イベント出展のトラブル対策
Petit écrin étoile(プチエクランエトワール)のeriと申します。ロリータファッションのヘッドドレスやアクセサリーを製作しています。
ブランド活動をはじめて4年目になります。このnoteでは文章・人に何かを伝える練習を兼ねて製作のエピソードや作家・販売活動の経験談を発信しています。
今回はイベント出展のトラブル対策についてのnoteです。
春のイベントシーズンが近く、私自身にとってのまとめやおさらいを兼ねて書いてみました。
(また長くてすみません。お時間に余裕のある時に見てください。)
私は人からよく「やさしそう」と言われてしまいます。そのおかげで得することもあるけれど日常生活を含めトラブルへの遭遇が多い人生で、品物や金銭を扱うイベント中はいつも以上に警戒しています。
さらに自分自身でも疲れるくらい心配性な性格です。活動の中では実は集客のことを考える以上にトラブル対策を考えることが多くあります。しかしそのおかげもあってか、これまで大きな問題に見舞われることなく、少し困ったことがあっても次には改善することが殆どです。
本記事では特にSNSで目にすることの多い万引き、ライブコマース、近隣トラブルの3項目について私が実践している対策をお話しします。
（ノウハウではなく私の考えや実体験をもとに書いています。当てはまらない方もいらっしゃるし、この内容だけでは不十分な場合も多いかと思います。参考程度に読んでいただけますと幸いです。)
万引き対策
万引き対策は以前Xで投稿していますが、文章の練習を兼ねここでも再度書くことにしました。
私は前職での経験からそもそも万引き自体が「起こり得るもの」として過ごしています。
かと言って、せっかくブースに来てくれた方を「盗人かもしれない」と思いながら過ごすのは楽しくないので嫌です。なのでお客様が来る前から予め出来る対策をしっかり行い、そもそも悪い人のターゲットにならないようにすることを心がけることにしています。
私はまず自分が万引きするならどんなブースでするかを想像して、その逆になるようにと対策を立てていきました。
私がものを盗るなら
・あまり手元を見られないブース
・物がなくなっても分かりにくいブース
・警戒心のないブース
を選ぶと思います。
なので、その反対の
・人の目がちゃんとあるブース
・物がなくなったらすぐわかるブース
・警戒していることが伝わるブース
を目指すことにしています。
声掛けをする
こちらに興味のなさそうな方も含め、ブースの前を通る方に対し「こんにちは」と挨拶をしています。ブース前の通路が混雑しているときはなるべくより大きめの声で声掛けをすることを心掛けています。
余裕のある時は一人一人を見ながら行うことで相手を見ている・認識していることを伝えています。
また、ブース自体が混んでいる時に来られた方や少し変わった行動の方に対してはなるべく覗き込んででも若干無理矢理でも目を合わせて挨拶するよう努めています。
この挨拶は昔ドラッグストアの研修で「お客様を気持ちよく迎えられ、万引き予防策にもなる」と教わりました。言葉は「いらっしゃいませ」でも「どうぞご覧ください」でもなんでも良いかと思います。
最初は緊張する方もいらっしゃるかと思います。私も最初から完璧にできたわけではありませんが、やっているうちに少しずつ慣れてきています。
コストが全くかからずすぐに実践でき、ブースの第一印象も良くすることができるのでおすすめの方法です。
死角を作らない
ディスプレイを全体的に低めに組み、死角がなるべく生じないように心掛けています。
ブースの高さ出しにはアクリルのコの字ラックを使用しています。ちょっと高額で時々壊れてしまいますが、透明なので段差の隙間も見えるのが大きなメリットです。
設営後には自分の立っている場所からテーブルを見渡し、全ての商品が見えるかを確認しています。
防犯にほぼ全振りしているため私のブースにはアイキャッチが殆どなく、その点は集客上のデメリットではあります。
自分の管理できる量を並べる
