【文字起こし】コウ・仕事術ラジオ#1-2 【GTD（前編）】タスク管理の基本は「気になることを脳から出す」こと
フェスティナ・レンテ！Ryotaroです！
今回はコウ・仕事術ラジオというPodcastの文字起こしを記事にしていきます！
それでは早速、どうぞ！
オープニング
岡島
はい、というわけで第2回です。今回は、私たちタスク管理に関しての本を、それぞれ10冊ぐらい読んで勉強してきたんですけれど、
その中で一番お勧めの方法を紹介していきたいと思います。川地さん、その方法というのがですね、なんでしたっけ?
川地
はい、GTDです。
岡島
はい、GTD。ちょっとかっこいいGTD。
川地
そうですね。今回、いろんな手法を学んでみたんですけれども、このGTDというのが、タスク管理の基本の考え方を学ぶ上で、実際にタスク管理を取り組んでいくっていう観点で見たとしても、タスク管理始めやすい上に、効果も得やすいんじゃないかということで、今回紹介していきます。
岡島
はい、いいことずくめということで、早速お話ししていきましょう。
GTDとは
岡島
はい、まずこのGTD、どういうものなんでしょうか?
川地
はい、GTDっていうのはGetting Things Doneの頭文字を取った略称でして、直訳すると「仕事を成し遂げる」っていう意味になります。
2000年代初頭ぐらいから提唱されている生産性向上のための手法、と今ざっくりガッツリ台本を読んだんですが、そういったものになってます。
GTDっていうのは「リラックスしながら気力を高め、目の前のことに集中して、より少ない努力で多くのことを達成していく」っていう、そんな何でもできるの？みたいなテクニックになってます。
岡島
なるほど。
川地
気になることを全て脳の外に出すことで、エネルギーを奪われる状態を脱しようという考え方がベースにあります。
岡島
なるほど。
この「気になることを脳の外に出す」っていうのはつまりどういうことなんでしょう?
川地
例えば「あのメールを返さなきゃいけない」とか、「あの日程調整しなくちゃいけないな」みたいな気になることを、仕事していると、どんどんどんどん発生してくると思うんですね。
それらの気になることっていうのは、本当にもう存在するだけで、あれあったなって脳内のどっかにあるだけで、結構自分たちのエネルギーを奪われちゃうんです。
で、それをもう奪われないように、一旦頭の外に全部出しちゃう。
例えば、全部メモに書いたりとか、Notionとかタスク管理のツールとか何でもいいんですけど、そういったものに書き出して、自分で記憶しておかないでいいようにするっていうのが大事です。
岡島
Notionっていうのは、我々がこのタスク管理で結構メインで使っているウェブサービスですね。
川地
そうですね。
で、この覚えておかなきゃっていう状態だと、基本的にはやっぱり抜け漏れ、人間なんて絶対発生しますし、またあの未処理のタスクがあるっていう状態も、それはそれですごい心理的負担が大きいので、
その結果、未処理のタスクがあるなって考えてると集中力が分散されちゃって、生産性が下がって、ストレスが溜まっていくっていうのは、これはもう皆さんすごく心当たりがあるんじゃないかなと思います。
岡島
分かるなー。すんごい分かる。
川地
逆にこの気になることを全部脳の外に出しちゃってる状態っていうのは、他の気になることを全部忘れて、目の前のタスクに思いっきり集中していいっていう状態なので、気持ちの上でもタスクを処理するパフォーマンスの上でもすごくいい状態っていう風になります。
岡島
もうとにかく「目の前のこれだけやればいい」っていう状態にしちゃうっていうのを目指すっていうことですよね。
そういう状態だと確かに集中して仕事に取り組めそうだなっていうふうに思います。
ざっくり言うと、ストレスを減らして仕事に集中しやすくすることに重きを置いたタスク管理の方法というか、これは具体的にはどういう感じで進めていくといいんでしょうか。
川地
はい、GTDの進め方ですね。ちょっと1回で話すには重すぎるので2回に分けて、今回と次回の2回で説明をしていくんですけれども、
まず概要と大まかな流れとして手順が5つあります。5つちょっと先に全部読み上げちゃうんですけれども、
把握する→見極める→整理する→更新する→選択するの5つです。
岡島
