新米秘書の独り言。秘書になって学んだこと

営業から秘書になって、3か月。
何もかもが今までの文化と違うため、外国人のような気持ちで働いています。
そんな、色んな違いに違和感を感じつつも学んだことを書き残しておきたいと思います。

■敬語を使う意味
多くの人は、敬語を使うために、意味なんて考えたことはないでしょう。
私のそんな一人でしたが、秘書になって意識が変わりました。
「敬語とは相手と対等な立場で話すため存在するものだ」と考えるようになりました。普段やり取りする人たちの中に、秘書の肩書がなければ畏れおおく話しかけられないといった方が大勢います。そんな中で、必要な情報を聞き出し、適切なコミュニケーションをとるために「敬語で武装」するのです。敬語で武装すれば、コミュニケーションも怖くはありません。
更に、「謙遜」することで完全に対等な立場になれます。
相手を尊重する「敬語」と謙虚さを伝える「謙遜する態度」をうまく使いこなすことで、プロ秘書たちは肩書で武装した人たちに対抗しているのだと、学びました。


■当たり障りのないことをいうのはウソをつかないため

　秘書になり、上司のスケジュールや打ち合わせ内容はそのものが秘匿であり機密情報という意識が芽生えました。そうなると、少しでも具体的な話をすると無意識のうちに機密情報を教えてしまう、なんてことが起こり得ます。しかし、秘書にこのようなことは許されません。そこで、対外的な説明では「当たり障り」のないことを言うようになります。
　例えば、会議に急遽欠席することが決まったとします。「上司が体調を崩したから欠席となった」とは言いません。体調を崩す＝余計な心配を煽ることに繋がるからです。そのような時には、対外的には、急遽対応が必要になりと当たり障りなく回答します。嘘をつかず、真実を伝えるギリギリラインです。(笑)　
　関係性によって、秘書間では「ワクチンの副作用による一時的なお休み」などお教えすることもあります。ですが、不要な心配を煽り、上司本人に、後々大丈夫でしたか？などご心配いただきましても困りますので極力当たり障りのないことしか言えないワケです。

■上司の面談を終わらせたいときは本当にメモを入れるのか？

正解は「イエス」です。会議室にメモを持っていく＝「会議を終わらせてくれ」の暗黙のメッセージなのです。従って、メモの内容は不問です。(笑)
本当に緊急案件でメモを入れることもありますが、意外なメモの使い方だなあと感じたシーンです。