【文字起こし】コウ・仕事術ラジオ#1-5 仕事で損しない「締め切りとバッファ」の考え方

フェスティナ・レンテ！Ryotaroです！
今回はコウ・仕事術ラジオというPodcastの文字起こしを記事にしていきます！

それでは早速、どうぞ！

オープニング

岡島
はい。第5回です。タスク管理回も今回含めて残すところ、あと2回というところで。

川地
はい。あと2回。

岡島
はい。結構録りましたね。

川地
そうですね、もう5回も録ってるんですね。

岡島
5回も録ってる、すごい。

はい、じゃあ今日のテーマが、川地さん何でしたっけ?

川地
はい、今回5回目のテーマはですね、「締め切りとバッファの考え方」について話をしていきたいと思います。

岡島
うおー。

川地
うおー。

なかなかね、いい話ですよね。

岡島
そうですね。一応補足的に、バッファっていうのがあれですね、もともと僕もこれ調べたんですけど、なんとなく使ってたんですけど、緩和物みたいな意味らしくて。
ビジネス用語だと結構時間的なゆとりとか余裕みたいな意味だったりするんですけれど。

川地
そうですね、なんかバッファを持っておこうとかよく言いますもんね。

岡島
よく言いますよね。のバッファ、緩和物って意味らしいです。

川地
はい、なるほど。今回のテーマはですね、締め切りとバッファの考え方っていう。
締め切り。これね、結構簡単なようでまた難しいっていう極意っぽさがありますよね。

岡島
わかる。

川地
この締め切りの話とかバッファの話、これもまさにこうビジネス書によって書いてることとかも結構違って、流派というかやり方の違いみたいな結構出る部分だなっていうのをすごい勉強していて思いました。

岡島
そうですよね、ほんと。

川地
なので今回は複数の本読み比べた中で共通する重要な部分、エッセンスの部分なんかをお話しできればなと思っております。

岡島
はい、やっていきましょう、じゃあ。

川地
よろしくお願いします。

ちなみに、岡島さんは締め切りに関してどんなイメージを持ってるとかあるんですか?

岡島
締め切り、、、嫌いですけどね。

川地
締め切り、まあ確かにね。
好きな人いないですよね。

岡島
好きーーって人あんまりいないんじゃないですか。

川地
締め切り最高ってならないですよね。

わかるわ。

岡島
締め切り大事だなーって感じ。中身なさすぎ？

川地
でも多分それぐらいの感覚で、とりあえずなんかつけなきゃいけないものだからっていう感じでつけてる人多そうですよね。

岡島
わかる。
じゃあこんな感じでやっていきますかね。

川地
はい、やっていきましょう。

締め切りか、品質か

岡島
はい、じゃあ締め切り、、嫌いなんですけど。

川地
締め切り嫌いな岡島さんがね。

岡島
嫌いなんだけど、超大事っていうことで。
当たり前なんですけど。

川地
なんで大事だと思いますか?岡島さんは締め切りって。

岡島
なんで大事かっていうと、僕は勉強したからこれは知ってるんですけれど。
締め切りがないと仕事がどんどん後ろに倒れていっちゃう。
結構当たり前っぽいんだけど、マジでそうだよっていう話がありますよね。

川地
ほんとそうですよね。これが一番の本質ですよね。
これは勉強した本にも出ているんですが、パーキンソンの法則って呼ばれるものがあって。
これが何かっていうと、仕事って与えられた時間いっぱいに完成まで広がって時間かけられるみたいなのがあるっていうのがあるんですよね。

ちょっと具体的に話すと、1週間でやるべき仕事っていうのが仮にあったとして、これの期限が2週間後になったら、人は1週間で終わらせずに2週間かけてやっちゃうっていう。

これもあるあるだと思うんですけど。

岡島
だらだらやっちゃうっていうね、延びちゃうみたいな。

川地
ありますよね。

岡島
感覚として超分かるけど、この法則の名前は知らなかったです。

川地
まあ法則の名前自体は別に覚える必要は全くないと思いますが。

岡島
全然知らなかった。

川地
言いたいこととしては、どんなタスクも時間っていうのがあればあるだけ、それにかかる時間っていうのは膨らんでいくんだよっていうことは、皆さんの実感ともマッチするんじゃないかなと思います。

