生つくば運営秘話

こんにちは。かずたんです。
生つくばの運営をやっているわけですが、今回はその裏話をしようと思います。

なぜ突然そんなことを考えたかって？　○つくば違いの地理つくばを運営しているしらぬひさんが運営裏話を書いているのを見かけ、触発されたからです。しらぬひさんの記事はこちら。

https://note.com/shiranuhi_sml/n/nc288e2c4a6c6

本編に入る前に、お断りをしておきます。
この投稿は、個人的なものとなります。生つくば運営委員会としての公式見解ではありません。ご承知おきください。

1. 生つくば前史〜第1回開催

第1回生つくばは2019年3月31日に開催したわけですが、ここではそれ以前の話をしたいと思います。
2018年、○つくばというイベントが歴史学、物理学などで行われていました (○つくばについては、前述のしらぬひさんの記事をご覧ください) 。しかし、当時生物学や生き物などを対象とする○つくばは存在しませんでした。私は、いつか生物版の○つくば、生つくばをやりたいなと考えるようになりました。

考えてはいたものの、なかなか実行に移せず、年が明け、2019年になりました。のちに一緒に運営委員となる方 (現在は辞されています) と話していた時、生つくばをやりたいと意見が一致し、ついにこの構想が実現に向け動き出すことになりました。
もう一人仲間を増やし、3人で生つくば実現に向け動き出すようになりました。とはいえ、○つくばを主宰した経験は誰もなく、ノウハウがありませんでした。そこで我々は、T-ACTを通してイベントを開催することにしました。

2019年1月30日、T-ACTにはじめての申請をし、生つくば準備委員会が発足しました。生つくば準備委員会は、T-ACTの企画として生つくばを認めていただけるまでの間、生つくばの開催に向け準備をしていくことになります。

2019年2月1日、ロゴマークを制定しました。
ロゴマークはできる限りさまざまな生き物を使い、「生つくば」の文字を描けるようにデザインしました。ここだけの話ですが、絵心が下手な僕なりにかなり頑張って作ったと思います。

その後、日程、場所を決定。場所はつくば駅に近い、BiViつくば2階にある筑波大学サテライトオフィス/つくば総合インフォメーションセンター交流サロン (以下、「BiViつくば」とします。) に決定しました。
早速BiViつくばに赴き、会場の予約をしました。担当の方に希望日時とメールアドレスを伝え、後日貸出可否が伝えられました。

2019年2月15日、万が一のトラブルに備えるため、「生つくば　登壇者に対する注意事項」を制定します。これは、生つくばとして最も古い規則になります。現在は廃止され、この役割は生つくば登壇規則に受け継がれています。

2019年2月20日、ついにT-ACTとしての活動が承認されます。これをもって、生つくば準備委員会は解散、生つくば運営委員会に移行しました。

その後、登壇者の募集を行いました。6名の方に登壇いただき、無事に第1回生つくばを開催することができました。

2. 選挙と生つくば〜第2回

第1回生つくばを無事に開催した我々は、第2回開催に向け早速動き出すことになりました。第1回生つくばの開催でノウハウを得た我々は、第2回以降自立することになります。

第2回の開催は、2019年5月を予定しました。しかしながら、第1回登壇者の皆様からは新歓などの都合で7月にしてほしいとの意見をいただき、7月開催にすることとしました。
場所は、引き続きBiViつくばとしました。BiViつくばに予約しに行ったところ、事件が起こりました。
BiViつくばは、つくば市の期日前投票所となっています。7月は、予約当時日程が確定していませんでしたが、第25回参議院議員通常選挙が行われる予定であり、選挙と重複する可能性があることから、予約が取れませんでした。結果、8月11日、山の日に開催することとなりました。生つくばとしては、はじめての祝日開催となりました。
ちなみに、第2回生つくばが上記の事情により開催日を変更したため、以降の生つくばでは、国政選挙や茨城県、つくば市の地方選挙と日程が被らないようにするという慣習が生まれ、現在に至っています。

第2回生つくばは、2019年8月11日に開催し、前回を上回る7名の方が登壇しました。

3. 生つくば運営規則〜第3回

生つくば運営委員会では、「生つくば　登壇者に対する注意事項」という規則がありましたが、運営委員会そのものを規定する規則や、運営方法そのものを規定する規則はありませんでした。この必要性を感じた運営は、生つくば運営規則を制定することになります。規則は2019年11月1日に施行されました。

生つくば運営規則を制定するにあたり、困ったのが登壇者に対する条文の書き方です。当時すでに存在した注意事項を廃止するつもりはなかったため、結果、登壇者については軽く記載するにとどめることとなりました。この時の決定により、生つくばの規則が運営用と登壇者向けに分かれることとなっています。