せっかくのイベント出展、購買のチャンスを増やしたく沢山品物を並べたいのですが、私はなるべく机に並べる量が自分のキャパシティを超えないように心掛けています。
「管理できる量」は作家さんそれぞれで異なるかと思います。大変だと思ったら売り子さんを頼んで人の目を増やすことでこのキャパシティを増やすことができると考えます。
私の場合は商品同士がなるべく重ならないようにレイアウトし、同一商品は1点ずつ展示、売れたら裏から補充する方式をとっています。机に並べる数自体を減らすことができる上、「品物がなくなったらすぐにわかる」と他人にも伝わりやすいのがメリットです。
また、高価なものは自分の側に近く、指輪などの小さいものが集まったトレーは会計スペースの近くに配置するようにしています。
在庫管理をこまめにする
毎回エクセルで事前に在庫表を作り、バインダーに挟んでイベントへ持参しています。
当日は販売した個数を正の字で書いて各品物の在庫数を管理し、ブースが落ち着いた時などにこまめに在庫をチェック、そしてその様子を隠さないようにしています。
私はバインダーを片手に指差ししながら数えたり、周りからもわかりやすいアクションをとりながら在庫確認をしています。
この時のバインダーは全く可愛くない、事務的なデザインのものを選んでいます(「きちんと管理をしている」とわかってもらう上で結構重要だと思います)。
「物がなくなったらすぐに気づく人」だと周りに伝え、悪い人のターゲットにならないようにする目的で行っています。
定期的に在庫確認を行うことで、もし商品の紛失があった際にはおおまかな時間の特定や気をつけるべき人物を絞り込むことができます。その時のブースの状況を思い出し、再発防止策を考える上でも役に立つのではと考えます。
おまけに最後の集計も楽になるので「推し」な対策です。
ブースを極力離れない
ブースを離れないようにすることで「ブースを離れて平気な人」「警戒心のない人」と思われないように気を付けています。
私が万引き犯ならブースに売り手がいない時間帯には取らず標的としてマークし、再度混雑などに紛れ別のお客様がブースで買い物をしているなどに犯行に及ぶと考えました。なのでまず標的にならないようにを考えて過ごしています。
売り子さんがいる場合でも服装などでブース責任者が明らかに私だとわかる場合はおつかいなども売り子さんにお願いするようにしています。
極力離れないと言っても、一人で出展することも多いです。どんなに事前準備をしてもお手洗いで席を外す時間はどうしても発生してしまいます。
やむを得ず離席する場合は必ず貴重品を持ち、高価な商品は箱にしまい、ブース全体に明るい色の布をかけ、離席中ですぐ戻ることがわかるメッセージを表示、寄り道をなるべくせずすぐに戻るように心掛けています。
かける布を明るい色にするのはブースが目立つから、そしてその布が背景になってブースに近づいた人が目立つからです。
体質やその時の症状によるので気軽におすすめとは言えませんが、私は使用経験のある下痢止めを念のために備えています。
(相互の作家さんにご挨拶行きたいのですが、この理由からいつもなかなか行けていません。私へのご挨拶はどうかお気になさらないでください。)
混雑の分散
もともとは対応に慌ててミスを起こさないようにはじめたものですが、万引き対策や後に書くお客様のブースはみだしへの予防にもなると考え、イベント時はなるべく混雑が分散するよう努めています。半分長い目で行っている取り組みです。
私は自ブランドの「同じ商品を複数回再販できるようにしている」ことをアピール材料に、事前のSNSでの告知で「慌てずお越しください」と発信しています。
最近では過去のイベントの売り上げ表をみながら在庫を準備しています。大型イベントではなるべく目標の２～３倍以上の数を用意し「最後の方までお楽しみいただけるよう商品を沢山用意しています」と告知をすることも多いです。
また、イベント中は作品を一通り見た後ブースを離れようか迷ってそうなグループ様には「他も見てまた気になったらいつでも戻ってきてください」とブース番号を書いたショップカードを渡すこともあります。
