【文字起こし】コウ・仕事術ラジオ#1-3 【GTD（後編）】有効なタスク管理を維持するには？抑えておきたい失敗を避けるノウハウ
フェスティナ・レンテ！Ryotaroです！
今回はコウ・仕事術ラジオというPodcastの文字起こしを記事にしていきます！
それでは早速、どうぞ！
オープニング
岡島
はい、というわけで第3回ですね。 前回はGTDの前半「把握する」「見極める」「整理する」の3ステップを詳しく解説しました。
たくさんあって大変でしたね。
川地
そうですね、ちょっと大変でした。 ただ、GTDのステップあと2つ残ってまして、今日は残りの2つのステップ「更新する」と「選択する」についてお話をしていきます。
岡島
ここまで聞けばGTDの基礎はバッチリということで、川地さん。
無言でうなずいてる。
川地
はい、川地さんって何よ。何なのよ。
岡島
はい、すいません。早速、じゃあお話ししていきましょう。
川地
はい、よろしくお願いします。
更新する
岡島
はい、じゃあまず「更新する」のステップから説明をお願いします。
川地
はい、「更新する」のステップはGTDの前回説明した一連のステップを定期的に再度行うことで、 システム全体を最新の状態に保つっていう重要な作業となっております。
具体的には、週次レビューという形で、週1回「把握する」「見極める」「整理する」のステップをもう一度行うことで、 システム全体を見渡し、全てのリストを更新するっていう作業になります。
これをすることで、全てのタスクを最新の状態にして、 さらにこのタイミングでインボックスを空にするっていうのも更新するのでできると良いことだったりします。
岡島
これ、毎週やるっていうのがちょっと面倒くさそうな感じもしますけど、これが大切なんですよね。
川地
そうですね、めちゃくちゃ大切です。
この作業をやって、リストを最新の状態にするっていうのを定期的にやらないと、 だんだんシステム自体、GTDのシステム自体を見なくなっていって、システムが崩壊するっていうことが起きちゃいます。
岡島
見なくなっちゃいますよね、これ。 やらないと。
川地
心当たりある方も多いんじゃないかなという。
なので、週次レビューを行うことでこそ、 自分のタスク管理システムを常に最新かつ信頼できる状態に保つことができます。
結果として、必要な時に必要な情報にアクセスしやすくなり、 ストレスが軽減されるということになります。
なので、タスク管理の運用を行っていく上では、 この「更新する」というのは非常に大事なステップとなっています。
岡島
はい、ありがとうございます。 これコツとしては、できれば複数人で行うのが良いんじゃないかなと思ってて、というのもやっぱり人間一人だとすごいサボっちゃいますよね、これ。
川地
わかるー。
岡島
すごいサボった結果放置されて、まあ触らなくてもいいや、みたいな。 管理しなくてもいいや、みたいな感じになっちゃうので、そこができれば人と一緒にやるっていうところで、 強制力を持たせるのがいいんじゃないかなと個人的には思ってます。
僕の場合、副業のタスク管理みたいなところですね。 基本的には一人での作業になると思うんですけれど、フリーランスで働いている友達とかと毎週タスク管理会みたいなものを設定して、 その時間でみんなまとめてレビューするみたいな感じにやってるので、そうすると結構強制力ができて、ちゃんと見る時間ができるので、 個人的にはオススメだったりします。
川地
それめっちゃ賢いですね。 周りの人を巻き込んでやらざるを得ない形にするっていうのはすごく良い方法だと思います。
また僕らの場合ですね、副業ではなく所属しているアル社、アル株式会社の場合は、 概ね朝会で日次レビューっていう形で、毎朝15-30分ぐらいチームみんなのタスクを見直して状態を更新するっていうのをやっていることが多いです。
岡島
週次じゃなくて日次ってことですね。毎日ってことですよね。
川地
そうですね。毎朝の朝会っていう形でやっているのが多いかと思います。
なのでチームとかプロジェクトで取り組む場合だと、そういう週次レビュー、日次レビューっていうのはかなり有効なやり方なんじゃないかなと思っています。
岡島
そうですよね。これアル社でも僕と川地さんでも、ちょっと働き方が違うので、 僕はメインで広報担当していて、そっちの業務と兼務的に今取り組んでいるこのコウ•仕事術ラジオがあるんですけれど、 これはそれぞれ週次レビューという形で毎朝チェックするという形ではない形でリストの更新をやっていたりします。