なるほど。
川地
GTDの大まかな流れは今挙げた5つの手順を繰り返し実行するっていうので、これを繰り返し実行していくとやるべき仕事に集中できる状態になっていくっていうものになっています。
今回のラジオでは、今挙げた5つのうち、把握する、見極める、整理するのステップについて話をしていきまして、残りの更新する、選択するについては次回話をしていきます。
岡島
なるほど。ありがとうございます。
一旦ここまでをまとめると、GTDがGetting Things Doneの略で、気になることをすべて脳の外に出すことで心理的負担を減らし、集中力を高めることで生産性を上げる方法ですと。
基本的な流れとして、把握する→見極める→整理する→更新する→選択するというこの5つの手順がありますと。
この流れを繰り返し実践できるようなタスク管理システムを作って、それをしっかり運用できれば、より仕事で成果を出しやすくなりますと。
そんな感じですかね。
川地
完璧なまとめ、ありがとうございます。
GTDの具体的なステップ
把握する
岡島
じゃあ、具体的なステップについてお聞きしていくということで、まず「把握する」のステップからですね。これはどういうものでしょう川地さん。
川地
「把握する」のステップでやることは、さっきも話した、頭の中にある気になることを全部外に出すというのが「把握する」です。
これは具体的にはGTD用語で「インボックス」と呼ばれる、一時的な受け皿みたいなものに全部出す行為になります。
岡島
ここはさっきもお聞きしたGTDの中での大切な部分というか、全部脳の外に出すというところから始まっていくということですね。
川地
そうです。繰り返しになっちゃうんですけれども、頭の中に情報を保管していくというのは実はとても無駄が多いことなので、
自分の頭の中の気になることをすべてインボックスに出すことで、初めてGTDでのタスク管理システムが機能し始めるんです。
岡島
ありがとうございます。これやってみて、実際私たちがやってみて思うのが、気になることってすべて書き出したと思っても、その後、仕事してる中とか生活してる中とかで、そういえばこれもあったみたいな、結構後からどんどん浮かんでくるものかなと思っていて。
なので、これ始めていく、「把握する」のステップを始める際に、最初必ずしも今全部出し切らなきゃというふうに、頑張りすぎなくても、一旦思い浮かぶものを出し切るぐらいの気持ちで、「今出るものはこれぐらいかな」ぐらいの気持ちで取り組めると良さそうかなという風に思っております。
川地
そうですね。あと「把握する」のステップでポイントなのは、インボックスっていうものは定期的に空にする必要があるということで。
このインボックスを空にするっていうのは、「＝タスクを完了する」っていうことではなくて、
集めたものを一つ一つに必要な判断を出すっていうことが重要になります。
岡島
なるほど。インボックスに一旦書き出して、それは出しっぱなしじゃなくて、定期的に空にするっていう作業をしないといけないっていうことですよね。
その判断がどういうものかっていうところはどんな感じですかね。
見極める
川地
判断っていうのは、具体的には8種類のカテゴリーにそれぞれのタスクを振り分けていくっていう作業になります。
これがGTDの2つ目のステップ、「見極める」のステップになります。
これから具体的なカテゴリーの話をしていくんですけれども、カテゴリー8個とちょっと多いので、すぐ実践したいなという人は同時にメモなんかしながら聞いてもらえるといいかもしれないです。
8個のカテゴリー、最初に読み上げてしまうんですけれども、
今すぐやる、プロジェクトリスト、次に取るべき行動リスト、カレンダー、連絡待ちリスト、いつかやる・多分やるリスト、資料、プロジェクトの参考情報の8つです。
岡島
なるほど。
川地
今回はこの後、元の書籍の内容をベースにしっかりめに1つ1つのカテゴリー解説していくんですけど、結構大変な作業に聞こえると思います。
聞いてるだけだと結構大変だなって思うんですけど、僕らGTDを実践するにあたって、実際にこのシステムが動き出すと、かなり機械的かつシンプルに運用することができるという実感があります。
岡島
「把握する」のステップで出したインボックスの中身を見極めて8種類に分けていくんだけど、