生つくば運営規則では、天災事変その他の事由により開催が困難な場合は、中止や延期ができることと定めました。ここで想定した天災事変その他の事由は、台風、地震、火山噴火、外国等からの武力攻撃、新興感染症の感染拡大などでしたが、これを定めた当時、私は後2者はほとんど無いだろうと思っていました。数ヶ月後にフラグを回収することになります。

第3回生つくばは、2020年1月19日に開催、7名の方が登壇しました。第3回生つくばの開催と並行し、第4回生つくばの開催日を2020年4月29日に、場所をBiViつくばにすることを決定しました。この頃、すでに新型コロナウイルス感染症が報告されていましたが、我々の生活には影響していませんでした。

4. コロナ禍と生つくば〜第4回

第3回生つくばの終わりに第4回生つくばの登壇者募集を開始し、5名の方が登壇希望をしてくださいました。この頃、すでに中国では新型コロナウイルスによる肺炎が確認されておりました。

2020年2月22日、生つくば運営委員会は新型コロナウイルス感染症による影響が大きくなるであろうことから、感染症対策会議を設置しました。同日に開かれた第1回感染症対策会議では、

条件1. 茨城県内において感染者が確認されたとき
条件2. 茨城県、つくば市、筑波大学、及びその他の関係施設から、生つくばの延期及び中止を勧告、及び指示されたとき
条件3. 運営が、開催の延期が妥当であると判断したとき

以上3つの条件のいずれかを満たした時、第4回生つくばを事態が収束するまで延期することといたしました。
この頃は、事態の収束まで長期間を要することは考えていなかったため、また、オンラインでの開催は考えられていなかったため、延期の時期が「事態が収束するまで」とされています。

2月28日には、第2回感染症対策会議を開きました。この会議では、開催時に講じる感染症対策を決定しました。

3月2日には、第3回感染症対策会議を開きました。この会議では、第1回会議の条件1のみに該当する場合は、延期の判断を4月15日まで引き延ばすことができるようにすること、延期の際は運営規則第十五条を適用すること、条件に該当した場合は、緊急感染症対策会議を開き、その内容を公開することを決定しました。なお、当時の生つくば運営規則第十五条は以下のとおりです。

(生つくば開催の中止，及び延期)
第十五条 運営委員会は，天災事変その他の事由により予定通りに生つくばを開催することが困難であると判断される場合は，速やかに会場等の関係者と協議をした上で，その中止，または延期する旨を登壇者に通知しなければならない。同時に，広報活動の手段を用いて，参加者に伝えなければならない。但し，天災事変その他の事由で協議等が困難であった場合は，この限りでない。

※この条文はその後改正されています。

3月5日には、第4回感染症対策会議を開きました。仮に延期、中止となった際の、BiViつくばとのやりとりについて確認しました。

3月17日、茨城県内ではじめて感染者が確認されました。これは、条件1を満たすものであったため、直ちに緊急感染症対策会議を開き、対応を協議しました。
この会議では、感染者が海外から帰国された方であったことと、開催までは時間があることから、延期の判断は4月15日まで持ち越すこととしました。

3月19日には、現状を把握するために第5回感染症対策会議が開かれました。また、同日に政府の専門家会議が提言をとりまとめたため、この提言を受け、3月20日に第6回感染症対策会議が開かれました。

3月23日には、県内で海外渡航歴の無い方の感染が確認されたことを受け、緊急感染症対策会議が開かれ、情報共有がなされました。
また、同日に第7回感染症対策会議が開かれ、延期時の扱いについて決定しました。ここでは、延期によって生じる課題、例えば登壇者対応についてを議論しました。仮に第4回生つくばが延期となった場合、すでに登壇希望申請をされた方には、予定を伺い、再度の日程を決定すること、延期後の日程で登壇が困難な場合は、第5回以降で優先登壇制度を適用することなどが決定しました。
なお、優先登壇制度とは、生つくばが定員に達したなどの理由により登壇できなくなってしまった方を、次回以降優先的にご案内する制度です。本来、一部の方で登壇枠が埋まり、登壇できない方が出ないよう救済するための制度となります。
第7回感染症対策会議では、同時に、BiViつくばとの連絡方法についても決定しました。

この頃には、既に対面で予定通りの開催は困難であると考えていました。延期後の生つくばをどうするか、考えていました。

3月26日には緊急感染症対策会議を開き、翌27日、第4回生つくばの延期を正式に決定しました。
あわせて、BiViつくばに予約キャンセルの連絡をしました。

これにより、第4回生つくばは事態が収束するまで延期されれことになります。

6月24日、第8回感染症対策会議が開かれました。2021年10月現在、感染症対策会議はこれが最後のものとなっています。
この会議では、「新しい生活様式」に合わせた今後の対面開催のあり方を議論しました。また、オンライン開催についても、この頃から本格的な議論が始まりました。