混雑緩和へのアプローチ方法は作家さんの活動方針によってそれぞれですし、ある程度混んだ方がブースが活気付く・かえって人の目が増えるという考え方もあるかと思います。
ちょろっと番外編として、次項のライブコマース対策で「SNSにうるさく書く」というものがあります。根拠はありませんが、めんどくさそうな作家だと思ってもらうことも防犯上役に立つのかなと思っていたりします。
ライブコマース対策
出展者さんによって色んなお考えがあるとは思いますが、私個人はライブコマースも業者さんのお買い物も営利目的とわかるものは全てお断りとしています。
しかし強引な業者さんも一部いらっしゃり、お断り以前に困ったな・怖いなと思わされることがいくつかあったため対策を講じることにしました。
万引きの時と同じく、こちらも対策を考える上で、業者さんになったつもりで色々考えてみました。
作家さんと同じく業者さんも沢山います。当日自分の配信をできるだけ多くの方に見てもらうために事前の告知で集客を頑張ったり、配信で欲しいと言われた作品を確実にお客様に届けることで信頼を獲得、次につながるよう努めているのではと思います。
また、作家さんと同じく同業のネットワークがあって「ここの作家さんは好きなだけ配信させてくれる」「ここの作家さんのところで配信するとスタッフに通報される」といった情報交換も行われているのではないかと推測しています。
これらを踏まえた上での対策は「なるべく早く知らせる」です。
事前に「プチエクランエトワールというブースに配信に行きます」と予告される前に、当日ブースで「このピンクのヘッドドレスを買います」と画面の向こうの買い手が意思表示をする前に、お断りをすることを対策として考えました。
すぐに断る
勝手にこちらの商品を映して配信をしていることが明らかなものは様子見もせずすぐに断ることを心がけています。買い手がついてしまうと配信者さんが画面の向こうのお客様との約束を守らなければいけなくなるからです。
SNSでよく見られる「強引に怒鳴ってでも買おうとする」「買い物を断ってもしつこく食い下がってくる」といった被害はおそらく配信者さんが自身のお客様との信用関係を守ろうとしているところからくるのではと考えています。
まだ登場していませんが、一秒でも早くやめてもらえるよう、絵の書いてある札を作りました。
時々、近隣ブースで堂々と配信をされる方が会釈してくることがありますが、会釈を返すのではなく手でバツを作り「うちはダメです」と伝えています。(わかった、オーケー、と言われることが殆どで、様子見の会釈だったのだと思いました)
事前にSNSでお断りの告知をする
これが一番効果が高いと感じています。うるさく書けば書くほど困った目にあっていません。
とある業者さんが「これはどこにありますか？」とSNSのお品書きに乗せた写真(の上に中国語？で何か書いてある)を私に見せてきたことがありました。このことから作家さんのSNSのお品書き等を見て、SNSなどで集客をしている業者さんがいることがわかりました。
お断りの告知を作るだけでなく、これを業者さんに確実に見てもらえるように次の工夫をしています。
Xのお品書きでは私はラインナップをツリー形式にしています。表紙としての元ポストにお断り文の入ったお願いを画像で表示。知りたいであろう価格の表と同じポスト内に並べて目に入りやすくしています。
さらに不安なイベントではそれに続けて3ヶ国語でお断り文を書いた画像を作り、ラインナップを見たいと思った際に強制的にお断りの投稿が目に入るようにしています。
Instagramでも同じくお品書きにライブコマースのお断り文を入れて、これをみないと商品ラインナップの確認ができないようにしています。
Xで投稿した3カ国後での注意事項の画像はデザフェス2週間前くらいから一番手前のポストに固定するようにしています。
配信をお断りしていたら今度は通常のお客様を装った明らかな買い物代行業者さんがやってくるようになりました。「買わせてくれる」と評判がついてしまうとまた別の業者様のターゲットになってしまう可能性を考え、これもお断りすべく事前の告知に追加をしました。