岡島
すごいこのラジオ喋っててね、自分たちで喋ってて嫌だなーってなるんですけどね。
言われたくないですよね人に。

川地
ねー。

岡島
わかってるよね。

川地
わかりますよねー。

でもやっぱり仕事って終わらせて完了させて初めてこう、なんというか成果につながるものだと思うので。
だからこそ全てのタスクとかプロジェクトみたいなものには締め切りを作っていくっていうのが必要だよねっていう話があります。

岡島
そう、庵野監督がすごい言ってましたよ。

川地
庵野監督。

岡島
エヴァンゲリオンとかの庵野監督がNHKのドキュメンタリーで、「いつ仕事終わるんですか」みたいな、「いつ完成するんですか」みたいな質問されて、締め切りですみたいな。

キャプチャがなんかネットで流れてて、前後の流れ正しいかちょっとちゃんと見直さないといけないんですけど、そうだよなーみたいな。

川地
でもそういうエヴァンゲリオンという超でかいプロジェクトをやってる監督もやはり「締め切りが終わりだ」と言ってるってことですよね。

岡島
すごい響きました。「締め切りです」の一言が。

川地
響くなー。

これだからビジネスパーソンもそうだし、クリエイターの方々も当然そうなんですよね。

岡島
いやーでも難しいですよね、このー、それこそね、ああいう映画とかだと特に、僕ちょっと業界の知識そこまでじゃないのであれですけど、品質と締め切りどっち取るのかみたいな。
締め切りはここまでっぽいけどもうちょっと力入れた方がいいものにできちゃうみたいな時にどうするのか。

川地
その議論はありますよね。

岡島
そこの議論がね、今回本読んでてもすごいありました。流派の違い、考え方の違いというか。

川地
ありますね。

よく製造業の方なんかの考え方であるんですけど、QCDみたいな言い方をしたりしますね。

岡島
QCD、何でしたっけ?さっき分かんないっていう会話を事前にして調べたんだけど忘れちゃった。QCDってなんだっけ?

川地
QCDっていうのはクオリティ（Q）とコスト。Cがコストですね。
コストはそうですね。
Dがデリバリー、納期。

岡島
デリバリーっていうのは納期なんだ。

川地
クオリティとコストとデリバリーっていうのはやはりトレードオフ的になりやすいと。
どれを取るのかっていうのが、特に製造業なんかだと分かりやすかったりするんですよね。

コストを高くすれば当然クオリティ良いものができるし納期も短くできるよねみたいなことをお話したりしますけど、じゃあコスト高くていいんだっけ?

そういう企画をするときに製造業って言ったりするっていう用語です。

岡島
知らない言葉でした。

川地
これ初めて聞いたっていう方もいらっしゃると思うんですけれど。
今岡島さんも言ってくださったように締め切りと品質どっち取るんだっけって話はもう何というか永遠の議論というか。
そういうのはありますよね。

それぞれの主張どんなのがあるのっていうのを軽く本の中とかから抜粋というか話していくと。

まず良いものを作るより締め切りを守る方が大事派。締め切り重視派ですね。

岡島
割とマジョリティですよね。
社会人ならそりゃそうだろみたいな感じはあるんだけど。

川地
さっきの庵野監督も言うなればそういうことを言ってたわけですもんね。

岡島
繰り返しになっちゃうけど、元のドキュメンタリーでどういう文脈で言ってたかというとしっかり追い切れてるわけじゃないので、もしちょっとそこずれてたらあれなんですけど、締め切りで、締め切り大事だよっていう。

川地
そうですね、これの主張としてはやっぱりどれだけ時間かけて頑張って100%を目指しても、
結局完成してみればどこかしらにちょっとした妥協というか、思っていた100%にならなかった部分みたいなのがあって、80-90%ぐらいの出来には見えてくるんだから、時間だけでもそれだったら守ったほうが得だよねっていう主張だったりします。

