稟議って何だろう？

それなりの規模の会社になると社内稟議の仕組みがあると思う。日々、業務で行なっている稟議について整理してみたい。

■稟議とは？

所定の重要事項について、主管者が案を作って関係者にまわし、文書で決裁・承認を得ること

なかなか、わかりづらいですね

つまり

会社として「こういうことをしてもいいですか?」とお 伺いを立てること。

例えば・・・

「他社とこういった契約を結んでいいですか?」(契約稟議)

「こういう物を購入していいですか? 」
(購入稟議)

などがあります。

■稟議の特徴

稟議の特徴を整理すると以下の通りとなります。

会議で関係者を集めて承認をもらうことなく書類を回すことで承認を得ることができる。現在だと、承認フローをシステム化している会社も多いと思います。

■稟議の内容

稟議書の内容として大きく以下の３つが重要

・申請事項（WHAT）
・申請事由（WHY）
・費用対効果

承認者である上司等が、判断するために必要な情報を十分に提供できることが大切。案件によってはリスクの明示を求められることもある。

■稟議の承認者が知りたいこと

承認者に対して、以下のような５W+１Hを明示する必要がある。

・決裁、承認を得たい内容は何か？
・なぜ決裁、承認が欲しいのか？
・当社にとってどういったメリットがあるのか？
・またどんなデメリットがあるのか？
・いくら使うのか？
・どういった効果が得れるのか？
・実施時期はいつなのか？

■稟議の書き方のポイント

①結論は何か？（先に書く）
　⇒まず最初に何をしたいか結論を書く。

②なぜする必要があるのか？（ＷＨＹ）
　⇒理由・目的を明確にする。

③何をするのか？（ＷＨＡＴ）
　⇒具体的に何をするのかを明確にする。

④メリット、デメリットは？
　⇒具体的な効果を示す。

⑤具体的にどのようにするのか？（ＨＯＷ）
　⇒実施の時期・期間、費用、スケジュールを明確にする。

■稟議の具体的な記載内容

・件　　名：（○○との契約について）

・目　　的：結論、実施の目的・理由を記載する。

・実施内容：具体的に何をするのかを記載する。

・効　　果：具体的な効果（メリット・デメリット）を記載する。

・実施期間：具体的なスケジュールの詳細を記載する。

・費　　用：費用の詳細及び支払い方法を記載する。

・そ の 他 ：その他、補足説明事項などがあれば記載する。

・添付資料：『見積書』や『実施内容がわかる資料（カタログ、ＨＰの打ち出し）』、『効果を証明する資料（データ）』などを添付する。
　　　　

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