それがそこまで悩まず結構淡々と振り分けていけるみたいなことですよね。
川地
はい、そうです。
岡島
ありがとうございます。
あとは第4回ですね。
今回がGTDの前編で、次GTDの後編。
その後（第4回）に私たちが実際にどんな感じでタスク管理してるのか、どういうウェブサービスとかアプリとか使ってやってるのかみたいなところとかを紹介していこうかなと思っているので、
それ結構ここのGTDでお話しした議論をもとにですね、少しシンプルなやり方に落とし込んでいるというか、結構簡単なやり方になってるんで、そこも紹介していきますので、併せて参考にしていただければなという風に思っております。
川地
はい、ぜひ参考にしてください。
で、「見極める」のステップの話に戻るんですけれども、「見極める」のステップ、重要なポイントが2つあります。
岡島
はい、2つ。
川地
まず1個目は、インボックスを見極めるときに一番上から順番に見極めていく。
これは絶対上からっていう上が重要なんじゃなくて、別に順番に意味がないよっていうことなんですけど、緊急性とかは考慮せず、インボックスにあるものすべてを平等に見極めていくっていうことが重要です。
岡島
なるほど。
川地
で、もう1つ重要なポイントが、一度に1件ずつ処理するっていうことです。
これは皆さんも実感あると思いますが、人間ってマルチタスクが苦手なので、
気になることを複数同時に考えだすと両方手につかないみたいなことがめちゃくちゃあります。
なので、一度に1件ずつ処理をするっていうのが大事になってきます。
岡島
なるほど。これ例えば、気になることをホワイトボードに付箋を貼って1個ずつ考えていくみたいなと言うと、上に貼ってあるものから、もう順番考えずに、ただただ上にあるものから1個ずつ処理していくみたいなのが大事っていう感じですかね。
川地
そうです。さっきも言った通り、インボックス内のタスクの順番に意味はないっていうことです。
岡島
なるほど。一旦ここまででまとめると、まず「把握する」のステップでは、とにかく気になることをすべてインボックスに書き出していきますと。
で、インボックスは定期的に空にする必要があって、「空にする」とはそれぞれの気になることに「判断を下す」ことですと。
そして「見極める」のステップでは、まさにその判断として、気になることを上から1つずつ8種類のカテゴリーに当てはめていくことですと。こんな感じですかね。
川地
はい、その通りです。
整理する
岡島
はい、では続いて「整理する」のステップについてお聞きしていこうかなと思います。川地さんお願いします。
川地
はい、GTDの3つ目のステップ、「整理する」のステップでは、先ほどの8種類のカテゴリーに気になることを振り分けていくという作業になります。
これは実践の際には、さっきやった見極めると同時に行うステップになりますね。
さっきも岡島さんが例に出してくれていたホワイトボードみたいなものを例に考えると、付箋を貼ってやっているとした場合、付箋を1個ずつどのカテゴリーに当てはまるかっていうのを判断して、カテゴリーの場所に付箋を動かす、みたいなことが「整理する」だと思ってください。
岡島
なるほど、じゃあこのステップを具体的に、はい、ちょっと8種類あるので結構大変かなと思うんですけれど、教えていただければなと思います。
川地
はい、まずは「今すぐやる」のカテゴリーです。これは名前の通りですね、2分以内にできることで、基本的にはすぐ実行しようというカテゴリーです。
ただしこの2分っていうのはあくまでも目安なんで、自分の中で「これはすぐだな」って思ったら5分とか10分くらいかかるものでも一応そこに入れても大丈夫です。
岡島
これ人によるかなとも思うんですけれど、本当に今すぐやるというよりは、1回この「今すぐやる」のカテゴリーに分けるのが結構大事なんじゃないかなと思っていて、
僕たちの場合だと「今すぐやる」というフォルダを作るというよりは、期限を今日とかこの後に設定してタスク化するみたいな感じでやってはいるんですけれど。
川地
そうですね、タスク整理の最中にすぐ実行しちゃうと、まとめてやっている作業の途中で別のことを挟んじゃうっていうことになるので、かえって非効率になっちゃうっていうこともあると思います。