岡島
結局ね、そこから微調整繰り返すよみたいな話ですよね。

川地
よく言うのは0-80までの過程と80-100までの過程で同じぐらいコストがかかるとか、細部を詰めるほうが大変みたいなのがあったりしますもんね。

岡島
最初のその仕事の提出の段階でそこまで目指すと大変すぎるし、それをやるぐらいなら時間だけでも守ったほうが得っていう。

川地
そうですね。

岡島
頭では分かる。

川地
そうですね。

でもこの手の締め切りが大事だよね。締め切りを守ったほうが得だよね論。

一方で質もとはいえ大事なんだから両立を目指そう！みたいな締められ方という結論の付け方が多いので、それができたら苦労しねえよ系の話だったりしますね。

岡島
ネテロ会長みたいな、漫画とかの話ばっかり出しちゃうけどね。

我々元々漫画のサービスとかをやってた会社で、今もそんな感じの仕事をしてたりするので、漫画の例えがけっこう出てきたりするかもしれないです。

川地
そうですね。

今は「納期大事論」みたいな話をしましたけど、一方で「納期が絶対じゃないよね論」っていうのも当然あって、

これは納期を守るっていうのが本当にどれだけの価値があるんだっけっていう前提があって、納期を守るために無理して作業して、納期のためにむちゃくちゃギリギリで間に合わせて作業しても、出てくるアウトプットの質って落ちちゃうよね。

であればアウトプットの質をちゃんと担保するっていうことを前提にした方がいいんじゃないのっていう理論だったりします。

岡島
納期が絶対じゃないみたいな話し出しちゃうと結構大変なことになりそうな気もするんだけど、それを言い出しちゃうと結構ね、もういくらでも伸ばしていいみたいな感じになっちゃいそうな気も一方でしたりはしますけどね。

川地
さっきのパーキンソンの法則じゃないですけど、じゃあ伸ばしたならもっとこれもこれもってなりそうなものですけど。

岡島
確かにね、伸ばした結果またこのダラッとやっちゃうみたいな、それもあるかもしれないですね。

川地
ありますよね。今の話って実は違う宗派ではあるけど、お互い何というか本質的には近いというか、ちゃんと質のいいものをアウトプットしようっていう視点はそんなにずれてはない。
どっちも分かるなという話ではあったりします。

岡島
ちゃんと前向きですからね、どっちの考え方も。

川地
どっちも全然あるなとは思いますね。

なのでこれはどっちが良い悪いというより、皆さんの主義・主張とかもある部分ではあると思うんですが、「僕らとしては」をせっかくなので言っておきましょうか。

岡島
そうですね、結論。

川地
岡島さんはどっち派ですか?

岡島
僕は、え、その、どっちか分けるんですか?
分かれるんですか?

川地
いや、どういう思想ですか?

岡島
自分のですか?
僕はこれちゃんと読んだ上で、基本締め切りベース、基本締め切りを守る。

締め切りに向けてやるんだけど、ここは締め切りとかじゃなくて、そういうんじゃなくて、もっといいものにできるからやんなきゃみたいな時とかは、締め切りの交渉とかして伸ばしてやることも時には必要みたいな考え方ですね。

勉強した上で、もともとそういう派閥だった気がするんですけど、読んだ上で改めてそう思いました。僕は。

川地
いいですね。これ、ポイントとしては、これをやったらもっと品質が良くなるなって見えてるみたいなのも結構ポイントだったりしますよね。

岡島
そうですね。むしろ止まっちゃってというか、行き詰まっちゃってるような時とかだったら、一旦80%でもなく、60%ぐらいでも一回ね、周りの人に一回提出して相談するとかの過程を踏んだ方がいい時とかももちろんあると思うんですけど。

川地
ありますね。

一方でこれを聞いてる方の中では、いやいやその社外が絡むとか、クライアントが絡むとか、この時までにお金をどうにかしないと会社が存続できないんだとか、そういう緊急度の場合はもう締め切り以外、守らざるを得ないみたいな時もありますよね、当然。

岡島
そうなっちゃいますよね、それはさすがに。

川地
今岡島さんが話してくれたのは実は僕も同意で。

岡島
おお、よかった。

川地
僕らコンビは同じことを言ってるんだなと。

岡島
同じ考えでよかった。

川地
そうですね。

岡島
ずれてたら一緒にラジオを作っていくのに大変になっちゃうから。

川地
僕もやっぱり締め切りが大前提でこう、まず守るんだけど、とはいえあとちょっとこれができるならクオリティが上がるよねっていうものが見えるのであれば、締め切りというものは多少交渉するべきだと思ってます。

でも分かんないけどもうちょっと時間くださいは良くないっていうのはありますよね。

岡島
そうですね。

納期を守るために無理してどんだけ価値あるのみたいな、あると思うんですけど、締め切りによっても重要度みたいなのもあると思ってて。

この締め切りは舐めていいみたいな話ではないんだけど、それのために無理しても周りがここまでに急いで作ってもらうのを求めてなかったみたいなタイミングとかもあったりすると思うので。