5. そして、オンラインへ〜第5回

8月9日、オンライン開催に向け、生つくば運営規則の改正が行われました。この改正は、生つくばの規則としては初のものです。
また、オンライン開催に向け、Teamsにチーム「生つくば」を開設しました。

8月11日、生つくばはオンラインとして再度歩み始めることになり、第4回生つくばの中止を決定しました。

オンライン開催は、生つくばとして初のものとなります。そのため、生つくば運営委員会は皆様からパプリックコメントを受け付け、今後の運営に活かすこととしました。

その後、第5回生つくばの開催を2020年9月20日、オンラインとすることを決定。5名の方が登壇しました。

また、オンライン開催となった第5回生つくば以降、登壇者が拒否した場合を除き、オンデマンド配信を行うこととしました。2021年10月現在、第5回から第10回までの発表が視聴可能となっております。

6. 毎月開催〜第6回、第7回

事実上1月から9月まで開催できなかったため、これまでの遅れを取り戻し、また、第4回生つくばに登壇する予定だった方々へ登壇の機会を確保すべく、9月、10月、11月と、生つくばは毎月開催することとしました。○つくばを3ヶ月間、毎月開催した例は、現在私の知るところでは、この生つくば以外ありません。運営として、忙しい日々でしたが、皆様に盛り上げていただき、やりがいのある3ヶ月だったと思います。
この間、生つくば運営規則の改正、生つくば登壇規則の制定などを行いました。

第6回生つくばは、2020年10月18日に開催、5名の方にご登壇いただきました。第6回生つくばでは、連続発表企画制度を適用し、私を含めた3名の登壇者による「酒つくば」というオムニバス形式の発表を行いました。オムニバス形式の発表については、今後も随時受け付けております。ぜひご利用ください。

第7回生つくばは、2020年11月22日に開催、5名の方にご登壇いただきました。

7. 生つくば2周年へ〜第8回、第9回

2021年1月17日、最後の対面開催からおよそ1年となるこの日、第8回生つくばを開催しました。この1年、私の予想を遥かに上回る出来事が起こり、生つくばもいろいろと変わりました。オンライン開催ではこれまで5名としてきた登壇者数を6名に増やしました。

そして2021年3月28日、第1回生つくばから2年を迎えるのを前に、第9回生つくばを開催しました。この時は6名の方に登壇していただきました。正直、第1回生つくばを開催した時には、ここまで続くと思っていませんでした。皆様、ありがとうございます。

8. そして、今へ〜第10回

2021年4月29日、第10回生つくばを開催しました。第10回を記念し、生つくばとしてははじめて、運営による発表枠を設けました。運営発表枠の2枠を除き、4名の方にご登壇いただきました。

9. 未来へ〜第11回

第11回生つくばが、2021年11月28日に開催されます。近いうちに、発表のタイトルも出揃う見通しです。皆様、是非お越しください。

10. 初のコラボ開催〜第12回

これまで、各分野で行われてきた○つくばですが、発表によっては複数の○つくばで発表できるものがあるのではないでしょうか。こうして、生つくばと地理つくばのコラボイベント、生地つくば構想がうまれました。

ちなみに、生地つくばの名称を私は個人的にとても気に入っています。生つくば、地理つくばの双方頭文字を取っていること、また、「生地」自体が普通名詞として存在することがその理由です。

この構想を実現するため、生つくば運営委員会が他の団体とイベントを共催できるよう、規則の改正を行いました。また、地理つくば運営委員会にも、共催の依頼を出し、両運営委員会により、具体的な話し合いが行われるようになりました。

なお、これまで生地つくばと書いてきましたが、コラボ感を出すために、正式名称は「生×地つくば」となりました。Twitterのハッシュタグなど、×を使えない場合以外は、生×地つくばが正しい表記となります。あと、読みについては、運営としては決めていません。各自ご自由にお読みください。ぼくは前述の理由から、「きじつくば」と呼んでいます。

生×地つくばは2022年3月20日、21日に開催します。詳細は第11回生つくばでアナウンスします。
皆様のご登壇・ご参加おまちしております。

おわりに

長々と、運営の裏話を書いてきました。
ここまで生つくばを続けることができたのは、皆様のおかげです。心から感謝いたします。
今後もよろしくお願いします！

それでは、次の生つくばでお会いしましょう！