすそうで、使い勝手もいいということで今回はNotionとかGoogleカレンダーを例に説明をしてみましたが、さっきも言ったように手帳とかホワイトボードとかのアナログなツールでもこちらのGTDはできますので、自分に合ったツールを使ってもらえればと思っております。
エンディング
岡島
はい、というわけで今回はGTDに基づいたタスク管理の実践の部分ですね。
私たちが使用しているツールの紹介も交えてお話ししてきましたけれども、ちょっとNotionの機能の用語とかが多くて難しかったかもなというところで、そこは恐縮な部分ではあるんですけれど、よければ検索とかもしてもらいつつ、ぜひ触ってみてほしいなというふうに思いました。
川地
そうですね、最後の方にも言いましたが、ここで一番伝えたいことはツールの使い方の話ではなくて、GTDの考え方を用いればツールはいろいろなものを試してもらって大丈夫ですよというところは忘れないでいただければなと思います。
岡島
はい、じゃあ川地さん、次回はどんな話をしていくんでしたっけ？
川地
はい、次回のテーマはですね、「締め切りとバッファの考え方」というテーマで話をしていきます。
岡島
はい。
川地
これタスクにおいて締め切りってやっぱり超大事じゃないですか。
岡島
大事ですね。
川地
やっぱり締め切りがないと仕事って終わらないので、とはいえ締め切りなんて切ればいいじゃんみたいな簡単な話でも全くなくて、適当にやるとかなりミスっちゃうっていうところなので、この辺り、やり方を工夫するだけで仕事がかなり楽になるので、そんな話をしていければと思っております。
岡島
はい、超重要回ということで、ぜひ次回も聞いていただければなと思います。
それでは今回はここまでということで、次回もお楽しみにしてください。
川地・岡島
ありがとうございます。
と、今回はここまでです！次回も楽しみですね！
それでは、すろすろ、すろーす！
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