川地
あります。

岡島
そういう締め切りとかは全然交渉していいと思うし、なんかとはいえそれでなんか周りからの評価とかが落ちそうであれば、なんかグッとそこ決まって進めた方がいいみたいな時もあるから。

難しいんだけどとも思うんですけど。

川地
そうですね。

岡島
でも基本やっぱ守るベースで、なんかちょっと様子を見て延長とかした方がもっと価値出せるみたいな時とかは、そこやった方がいいんじゃないかみたいな感じですよね。

川地
そうですね。

なのでこう締め切り品質議論で言うと、基本締め切りだと僕ら言ってるがやっぱりこうケースバイケースという要素が大きいよねっていうのがここでの一つ結論にはなるかもなという感じです。

岡島
そうですね。一回ちょっと簡単にまとめますと、まず締め切りは仕事を効率的に進めるためにとても重要で、基本的には厳守すべきものですと。

ただ場合によっては品質を優先して締め切りの交渉した方がいいケースもありますと。なのでここはケースバイケースで対応を変えるっていうのがいいんじゃないかっていうのが僕らが勉強した上での結論というところになりますね。

川地
はい。

締め切りの設定の仕方

岡島
で続いて、締め切りですね。大事っていう風にお話ししたと思うんですけれど、じゃあどういう風に設定するのがいいのかみたいな、そこの具体的な話を続いてしていけるといいなっていうところなんですけれど、川地さん。

川地
はい、話をしていきます。

これはまず前提というか、設定方法についてみたいなところになるんですが、まず依頼されたタスク、誰かからこれお願いって言われたタスクは、どんな小さなことだったとしても、「いつまでにやればいいか」っていう締め切りの設定というか確認を逐一やったほうがいいです。

これね、ついついこうちょっとしたことだと分かりました。やっときますって終わっちゃいがちなんですけど。

岡島
分かる。

川地
なんですけど、こういうのってこう作業時間が少なくても、都度都度来た瞬間打ち返して来た瞬間打ち返してみたいなのをやってると、今本当にやっているはずの仕事みたいなのが止まっちゃって段取りが崩れるみたいなことがあるんですよね。

岡島
すごいあると思いますね。すぐ打ち返せるものがあって、そこ打ち返していいっていうものもあるのかもしれないんですけど、いつまでに必要なのかっていうのを確認するのがやっぱり大事ですよね。

川地
そうですね。これは第3回で話したGTDの基本的な考え方の一つに、「やっぱり重要度で選択していこうね」みたいな話をしたかと思うんですけど。

それとも実は近くて、小さなタスクですぐ返せちゃうって思って返そうとすると、実はそれ重要度低かった。何なら緊急度も低かったっていうものをすぐやってしまうっていうのは結果的に良くないっていうパターンかなと思います。

岡島
なんかね、15分ぐらいでできる、できそうだなぁみたいなものをじゃあやっちゃうかってやった結果なんか今集中してた仕事が止まっちゃって、すぐ戻したけどそれもらうの明後日とかで良かったみたいな話で言うと、なんか15分とはいえ別に今やんなくて、やんない方がむしろ効率良かったなみたいなことって結構あると思うんですよね。

川地
よく代表的な例としてあげられるのが、メールやチャットの返信とかがあったりしますよね。

岡島
分かる。

川地
これは「即レスはやっぱり社会人の基本だ」とか、「即レスできる人は仕事ができる」みたいな言われ方をこう、言うことが多いと思うんですけど。

岡島
ちょっと強い言葉でね。

川地
あれちょっとドキッとするなと。

岡島
聞くことが結構あるドキッとするんですけど。

なんかこれね別に即レスできる人が仕事できるってそれは別に否定しないですけど、即レスあんましない人が仕事できないかって言われたら全然そんなことないですからね。

川地
まさにです。

さっき言ったような細かい期限みたいなものすら超えてレスがないとやっぱり不安にはなっちゃうんですけど。

本当にこう数秒で返すとか何分で返すとか、即レスを意識しすぎて他の仕事が遅くなるっていうぐらいだったら即レスはしないと決めて。

逆に返す時間を1日の始まりとか終わりにこの時間で一気に全部返すぞみたいなまとめた時間を取って返した方が結果的に効率的みたいなこともあったりします。

岡島
すごいわかるな、僕広報なんで社長のメディア出演の対応とかでメディアの方とやり取りしたり、それもメールとかFacebookメッセンジャーとか色々で届くんですけど、