なので本当にやるべきことっていうのは、インボックスから見極めて、整理するっていう作業を終えて完了してから、初めて今すぐやるに取り掛かるみたいなことをするといいかもしれないですね。
岡島
そうですね、タスク管理の作業が中断されちゃうので、その後にやるものとしてまとめておくのが良さそうって感じですよね。
川地
そうなります。
岡島
はい、じゃあ次が「プロジェクトリスト」ですね。
川地
はい、プロジェクトリストに関しては、これちょっと本にあった記載に近いことをまず読み上げてしまうんですが、プロジェクトリストっていうのは大小様々なやるべきだけど済んでないことのリストとなっております。
岡島
はい。
川地
プロジェクト管理とかでよく使われるGanttチャートみたいなものをイメージしてもらうと近いかなと思ってます。
ここで言う「プロジェクト」っていうのは、GTDの定義上では「1年以内に達成可能で複数の行動ステップが必要な望んでいる結果」のことを指します。
さらにこのプロジェクトリストの目的っていうのは、「望んでいる結果を一つ上のレベルから俯瞰し、個々の行動リマインダーの全体像を理解すること」と元の本に書いてあるんですけれども。
岡島
ちょっとややこしいですね、これ。
『はじめてのGTD』って本にはそういう風に定義されているよって感じですよね。
川地
はい、その通りです。すごくややこしいことを言ったんですが、つまり目的、ある目的を設定、達成するために複数のステップがあるタスクの集合体のようなものと理解していただければと思っております。
例として、僕らこのコウ・仕事術ラジオで言えば、あるテーマの回、例えばタスク管理をテーマにした後、ラジオを録ろうっていうプロジェクトがあったとして、
公開までの事前調査とか原稿を作る、収録する、音源編集する、公開作業するといった一連のステップを時間軸に沿ってまとめたものがプロジェクトリストだと思っていただければいいと思います。
で、これを定期的に見直していくことで、プロジェクト全体の進捗を把握して、次のアクションを決めるっていうのに役立てるということです。
岡島
なるほど、なるほど。
川地
で、このプロジェクトリスト、優先度とか規模とか緊急性っていうものを考える必要はなくて、とにかく済んでいないことを並べているっていうものになっていれば十分です。
これは日々の仕事で頻繁にチェックするっていうよりは、次回説明する「週次レビュー」なんかで活用するものだと思っていただければいいかなと思います。
岡島
はい、「週次レビュー」ってGTDの後半で説明していくものですかね。
川地
はい。
岡島
続いて、「次に取るべき行動リスト」ですね。
川地
はい。
次に取るべき行動リストっていうのは、一般的に言われるTO-DOリストのようなものです。
これは「プロジェクトリスト」には入らないタスクを入れていくイメージです。
もうちょっと具体的に説明すると、「今すぐやる」ではない。なので、さっきの説明で言った2分以上とかかかるんだけれど、基本的には誰かに任せることができない。「自分がやるべきもの」っていう行動のリストです。
ここで重要なのは、2分以上かかることは自分でやるほうがいいかどうかっていうのを考えるっていうのがすごい大事です。
もし「他の人に任せてもいいな」とか、「チームに任せてもいいな」って思えるようなことならば、そうしたほうがいいなら本当にやるべきことに集中するっていうのを大事にしてください。
ここでも注意するべきことがあって、その場でタスク管理を中断して仕事を依頼するっていうのではなくて、一旦これを任せると決めたら、誰々に任せるみたいなタスクを作るっていうのがいいです。
これはさっき言った、今すぐやることの時に話したことと同じですね。一旦中断しないで、まずは「整理する」をやり切ろうということです。
この後、一旦誰々に任せるというタスクを実行して依頼が完了したら、「連絡待ちリスト」に移動させるっていうのをやってください。
岡島
ありがとうございます。
ここ、インボックスから結構動かしていくと、最初この次に取るべき行動リストに当てはまる量が結構出ますよね、最初。
川地
出ますね。僕らが読んだ本によると、基本的には誰でも50から150個ぐらいあるはずだみたいに書かれてましたもんね。
岡島
そうですね。
川地
実際僕らがやってみると、他の人の見たりとかしていると、大体30前後ぐらいにはなるかなというイメージですね。
