Rebaseオフサイトの舞台裏

2024年1月22日 17:58

Rebaseは昨年12月の上場を経て、次のステージへと突入しました。普段からカジュアルな社内コミュニケーションや仕事のディスカッション等はオフィスで十分にできているのですが、今後のRebaseを創っていく仲間同士の個々のつながりやチーム全体の結束をさらに高めるため、1泊2日で初の全社オフサイトを実施しました。

「オフサイト」が社内で共通言語化し、「次もやりたい」！と大成功に終わるまでの舞台裏を、私たち「オフサイト実行委員」からの目線で社長室竹山がお届けします。

少しでもRebaseを知っていただく機会にできれば幸いです。

オフサイトプロジェクト、キックオフ！
プロジェクトメンバー集めと想いの言語化
一番大変！目線合わせからのプラン設計
「ロケハン」で事前シュミレーション
いよいよ本番当日、誰よりも楽しむ！
ふりかえりによる「気づき」で「結束」を強化

オフサイトプロジェクト、キックオフ！

2023年の年始、「今年は一段階ギアを上げるために、絶対にオフサイトをやろう！」と社長室内で「全社オフサイト」というトピックが挙がりました。

しかし、コロナウィルス感染拡大の影響が思ったよりも長く続き、実施時期の目処がなかなか立てられないまま、気がつけば半年が過ぎていました。

日本国内でマスク着用が推奨へと変わり、やっと感染者も減少傾向になってきた7月頃、ついに会社方針として「Rebaseオフサイト2023」の実施が確定し、プロジェクト発足に向けて正式に動き出すことになりました。そしてここから、怒涛の3ヶ月が始まります。

プロジェクトメンバー集めと想いの言語化

まずは、このプロジェクトを大成功に導く強力なメンバーを集めるところからスタートです。

オフサイトでは、会社の方針や今後つくりたい未来像を理解・想像しながらも、現状を把握し、多様な視点から意図したい体験を設計して生み出すことが求められます。

今回は、入社歴、所属グループ・チームや役割、経験、キャラクターなどがそれぞれ異なり、「みんなに楽しんでもらいたいと」いう気持ちの強さが共通している計4名をプロジェクトのコアメンバー（以下、「オフサイト実行委員」）とし、密に連携を取って推進していくことにしました。

どのようなオフサイトにしたいか、それぞれのアイディアや想いを共有しながら、一つの「目的」や「ゴール」を言語化できるまで、ディスカッションの日々。

一番大変！目線合わせからのプラン設計

当社代表の佐藤もオフサイト実行委員のいちメンバーとして参画しているため、今回のオフサイトで目指すことを議論する際、オフサイト後に社内がどのようになっていたいかの理想の状態から、今現在やりたいことまで幅広くディスカッションをしました。そのやりとりを繰り返すことで、オフサイト実行委員内での認識・目線合わせができたと感じています。

この目線合わせの過程が一番難しくもあり大変なのですが、そこがズレてしまうとプロジェクトが破綻し、目的を果たせなくなってしまうので、ていねいに時間をかけてすり合わせしました。目線合わせができ、「目的」と「ゴール」が確定したら、そこからは軸に沿ってのプラン設計です。日程、場所、アクティビティなどのプログラム内容、スケジュール、予算を事前に各々がリサーチをして具体的なアイディアを持ち寄り、定例MTG内で意思決定をしていきました。事前のすり合わせがあったので、意思決定はスピーディーにどんどん決めていくことができました。

ある程度具体的なプランができた時点で、全社員に今回のオフサイトの目的やゴール、どのようなことをやろうとしているかを発表しました。ここに至るまで、オフサイト実行委員内で様々なリサーチや細かな考慮・配慮を行っているので、自信をもってみんなに伝えることができました。

「ロケハン」で事前シミュレーション

大枠のプラン設計後は、さらに詳細を詰めていく作業です。その際に重要なのは、シミュレーション。当日の運営をスムーズに行うためには、事前に何を対応・準備しておくべきかを「想像」することが本当に大切です。

オフサイトでは通常のオフィスから離れ、わざわざ別の場所に全社員を引率して、一つの体験を味わってもらうため、事前の想定や実際のシミュレーションがどれだけできるか、そこで気づいたことをどれだけ対応・準備しておけるか次第で、結果が変わってくると考えました。

そこで私たちオフサイト実行委員は、事前に当日のスケジュールと同様の流れで、実施場所の下見にいきました。今回の移動手段である大型バスの経路や駐車場所、アクティビティや宿泊施設の導線・内装・備品チェック、スケジュール通りに動くための各自役割分担、タイムマネージメントなど、細かく確認しました。

実際に現地に行ってみると、ネットの情報からではわからなかったことが発見できたり、プラン上では想像しきれていなかったことに気がつくことができました。また、プログラムの内容をオフサイト実行委員やサポートメンバー間で練習しておくことで、アクティビティのルールやその伝え方のブラッシュアップ、アップデートができたり、事前に用意しておくもの・当日持っていく備品などの最終調整ができ、体験の向上に繋げることができました。

〈利用施設〉
仲間と泊まる学校　ちょうなん西小
 OUTWORK KISARAZU

いよいよ本番当日、誰よりも楽しむ！

待ちに待ったオフサイト当日。オフサイト実行委員もサポートメンバーもここまでしっかり準備してきたので「ワクワク」で溢れていました。

実際、2日間を通してリードするメンバーが、みんなに楽しんでもらいたいという気持ちだけでなく、自らが誰よりも心からオフサイトを楽しんでいました。それが他メンバーにも伝わり、全体的にいい雰囲気を最後の最後までつくれていたと思います。

Day1

Rebaseオールスター感謝祭（クイズ・ゲーム＆運動大会）

BBQ・キャンプファイヤー・花火

Day2

ストレングスファインダーを活用したワークショップ

ふりかえりによる「気づき」で「結束」を強化

最後のプログラムで、「FUN / DONE / LEARN」という手法をつかって、オフサイト2日間を全員でふりかえりました。

この手法は、アジャイル開発でよく使われているものですが、このようにオフサイトのふりかえり時にも最適です。この2日間、何があったか・何をやったかを思い出し、その中でどのような「気づき」があったかを「FUN / DONE / LEARN」の枠の中に当てはめて考え、付箋に言葉を書いて、枠内に貼りにいくという頭と身体を使うアクティビティの集大成になりました。メンバーはそのシートを見ながら、自分だけでなく他の人がどのようなことを感じたのかを知ることができ、全員で来週からどのような動きができるか、また、次回はどのようなオフサイトにしたいかなどを考えたり、話すことでより強い「結束」が生まれました。

その他にも結束力を高めるために、1日目は自分の背番号入りオリジナルRebase Tシャツを全員で着たり、普段関わることが少ないメンバーと話すことができるようなチーム分けをしたり、PCを一切使わずコミュニケーションが弾むような自然や遊具がある施設に2日間身を置くなど、小さな仕掛けを散りばめました。オフサイト中のメンバーの表情や行動だけでなく、実際にオフサイト後のアンケート結果からも、以下のような「満足度」「目的達成度」「継続度」の高さや個々人からの真摯な感想・コメントが数多く寄せられたことから、充実したオフサイトができたと実感しています。