1日本当何通も、どれぐらいだろう、1日10通いかないぐらいかな、そんな多いか少ないかというとそんな多くないかもしれないですけど、

やっぱその1時間2時間とかごとになんかこうちまちまと来るんですね、その度になんかこうちょっと確認してちょっと戻すぐらいのものなんだけど、それも1回社内で社長とかに確認してレス待ってみたいなレスすぐ来るかなどうかな一旦来なさそうだなじゃあどうしようかなみたいな、

そのそういうやっぱ止まるんですよむちゃくちゃ作業が、だから割と僕はこういうなんかちょっと返せるやつとかも返すときはスッと返すんですけど、結構まとめてあの一気に夕方とかに溜まったものを一気に返すとか、急ぎっぽいものとかはね通知きた時点でスパッて戻したりもするんですけど、まとめて返したりが多いですね。

川地
そうですね、やっぱ作業の切り替えが一番こう結果的にコストがかかるものです。

岡島
すっごいわかる。

川地
あとはその今岡島さんも言ってましたが、さっと返せる本当に一言で返せるものは返しちゃうみたいなルールを決めてもいいかもしれないですが、

やっぱりその返信をしないと他の仕事がどうしても他の人の仕事が全体として止まっちゃうみたいな、ボトルネックになるかどうかとかもポイントではあったりしますよね。

岡島
なんか状況とか役割とかにもよるんでしょうね。

川地
なので繰り返すようであれですが、タスクとしてすぐ返せるみたいので決めてもいいんですが、大小とかよりは、これが仕事においてどれぐらい重要なのか重要度で決めるっていうのがやっぱり原理原則的な大事なところかなと思います。

岡島
すぐ返せるからといって、すぐ必要ってわけでもないですからね。

すぐ打ち返した方が相手は余裕は生まれるかもしれないんですけれど、っていうのはありますよね。

逆にすぐ返されても別に今すぐじゃなくても急がんでもよかったよみたいなこととかは結構多いにしてあると思うから。

ここもケースバイケースかもしれないですね。

川地
なので新しい依頼とか小さなタスクでも新しい仕事はとにかく発生したらまずインボックスに入れようと。

GTDでこれまで話してきたインボックス。

岡島
インボックス。

川地
とにかく入れると。

岡島
気になることとして一旦そこに放り込む。

川地
そうですね。

とりあえず入れておいて、頭の外に出して、また今の仕事に集中するっていうのが大事ですね。

岡島
そうですね。
一回インボックスに入れてそのままGTDの話になりますけど、レビューの時まで放置しちゃうみたいになっちゃうと期限的にまずいみたいなものであれば、一旦インボックスに入れつつ、もう、すぐ別の今週着手するみたいなステータスを設定しちゃうとかはあるかなと思うんですけれど。

とにかく小さいものでもGTDのボードの中に放り込んじゃうっていうところですよね。
これがいいと思うな。

川地
今の話はちょっと前提として他社から依頼されたみたいな仕事だったりすると思うんですが、逆に自分で切り出すタスクみたいなのも当然あるわけじゃないですか。

岡島
そうですね。

川地
自分で締め切りを決めなきゃいけないというか。

岡島
頼まれたものでもいつまでにやりますかみたいな。

川地
そうですね。

岡島
こうやれますかみたいな。

川地
逆に聞かれたり。

岡島
こっちから設定するタイミングみたいな。

川地
ありますね。

こういう時に大事なのが最初にちょっと説明したバッファの考え方だったりしますね。

岡島
緩和物ね。

川地
はい。
緩和物。
緩和物の方がちょっと伝わらないかもしれないですね。


岡島
全然伝わらない。
緩和物って。

川地
こういう締め切りを自分で決める系の場合はやっぱり見積もりとしてはどうしても最短距離でいったらこれぐらいの時間で終わるなっていうものの1.5倍から2倍ぐらいはやっぱり取ろうと言われてます。

岡島
時間をですよね。
1日で終わりそうなものだったらざっくり2日分の作業として取るみたいなことですよね。

川地
そうです。
イメージとしては短距離走のスピードでマラソンを走る。
それは42.195キロを100メートル走で走り切ったらこれぐらいの理論上でいけるけどそんな走り方は当然しないわけじゃないですか。