業者さんの買い物の様子や会話からこちらの販売価格を元に請求を作るようだったので告知ではアイテム別の価格帯のみ表示のままで続けています。告知に「業者さんを疑う場合はこちらの判断で値札を外すことがあり、領収書も出さない」と書くことにしました。
(私がお品書きに詳細な価格を出さず、おおまかな価格帯で記載している理由です。ご不便をおかけしてすみません)
前回のデザフェスから実践しましたが、ひとまず前回は業者と疑わしい方のお買い物がゼロでした。
こういったお断りの投稿について、はじめは集客の妨げになることを覚悟していましたが、あまり関係なくむしろ売上自体は伸びています。ブース内がピリピリすることが減ったからではと考えています。私自身、以前より安心して一日を過ごしています。
※昨年11月のデザフェス58では強そうなセキュリティ"アニキ"達の巡回によって強引なライブコマースの方々が殆どいませんでした。
しかし一休さんもいるようで、1日目の閉会アナウンス後、片付けの最中に勝手に配信を始める方が現れて大変驚きました。一度の注意ではやめてくれず、かなり強めに怒った記憶があります。通常よりしつこい感じがしました。次回出展される方はご注意ください。
近隣トラブル対策
近隣トラブルで最も多いものがスペースのはみ出し・通り抜け問題かと思います。
特にデザフェス等の出展ルールでは出展者の動線を自身のスペース内に収めなければならないケースが多いです。
しかし残念なことにこのルールを無視し、他ブースの動線スペースをあてにする・自身の動くスペースが確保できずまわりのスペースにはみ出す出展者さんもいらっしゃり、それにまつわるトラブルもよく見られます。
私は出展時にロリータファッションのスカートの広がった服を着るため、奥行きの多いブースで申し込み、ブースの出入り口を広めに作っています。
せっかくのイベントです。出展費用もかかるので物が沢山置けるなら置きたいに決まってます。私だってそうです。
わざとじゃない場合や瞬間的にはみ出してしまった場合を除き、周りに迷惑をかけないように販売のチャンスを削って作ったスペースを配慮のできない他人に使われるのは気分が悪い。こう思うのは当たり前だと思います。
なにより、ブース内では在庫管理や釣り銭管理も行なっているため、関係者以外の侵入は防犯面での不安も大きくなります。
こちらの問題にも予めの対策を立てており、トラブルになったことはないので私なりに行なっている対策を書いてみます
背面の壁をレンタルする
デザフェスでは壁をレンタルでき、私はほぼ毎回借りています。
この理由でレンタルしているわけではありませんが、後ろからの侵入がないので不安がありません。また、壁があることで両隣との境界がはっきりわかるのもメリットです。
後ろの方に壁裏を使われる問題に関しては私は壁裏の茶色で景観を悪くしちゃった分お好きに使ってどうぞ派です。
ただし使う事を希望される方へは「倒れると危ないので特に上の方には重いものは乗せないように」「壁裏に飾った物が何かのはずみで落下した際には責任は負えない」とお伝えするように最近決めました。
机のレイアウトを2案作っていく
ここ最近では近隣スペースを予めSNSやイベントHPの出展者紹介で調べるか、もしくは当日朝の挨拶やレンタル備品の内容を見て「この方は出展ルール的に危ういかも」と感じたら元々の案から変更し、出入り用の通路をそちらと反対側に作り変えるようにしています。
いじわるな方法で申し訳ないのですが、大体勘があたり決まって別のブースに侵入しているのを見かけています。
隣接の片方が角のブースだった場合はそちら側に通路を作るのも良い方法かも、と考えます。
侵入されたら早い段階でやめるよう伝える
上の対策もあってかまだ直接の注意・お願いをしなければいけなくなったことはありませんが、やんわり伝えても納得してやめていただけるように「なぜ入ってこられると困るのか」等を含めたお断りの言葉を用意しています。