この20から30個ぐらいであれば一つのリストで管理できるんですけど、それこそ50とか100とかそれぐらいになってくる場合は、サブカテゴリーに分けて整理するっていうのもいいよと本には書いてありました。
例えばなんですけれど、これは人にもよるんですが、部署をまたいで兼務している人であれば部署ごとにタスクを整理する、サブカテゴリーで整理するとか、
フリーランスの人であれば仕事関連のタスクと生活関連のタスクをサブカテゴリーで分けて整理する、みたいなことができるかと思います。
岡島
そうですね。その人の状況に合わせてカスタマイズできると良さそうですね。
じゃあ続いて「カレンダー」ですね。
川地
「カレンダー」には、ある特定の日や時間にやらなければいけないことっていうのを記述します。
これ具体的には3種類ありまして、1つ目は特定の時間にする行動、これは例えばアポイントメントとかですね。
2つ目は特定の日にする行動、日は決まっているんだけど時間は決まっていない行動などです。
例えば月末の締め作業、勤怠を締めたり経費生産をしたり請求書を送ったりみたいな、毎月だいたい月末から月始にかけてやらないといけないことみたいなものがカレンダーの2つ目です。
3つ目は特定の日に使える情報、約束の場所への行き方とか、家族やスタッフがその日に行う活動、興味のあるイベントなどです。
これはGoogleカレンダーとかであれば予定を設定するときにメモ欄に記載するみたいなことで対応できる情報みたいなことだったりします。
ここで1個また注意点があって、たまにTO-DOリスト的にカレンダーを使用しちゃうっていう人がいるんですけれど、
仕事の優先順位って本当は常に入れ替わるものなので、基本的にはカレンダーで運用しちゃうとタスク管理の運用自体が崩壊するっていうことが多いです。
岡島
あれですよね、カレンダーの10時から11時にこのタスクの予定を入れて、12時、13時にこのタスクの予定を入れて、みたいにやることをカレンダーに敷き詰めていくみたいな感じですよね。
川地
そうですね。あとはその日じゃなくてもいい行動っていうのがカレンダーに記載されていると、その日じゃないといけない行動っていうのに集中できなくなっちゃうっていうデメリットもあるんです。
岡島
確かにそれはあるかもしれないですね。
次が「連絡待ちリスト」と「いつかやる・多分やるリスト」ですね。
川地
はい、「連絡待ちリスト」さっきもちょっと出しましたが、これは文字通りの意味で返信待ちとか他人のタスク待ちみたいな連絡を待っているものをとにかくリストアップするっていう、自分がボールを持ってない状態のものをリストアップするリストですね。
で、「いつかやる・多分やるリスト」っていうのは今はできないんだけど、将来的にやりたいことのリストです。
で、「いつかやる・多分やるリスト」っていうのは、今はできないんだけれど、将来的にやりたいなということのリストです。
これは定期的に見直す時間を設けるといいと思います。そうじゃないとこういうの大体見なくなっちゃうので。
岡島
そうですね。定期的に見る時間ないと見なくなっちゃいますもんね、この「いつかやるリスト」みたいの。
川地
続いて 「資料」と「プロジェクトの参考情報」ですね。
「資料」っていうのは 情報として価値があるもの 記録を残しておいたほうがいいものっていうのをまとめます。
また「プロジェクトの参考情報」っていうのは 各プロジェクトの詳細とか達成計画とか必要になるかもしれない参考情報をまとめたものです。
これら今説明聞いてもらったら分かる通り結構近い概念なので、これらのカテゴリーは場合によっては統合してもよいかもしれません 。
僕らもこのコウ・仕事術ラジオの管理を実践するにあたっても「資料」と「参考情報」を明確に定義してこれは資料だ、これは参考情報だみたいなのを分けたりはしてないです。
岡島
そうですよね。
要は資料があるプロジェクト関連なものと、そうでないものに分かれてるかどうかっていうだけっていう感じですかね。
川地
そうですね。
岡島
はい。
これはウェブサービスとかアプリで資料を管理するみたいになると、プロジェクトごとのタグ付けみたいなものとかをするとそれでいいかもしれませんね 。
はい。ここまででカテゴリーが8個ですね。
川地
はい。8個、長かったですが 、そうですね。