川地
そうですよね。
最近思っていることなんですけど、さっきも言った通り僕がプロデューサーをしているすろーす事業のチームも、これもアル社のチームなので日次レビューをやっているんですが、GTDとかの勉強をしてきた中で、日次レビューよりも週次レビューでがっつりやった方がいいんじゃないかという気持ちにも、ちょっとなってきています。
岡島
むしろ。
川地
むしろね。
というのもこの毎日日次でタスクをチェックしてレビューするっていうのは悪いことでは当然ないんですが、毎日チェックしてるから大丈夫でしょ的な気の緩みとかもありやすいなというのが、すろーすだけじゃなくて過去の経験とかからもちょっとこれ心あたりある方もいると思うんですが、そういうのがあると思うんですね。
なのでもしかしたら毎日ちょっとずつやるより、週1回ちゃんと時間をとって週次レビューでやるっていうのもすごく大事な方法なのかもなぁと最近思っています。
岡島
その辺なんかいろいろ向き不向き、チームの性質だったり、仕事の内容とかによっても結構変わってくるかなと思うんで、チームとかだとそうですし個人でもそうなんですけれど、いろいろ試してみるのがいいかもしれないですね。
川地
そうですね。今週次にしようかなと言いましたが、毎日やることが変わるとか毎日新しいことをやっている、とかの場合、そういう流動性の高いタスクの場合は当然日次の方がいいとかはあると思うので。
そこはチームとかやっている内容にもよるかなという感じです。
岡島
確かに。
選択する
岡島
では次に「選択する」のステップについて教えてください。
川地
はい、「選択する」のステップはここまでのワークフロー全ての目的とも言えます。
要するにここで「実施するタスクを決める」という作業なので一番大事なところですね。
岡島
そうですね。
川地
ここまでのステップをきちんと実行していて初めて目の前の選択肢から最善のものを選べるようになるというのがあります。
岡島
そうですよね。ここまでだからちゃんとそれぞれのタスクをあるべき場所に整理して、ここからやっと優先順位とかをちゃんと見極めていく、どれから進めるのか、選択するのか、というところになっていきますよね、ここが要はタスクの優先順位付けってよく言われる部分だと思うんですけれど結構難しいポイントですよね。
川地
そうですね。すごい難しいポイントになってきます。
ここのタスクを選択する基準、優先順位の基準みたいなものって実は諸説あって結構難しいところです。
仕事の内容とか職場によって最適解って異なってくるので、「これが絶対の正解だよ」みたいのは、はっきり言えるというものはありません。
なんですが、こんな考え方があるよみたいなのをここではご紹介させていただきます。
まず基本的な考え方から説明するんですけど、よく知られているのが「重要度」と「緊急度」による優先順位付けの考え方っていうのは皆さんも聞いたことある方いらっしゃるんじゃないかなと思います。
岡島
よく言うやつですよね、これが。
川地
そうですね、これ原理原則から言うと本当に緊急な仕事は別なんですけど、基本的には「重要度」をベースに優先順位付けをした方がいいです。
岡島
なるほど、でもこれ基本的にやっぱ「緊急度」ベースでやっぱり仕事をやらなきゃってなりがちだと思うんですよね。
川地
分かります。実際ね、その通りだとは思っていて、実際の業務においては、特に忙しい時ってことなんですけど、重要度よりとにかく緊急度、「これ明日までにやらなきゃ」「これまでにやらなきゃ」みたいな緊急度の高いものを優先順位付けで上に上げちゃうっていうのはすごい多いと思ってます。
岡島
そうですよね。
川地
なんですが、緊急度を重視したタスクの順位付けっていうのは、「緊急ではないけど、とても重要」みたいなタスクが進まないっていう問題が生じてしまうので、本当にやるべきことに集中するっていうタスク管理の原理原則的な目的を全うできないっていう問題があります。
岡島
本末転倒になっちゃうみたいな感じですよね。
川地
そうですね。とはいえ緊急度を完全に度外視するっていうのは当然無理なことなので、度外視していいわけではないです。
そもそも緊急度の高い仕事っていうのも2つの種類がありまして、1つ目は「本当に緊急な仕事」です。
