ファシリテーションや司会進行で心掛けていること

この記事は Willgate Advent Calendar 2022  5日目の記事です。

私はふだんエンジニアをしているのですが、たびたび社内、特に開発室内にてイベントごとのファシリテーションや司会進行を行うことがあります。
今回はそんな中でよく話に上がることや、自分なりに大事だと考えていることをいくつかお伝えできればと思います。

なお、司会業務に際して世間一般的に浸透しているいわゆるハウツー本などの類は一切読み込んでおりません。そのため理論立てられていないことや一般的な概念と相反することもあるかと思いますが、現場の生の声ということでご容赦いただけますと幸いです。

またファシリテーションと銘打っておりますが、本稿ではどちらかというと多人数の参加するレクリエーションイベントのようなものにフォーカスしております。少人数での業務上のミーティングなどについてはまた別の観点があるかと思いますのでご理解ください。

事前準備編

タイムスケジュールを引く

当たり前かもしれませんが、まずはタイムスケジュールを引くことです。どのコンテンツがどれくらい時間がかかるのか、全体に対するバランスはどれほどか、バッファはどのくらい持たせられそうなのかなど、当日の流れを意識したスケジュールを引きます。

シミュレーションをする

スケジューリングが終わったら次にシミュレーションです。コンテンツによっては実際にリハーサルを行い、どこでどれくらいかかりそうなのか実測することで本番に備えます。エンジニアリングの界隈では「推測するな、計測せよ」という格言がありますが、何に関しても同じだなあと思う次第です。

時間調節できる仕組みを入れておく

スケジュールは完璧、シミュレーションもした。バッファだって持たせてある。そう思っていてもいざ当日となると何かイレギュラーが発生し、時間が足りなくなるのがイベントです。これは根拠のない自信ですが、ある程度コンテンツのあるイベントについては延長はすれど短くなる可能性は0です。本番は想定よりも必ず時間がかかります。その時に大事になってくるのが「時間調節できる仕組みを入れておく」ことだと思っています。

これは単純なバッファとは異なり、状況に応じて伸縮可能なコンテンツを仕込んでおくということです。あるいはコンテンツに優先度をつけておくという表現でもいいでしょう。大事なことは時間が押してきた際に「何を省略して何を実施するのか」をあらかじめ決めておくことです。当日時間が押した際、ほぼ機械的にタイムスケジュールを調整できるとベストだなと思っています。

当日編

双方向のコミュニケーションを心がける

もちろんイベントの内容にもよりますが、司会やコンテンツの提供側が参加者に対して一方的に何かを共有するのではなく、参加者の反応が得られる仕組みが必要だと考えています。例えば チャットツールで逐一反応をもらったり、そもそも参加者自身が何か手を動かすようなコンテンツ設計にしたり……。仕組みを作っただけではその仕組みに乗っかってくれるとは限らないので、アイスブレイクや途中の声かけなどで司会から積極的に働きかけ、コミュニケーションのハードルを下げるようにしたいと思っています。

司会は必要以上に介入しない

「双方向のコミュニケーションを心がける」となにやら相反するようですが、これも特に個人的には大事かなと思っています。特にチームビルディングやレクリエーションのような参加者自身が主体となる会の場合、ある程度まで盛り上げることができたら以降は参加者同士のコミュニケーションにお任せすることを考えています。司会が必要なくなるほど場が温まったタイミングが司会としての成功だと考えています。

おわりに

ここまで書いておいて言うことではないのですが、私自身はかなり感覚的に司会進行を行う人間です。ただ、それでも今回言語化してみることでそれなりに抑えておきたいポイントがあったなと思いました。なんか分かんないけどとにかくイベントごとのファシリテーションをがんばるぞ……！という方も一度ポイントを整理してみるとよいかもしれません。おすすめです。

「ウィルゲート Advent Calendar 2022」、翌日はおかしょいさんで「Nature Remo + Google Apps Scripts（GAS） + Slack App を使ってサーバ管理不要でプログラム可能なスマートホームを実現する 後編」です！おたのしみに！