最後にここまでのどれにも当てはまらなかったっていうものがゴミ箱っていうのに入れちゃってください。
これはやらないものとか 行動を起こす必要がないもの、あと完了したタスクっていうのもゴミ箱みたいなものに入れるという風になってます。
コウ・仕事術ラジオの場合では アーカイブっていうカテゴリーを作って、一応ゴミ箱だけどいつか見返せるようにとか何かの参考で見返せるように残しているっていう状態です。
岡島
そうですよね。消しちゃってデータ飛んじゃった後で確認の必要があったときとかがちょっと怖いので、バックアップとして一応残してるみたいな感じですよね。
川地
そうですね。
岡島
はい。ありがとうございます。
じゃあ、ここまでたくさんのステップをすごい説明してもらって、川地さん、お疲れさまでした。
川地
ありがとうございます 。
岡島
聞いていただ いたリスナーの皆さんもお疲れさまでした。ありがとうございます。
じゃあ、ここまでのステップをまとめますと。
「 整理する」のステップでは 気になることをその性質に応じて適切なカテゴリーに振り分け、管理しやすい状態にすることですと。
そのカテゴリーは8種類あって、今すぐやる、プロジェクトリスト、次に取るべき行動リスト、カレンダー、連絡待ちリスト、いつかやる・多分やるリスト、資料、プロジェクトの参考情報、の8つに振り分けていきますと。
それぞれのカテゴリーの詳細はちょっと長くなっちゃうので必要があればここまでの内容を聞き返していただくとして、
さらに行動を起こす必要がないもの、やらないと決めたこと、完了したタスクなどはゴミ箱に入れちゃうと。
「整理する」っていうステップはこういう感じになるかなっていうことですかね、川地さん。
川地
はい。いつもわかりやすいまとめありがとうございます。
エンディング
岡島
というわけで GTDの前編はここまでですね。今回、把握する、見極める、整理するの3ステップ紹介していきましたけども。
川地さん、いかがでしたでしょうか。
川地
そうですね。
今回、「見極める」と「整理する」みたいなカテゴリーの話がすごい多かったんですけど、
実際は「把握する」っていうので脳の外に全部出すっていうところが一番の原理原則というか 肝の部分になってくるので、そこは皆さん挑戦しながら何度も繰り返しながら自分にいい方法とかを見つけていってもらえるといいなと思ったりしています。
岡島
そうですね。
そこを結構やるだけでも割とタスク管理のやり方が変わるというか、その部分だけでもどんどん取り入れていただけるといいんじゃないかな、プラスの影響があるんじゃないかなっていう部分ですね。
川地
そうですね。
まず取り入れやすいところから取り入れてみるっていうのはぜひぜひお願いしたいところです。
岡島
そうですね。
それがGTDの本にも書いてあった GTDのいいところというか、一部取り入れるだけでも結構プラスの影響があるよっていうところなので、ぜひ取り入れていっていただけると良いんじゃないかなと思います。
じゃあ川地さん。次回ですねGTD後編どんな話をしていくんでしたっけ。
川地
はい。GTDの後編では5ステップの残り2つ 「更新する」と「選択する」のステップについて紹介をしていきます。ちょっと長かったかもしれませんが、あとちょっとなので、ぜひ頑張って聞いてみてください。
繰り返しにはなるんですけど。今回の話だけでもタスク管理に取り入れるとすごい役に立ちますし、さらに次回のステップも蔑ろにしてしまうとタスク管理システムっていうものが崩壊しやすいので、
運用をちゃんとやって今後ともずっとやっていきたいなという方は、ぜひ次回の回？、後編も聞いてみていただければ嬉しいです。
岡島
そうですよね。
この気になることを書き出して、それを整理してっていうだけだと、ちょっと中途半端という か。
それをどうやって運用していくかっていうところが次回のテーマになっていくかなと思いますのでぜひお聞きいただけると嬉しいなと思います。
川地
はい。
岡島
じゃあ 今回はここまでになります。次回も聞いてください。ありがとうございました。
川地
ありがとうございました。
と、今回はここまでです！次回も楽しみですね！
それでは、すろすろ、すろーす！
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