これは例で出すと「火災から避難しないといけない時」とか、「新聞記者さんが翌朝の朝刊の記事を書く」みたいな、本当に今すぐやらないと命とか仕事、朝刊の記事ってその日あったことを翌朝書かないといけないので、毎日緊急度がすごい高いんです。そういうものです。
岡島
取り返しつかないみたいなものですよね、これ。
川地
そうですね。
もう1つは「タスクの締め切りが迫って緊急になった仕事」です。
例えばで言うと、「定例会議に使用する売上レポートを会議直前までまとめてなかった場合」みたいなものがこれにあたります。これはもう正直自分で言っといてなんですけど、よくあるなぁと思っちゃいますね。
岡島
心当たりがある方がね、結構いらっしゃるんじゃないかっていう。
川地
後者の場合、本質的な問題っていうのは「適切な時期にタスクに着手しなかったこと」なんですね。
もともとは緊急なタスクではなかったはずなのに、「着手が遅れた」ために緊急になってしまったということになります。
なので、むしろ緊急度は考慮しないで「重要度だけを考慮して優先順位付けをする」っていうのがいいんじゃないかという考え方もあるみたいです。
岡島
なるほど。これちょっとまとめると、緊急度の高い仕事を優先して進めていると、重要度の高い仕事を進められなくなっちゃうというジレンマがありますと。
そもそも緊急度にも2種類あって、本当に緊急な取り返しがつかない場合と、適切な時期に着手しなかったことで結果的に緊急になっちゃったものっていうのがありますと。
なので、そもそもそういった仕事の進み方が原因で緊急になってしまう仕事、これが発生しないようにすれば、本当に緊急な仕事っていうのは少ないし、重要度を基準に優先順位付けをして仕事を進めていけるんじゃないかということですよね。
川地
そうです。
岡島
でも現実的には、とはいえ緊急になっちゃったタスクっていうのがありますよね。
川地
絶対あると思います。
そういう緊急になっちゃったものっていうのは、これは仕方ない、締め切りがあるものなので、一旦は急いで処理をするっていうことが大事です。
こればっかりはちょっと頑張りどころかもしれないですね。
岡島
そうですね。ちょっと気合を入れて一回終わらせちゃって健全化するみたいなのを目指すのがいいかもしれないですね。
川地
そうですね。
岡島
これ着手が遅れた結果緊急になっちゃったっていうタスクの影響で、その後に控えてるタスク、それもさらに着手が遅れてまた緊急なタスクになっちゃって、みたいな、「ずっと緊急になっちゃう」みたいな負のループになっちゃうっていうのが割とある気がしてて。
そういうケースだと何よりその状態から脱出を目指すっていうのが大切だと思いますし、そのためにもここまで紹介してきたタスク管理ですね、これを徹底していってもらうっていうのがいいんじゃないかなと思ってます。
川地
そうですね。このタスク管理を徹底した上でもなお「そういった緊急度の高いタスクに追われ続けちゃう」「タスクがあふれちゃう」っていうのであれば、実はそもそもタスク量自体が適切じゃないかもねっていう見方もあるかもしれません。
川地
そうですね、そういう場合とかはやっぱりそもそもの仕事量ですね、そこを見直せないか考えてみるっていうのもいいのかもしれないなと思います。
行動を選択するための考え方の紹介
岡島
あと他にも書籍の『はじめてのGTD』の中で行動を選択するための考え方、いくつか紹介されてましたよね。
川地
はい、そうですね。この書籍の中では「GTDにおける行動を選択するためのモデル」として3つのモデルっていうのがありまして、これここでも簡単に紹介させていただきます。
なんですがこれら結構奥が深くて、一つずつがっつり紹介するってなると時間がだいぶ使ってしまってなくなっちゃうので、詳しく知りたいなという方はぜひ先ほど挙げた書籍『はじめてのGTD』というのを読んでいただけることをお勧めします。
まず一つ目のモデルは「4つの基準で現在の行動を選ぶ」モデルです。
これは「その時の状況」「使える時間」「使えるエネルギー」そしてこれら3つを考慮して決められる「優先度」を基準にする考え方です。
二つ目のモデルは「日々のタスクを3つのカテゴリーで評価する」っていうモデルです。
その3つのカテゴリーというのが「あらかじめ決まっている仕事」「予定外の仕事」「仕事を見極めるための仕事」の3つに分けてタスクを評価するやり方となっております。
最後三つ目のモデルはですね「6つのレベルで仕事を評価する」というモデルです。