と、同じようにちゃんとこうマラソンで走るならそれ用の設計をしなくちゃいけないっていうのと同じように見積もりをちゃんとこう余裕を持って取るっていうのが大事です。

岡島
最速で走り続けられるわけじゃないですからね。

川地
そうですね。

岡島
なんかわかんないけど途中でそれこそ差し込みのなんかもっと緊急なものとかズドンって入ってくるかもしれないし。

川地
そうです。

岡島
何かあったとしても対応できるような遊びを残すっていうところですよね。

川地
おっしゃる通りです。

ただこの仕事ってやっぱりこう最初も言った通り与えられた時間いっぱいに広がるっていう『パーキンソンの法則』があるので。

岡島
パーキンソンね。

川地
1.5から2倍取って締め切りを伸ばして時間的余裕が生まれた。よしこれで余裕だって油断するっていうのはもう全くダメなってことなんですね。

岡島
そうですよね。だから1週間でいけるって思ってても実際はその1.5倍から2倍ぐらいの時間かかるからっていう話ですもんね。

川地
そうなんです。
なんでこの余裕を作る、時間的余裕を作るっていうのは楽をするっていうよりは結果かかるんだからみたいなリスク管理的側面というかそういう意味でやってるというところです。

バッファはね、緩和物なんでリスク管理的側面で作ってるという感じです。

岡島
そうですよね。それでサクッと終わったらそれはそれでいいですしね。

川地
そうなんですそうなんです。

岡島
結果その締め切りよりも設定してたものよりもちょっと早めにできましたっていうことになるはずだからそれはいいことですもんね。

川地
そうです。で、あともう一つこう自分で締め切りを決めるっていう時のポイントなんですけど、よく何日の何時までみたいな時間まで決めて宣言するみたいなこと言われてることもあるんですけど。

岡島
結構なんかその、締め切りはもうちゃんとビシッとここまで守ってみたいな結構ね、職種とかにもしかしたらよるのかもしれないんですけど、結構そういう考え方の人とか割といますよね。

川地
いますね。

なんですけど、これって無駄に難易度を上げてしまってるみたいなことが多くて。ケースにもよるんですけど、これ依頼した側がいた場合、16時なのか17時なのかとかをそんなに覚えてなかったりしますし。

岡島
そうですよね。割とね、わかる。

川地
これが本当にじゃあ17時入稿しないと印刷会社が間に合いませんみたいな、そういう記事のお仕事とかなら話は当然別かもしれないんですが。

多くのものはやっぱり何時までっていうのまでははっきり覚えていないことの方が多いので、基本的には日付単位で設定する方が良いです。

岡島
なんかそれね、なんかわかんないけど、じゃあ「やっといて」みたいな言われた時に、「これは明日の16時までに出します」みたいな話で言うと、そのタスクは他と違って、その16時までっていう日付単位じゃないタスク管理しなきゃいけないから、ちょっと管理の難易度上がるみたいなのがありますよね。

川地
ありますあります。これはね、やっぱタスク管理の基本の考え方で、タスクって急に降ってくるし、もっと緊急度の高いものが追加されることがあるっていうのが大前提あるので、がっちり固めすぎると良くないっていうのがやっぱりありますね。

なんかそのすごい細かい締め切り設定って、なんか大事なようで、別に16時でも18時でもどっちでも良かったんだけどなっていうことはありますもんね、依頼してる側からすると。

川地
あります。なので、その辺りはお勧めしませんよという話でした。

岡島
基本は日付単位で設定するのが良いんじゃないかっていうところですよね。

川地
ここまでは自分で締め切りを決めるっていう話だったんですけど、一方でクライアントワークをされてる方とかだと、シビアすぎる締め切りを提示されるみたいなこととかあると思うんですよ。

クライアントじゃなかったとしても上司からとか、これも明日の何時までにやっといてみたいな、めっちゃ仕事は他にあんのにみたいな状況とかすごいあると思うんですよね。

こういうのはちょっと大変かもしれないですが、普通にできない時は「できない」って言った方が当然良いです。

これはもう自分、最初から期限内にクリアできないっていうタスクを引き受けて、「できなかったです」ってなると、こっちの方が受けないことより大変なことが多いので。

岡島
そう、また怒られますもんね。できないならできないって言えよって。

川地
依頼してる側も大体、できないならできないって言ってほしいことが多いので。

もちろん、いびりみたいなことでやってくる人とかはもちろん世の中にいるかもしれませんが、僕の場合は普通にできないならできないって言ってもらえる方がいいっていう方が多いはずなので。