私は「在庫や貴重品も管理しているので、むやみにブースに入られると何かあった際にブースに入ったことのある人として疑わなければならなくなる」と相手にとってのデメリットを伝えるつもりで準備しています。
一度言って聞かない場合は揉め事にならないよう、イベントのスタッフに報告するようにと決めています。
一回でも「良いですよ」と言わない
SNSを見ていると「通っていいですか？」「はみだしちゃってもいいですか？」等尋ねられることも時々あるそうです。
私も過去に似たような事を聞かれ、その問いかけ自体に驚いて固まってしまったことがあります。
私は以前は"断る"ことが大の苦手でした。他のことも含め、どんな些細なことも思いつく限り事前にお断りするイメージトレーニングをしていました(慣れてきた今は普通にお断りできるようになりました)。
当時イメトレで苦し紛れに編み出した言葉が「良いとは言えません」や「出展ルールを見てください」でした。
一度でも「良いですよ」と言ってしまうと徐々に相手にとっての当たり前になってしまう可能性があり、後々私が我慢できずお断りした際に揉め事に発展する恐れがあると考えています。
ブース間のはみ出し問題も前項のライブコマースと同様、"意思表示を早めにする"ことが大事だと考えています。
心配性すぎて笑われちゃいそうですが、じゃあどうやって出入りすればいいのですかと聞かれることも想定していて、「レンタル備品を借り直すか、レイアウトやご自身の動線を考え直してください」と答えも用意しています。
(過去におそらくこの理由で途中から机を奥に配置した出展者さんを見たことがあるため、不可能ではないはずです)
自分のブースのお客様がはみ出した時は「一歩内側へ」とお願いする
自分がはみ出さないように気をつけてもお客様が他のブース前をふさいでしまい、トラブルに発展するケースもあるようで、私も気を付けて誘導を心掛けています。
この項目での一番の悩みはお客様がはみ出した先のブースにも興味があった場合、かえって相手の商売の邪魔をしてしまうおそれがあるところです。
私の場合はブースの横幅を超えて立っている方が明らかに私のブランドのみ見ているとわかった時点で早めにお願いするように決めています。
お願いの言葉は今まで色々やってみましたがジェスチャーを交えながら「すみませんが、皆様(お客様)、もう一歩内側へお願いします」と伝える方法が一番わかりやすく角が立ちにくかったと感じます(この時だけ遊園地のおねえさんに変身します)。
私とお隣のどちらも見ているようなお客様が多く、判断に悩むことが多い場合は正直にその悩みを伝えて両ブースで意向をすり合わせるのもいいなと記事を書きながら思いました。
まれに何度お願いしても、理由を伝えても「見てるだけなので」と隣のブース前から見られるお客様もいらっしゃいます。その場合は気持ちを汲んで、お客様が去った後に迷惑をかけたブースに一声謝るのが良いのではと私は考えます。
最後に
個人的に対策中のトラブルは他にもいくつかあるのですが、一般的によく目にする3つのトラブルについて私なりの予防策を書いてみました。
ただでさえ製作や販売で悩むのに、さらに防犯などの悩みも出てくるなんて、作家活動をはじめる前の私は想像もしていませんでした。
今回の記事に書いたことは全て一気にやったものではありません。少しずつ活動に慣れ、「困ったな」の経験を積み、自分に合っていると思った方法を選択し、取り決めをしたり実践して、ひとつ増え、ふたつ増え、時にアップデートし、この内容になっています。
私は悩みの壁にぶつかったときは主人や友人にアイディアを話してフィードバックをもらったり、関係者さんに相談したりして解決方法を探っています。困ったら最後まで一人で抱え込こまず、信頼できる周りの人達に相談するのも大切だと実感しています。
自分用のまとめも兼ねたので結構なボリュームになってしまいました。身近な作家さんにも防犯面の不安があると仰っていた方をみたので、何かヒントが見つかりましたら幸いです。
今回も読んでくださってありがとうございます。
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