その6つというのが「人生の目的とその在り方」「長期的な構想」「1,2年後の目標」「重点的に取り組む分野」「現在のプロジェクト」「現在の行動」という6つのレベルにどれが当てはまるかなというのを評価するというモデルとなっております。
岡島
なるほどこれ、シーンによって使い分けると良さそうというか。
例えば日々のルーティン的なタスクとか結構多い人とかが都度人生の目的とその在り方に沿っているか、みたいなところまで考えて評価していくって結構大変そうな気もしますよね。
川地
そうですね。僕たちが実際にGTDを実践してみた感想としては、やっぱり深く考えすぎちゃうとむしろ大変になっちゃうっていうのもすごくあるなと思いました。
なのでこれからタスク管理をやってみようという方は基本的には最初の方に話した「重要度ベース」の考え方で選択するので十分だと思っています。
岡島
なんかこの、ここぐらいまですごいしっかり考えるっていうのは結構上級というか、そこまでやらなくても割とさっきの「重要度ベース」の考え方で十分管理できるよねっていう感じですよね。
川地
そうですね。
重要なのは自分のタスク管理システムを信頼できる状態に保ってその中から適切なタスクを選択できるようになるっていうことが大事です。
そうすることでストレスが軽減されて生産性が向上していくということです。
岡島
そうですね。ありがとうございます。
という感じで前回からGTDのステップをお話ししてきましたがここまでが全体の5つの手順、ステップですかね。川地さん
川地
はいそうなります。
エンディング
岡島
はい。というわけで、今回は「更新する」「選択する」の2ステップを紹介して、やっとGTD全体像、これを説明できたということで、川地さんお疲れ様でした。
川地
お疲れ様でした。
岡島
はい。リスナーの皆さんもここまで聞いていただいた方々お疲れ様でした。長かったですね、川地さん。
川地
そうですね。
岡島
そうですね。なんか本当僕ら自身も、改めてすごい勉強になったというか、そんな感じがしますよね。
川地
そうですね。途中も話しましたが僕らが普段やっている日次レビューもこれでいいんだっけとかちょっと見直す機会にもなったり。
勉強しながら自分たちのその、普段の仕事の方にも改善があって、ていうところがすごい良かったなと思ってます。
岡島
すごいわかります。なんか日常のタスク管理の中でこれ自分今ちょっとアンチパターンやっちゃってるなみたいな、
アンチパターンってなんかちょっと「これをやっちゃうと失敗しちゃいますよ」みたいな、よくある例みたいなものなんですけれど、
自分で勉強した内容がやっぱそのタスク管理している中で結構出てきて、これやっちゃいけないからこういうふうに変えましょうみたいな感じで。部の中でもちょっと提案してなんかフローを少し変えてみたいな感じでやれてるので。
川地
そうですね。なので皆さんもですね、これ聞いた内容をぜひ実践までつなげていただくというか、聞いて終わりではなくて、普段のお仕事とか生活の中にちょっとでも入れられるところを入れてみるっていうのをやってみていただけると嬉しいなと思ってます。
岡島
はい。なんかちゃんと役に立つような知見をねお伝えできたんじゃないかというところでぜひやってみてください。
はい。じゃあ川地さん次回はどんなお話をしていくんでしたっけ。
川地
はい。次回はですね「タスク管理を実践するためのお手伝い」という回にしようかと思ってます。
というのもここまでのお話って結構理論が多くて抽象度が高かったと思うので。
岡島
そうですよね。
川地
「具体的にどうやったらいいの？」っていう方がいらっしゃると思うんですよ。
という方々に向けて、僕たちが実際に使用しているツールの紹介なんかも交えながら「こんな風にやっているよ」っていうお話をできたらいいかなと思っております。
岡島
ちょっと応用っぽい部分もあるかもしれないんですけれど、なんかこれらの、ここまでお話ししてきた内容をちょっとわかりやすく、結構シンプルにした「こんな感じで私たちは実際にやってます」という部分ですよね。
川地
そうです。
岡島
はい。じゃあこちらをぜひ次回も聞いていただけるの嬉しいです。
じゃあ今回はここまでになります。
次回もお楽しみにしていてください。
ありがとうございます。
川地
ありがとうございます。
と、今回はここまでです！次回も楽しみですね！
それでは、すろすろ、すろーす！
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