岡島
そうですよね。ケースバイケースかもしれないけど、普通に一般的に考えると、なんかそれでできるかわかんないのに引き受けちゃって、翌日、自分ができてない状況って依頼する側からして最初より悪化してますもんね。

川地
うん、してます。だったら初めから言っといてよみたいな。

岡島
そう、他の人に頼めたの、まだ昨日だったら頼めたのにっていうことになっちゃいますもんね。

川地
さっきクライアントって最初に言ってしまいましたが、特に上司のマネジメントで仕事を振る立場の方の場合はそれがすごい顕著で、上司の方のやるべきことってプロジェクトを完遂することなので、

そのタスク一個一個を誰がやったかっていうことより、それが終わっているっていう状態の方が大事なはずなので、そういう意味ではできないって言われたら別の人にお願いしようってする、それはマネジメントの仕事の大事なことなので、それはちゃんと言ってあげた方が全体としていいですよっていう話ですね。

岡島
ありますよね、なんか自分が引き受けないとちょっとみんな忙しいしみたいなこともあるのかもしれないですけどね。

それで引き受けてたら、それでクリアできちゃったらまたこれぐらい締め切りきつい仕事でもできる人だっていうのにもっと降ってきちゃうのかもしれないですしね。

川地
そうですね。さっきのマラソンと短距離走の話じゃないですけど、この瞬間はクリアしても長期的に見たら結果的に良くないみたいなこともあると思うので。

岡島
バッファがないよ、バッファが。バッファが必要です。

川地
緩和物がね。

岡島
緩和物が、緩和しないといけないですよ。

はい、じゃあちょっとそんな感じでここの話もまた簡単にまとめますと。

まず小さなタスクでも締め切りを必ず確認するのが大事ですよと。
新しい仕事はすぐに着手せずに、一旦タスク管理ボードですね、インボックスとかに一旦入れるのがおすすめですと。

で、締め切りを自分で設定するっていう時は1.5倍から2倍ぐらいのバッファを持たせて設定するのがいいですと。
基本的には日付単位で設定しちゃっていいんじゃないかっていうところですね。

その上で無理な締め切りっていうのは結構最初の方から断るのが大切ですと。

これらをやっていくことで、こういった締め切りの設定をすることで仕事の効率が良くなり、ストレスも軽減され、より成果を出しやすい状態になってしまうと。

川地
なんて素晴らしいんでしょう。

岡島
締め切りね、結構奥深いと思うんですよね、締め切り。

川地
そうですね。

岡島
大事です。

川地
大事です。

エンディング

岡島
はい、という感じで今日は締め切りとバッファの考え方についてお話をしました。

今までGTDでタスク管理でっていうところでしっかりお話してきたかなと思うんですけれど、それと組み合わせて結構使っていける考え方なんじゃないかなと思います。

どうでしょう川地さん。

川地
そうですね。途中でも話しましたが、GTDのタスクの優先度を決める時の考え方の話でもしましたが、タスクの優先度を重要度から決めるっていうことをするためにもバッファってすごく大事なんだなと思いました。

岡島
バッファ大事です。

川地
ですね。

岡島
当たり前の話をこういうテーマだとしてる感じになっちゃうんですけど、それは大事だよみたいな話になっちゃうんですけど、本当に大事だし、これぐらい考えて設定しておくと結構仕事の進め方とか楽になるよみたいな回でしたかね。

川地
はい。

岡島
はい。じゃあ川地さん次回はどんな話をしていくんでしたっけ。

川地
はい。次回のテーマは「不要なタスクを発生させず本当に大事な仕事に集中するための考え方」というテーマで話をしていきます。

岡島
すごい。すごい大事そう。

川地
どんどん本質に寄っていきますね。タスク管理の極意は「タスクを発生させない」なんだっていう。

岡島
管理するタスクをそもそも減らすと。

川地
そうですね。これやっぱりタスク管理っていう手法も大事なんですけど、人間できるタスクの量って限りがありますからね。

岡島
限界がある。

川地
なので、必要のないタスクをそもそも発生させないようにするにはどんな考え方や方法を持っていくといいのかっていう話をしていこうと思っております。

岡島
はい、ありがとうございます。じゃあ今回はここまでになるので、次回もぜひ聞いてもらえると嬉しいです。ありがとうございます。

川地
はい、ありがとうございます。

と、今回はここまでです！次回も楽しみですね！
それでは、すろすろ、すろーす！