どんなフォーム作成ソフトを使えばいい？
今回はOFORMs、Canva、Adobeフォーム、Googleフォームを利用シーン別に比較します。
ニュースレター、SNSへの投稿、マガジンなど、クリエイティビティを発揮できないときは、テンプレートライブラリを活用するとよいでしょう。わかりにくい役所の書類を処理したり、新顧客のために契約書をすばやく作成したりする必要がありますか？テンプレートサービスを検索すれば、さまざまな書式サンプルが見つかり、あとは情報を追加するだけで完成です。
しかし、検索しても当たるものが出てこないとき、ゼロからフォームかテンプレートを作成しなければならない場合はどうしたらよいでしょうか。この記事では、そのような場合に役立つ3つのアプリを比較します。でも、私たちの判断を正すために、そもそもこのようなサービスがいつ必要なのかを見てみましょう。
フォームを作成ソフトウェアの役割
どのようにフォームを使うのか、選ぶ際の主な基準を見てみましょう。
ドキュメント作成
十分に構造化、検証されたテンプレートから迅速に文書を作成することは、フォーム作成サービスの最も重要な目的でしょう。組織や個人は、必要なあらゆる種類の文書を、レイアウトやデザインがカスタマイズされた記入式フォームとして保存したプレイブックを作成し、必要な認証情報を追加して、ファイルを実行することもできます。テキスト編集や書式設定のためのツールが手元にあれば、テンプレート本体を準備するために別のオフィスアプリを用意する必要はありません。
アンケート調査
アンケートや登録フォーム、申請書などの情報収集も、テンプレートの活用方法のひとつです。アンケートを効果的に行うには、便利な共有機能を持つ一方で、できるだけ手間をかけずにシームレスにデータを収集・記録できるツールが必要です。
デザイン
ニュースレター、オファー、SNS投稿などのマーケティング資料には、創造性とデザインツールに関する知識が必要です。このようなテンプレートの作成を支援するために、多くのユーザーにとって、ツールはプロフェッショナルというよりも民主的で、自動化、サンプルの準備、ビジュアル要素を扱うための直感的なインターフェイスを提供するものでなければなりません。
法律とセキュリティ
合意書や契約書などの多くのモデル文書には、保護が必要な機密データが含まれており、また、署名によって封印する必要のある特定の法的権力を有しています。これらの文書を暗号化するなどして保護できることは必須であり、電子署名機能が組み込まれていることは間違いなく素晴らしいボーナスですね。
テンプレートライブラリ
インスピレーションや時間、知識がないために、しばしば、無料・有料を問わず、テンプレートライブラリに飛び込み、すでに存在し、ニーズに完全に合ったものを考案することはありません。フォーム作成機能に加えて、デザイン済みのテンプレートライブラリーがあるサービスは、二重の意味で優れています。
ONLYOFFICE vs Google vs Canva vs Adobe
Adobeフォーム（Adobe Acrobat）
Adobe Acrobatは、印刷物やWebドキュメントの分野で巨人であるAdobeが、記入式PDFドキュメントを作成するためのゴールデンスタンダードと考えられていますね。古典的なデスクトップオフィスほど編集やコラボレーション機能が多くないため、Acrobatは主にPDFの作成と記入を扱います。
作成ツールや出力の品質は印象的で、PDFフォーマットの作成者にこれ以上は望めません。テキストファイル、HTMLページ、画像、スキャン画像さえも扱うことができるAcrobatは、あらゆるものをPDF文書に変換することが可能です。
クラウドを利用したコラボレーションも可能です。共同執筆者とPDFを共有し、コメントやメモ、図面を残したり見たり、査読者に締切を設定することができます。ただし、リアルタイムのコラボレーションはできず、原文作成者は本人だけです。
Adobe Document Cloudでの使用のほか、BoxやMicrosoft OneDriveなどのサードパーティストレージでもAdobeによるフォーム作成が可能です。
出力された文書は、Adobe独自のツールですぐに署名や印刷が可能です。
Adobeのソリューションでフォームをどのように利用できるかを見てみましょう。
ドキュメントの作成 さまざまなソースからコンテンツを取り込んで、記入可能なPDFに変換するか、エディターですぐにオリジナルファイルを作成することができます。複雑な書式の使用やグラフィックオブジェクトの作業が必要な場合は、自分に合ったソフトウェアでコンテンツを作成し、Adobeを使用して記入用のPDFに変換する必要があります。
デザイン 上記と同様に、Acrobatはグラフィックデザインやユニバーサルな文書処理ソフトウェアではないので、必要なすべての属性を持つPDF形式への変換にのみ使用することができます。
測量 Acrobatは、アンケートや登録のためのWebフォームには役立ちませんが、エコシステムの別の製品として、署名と認証処理を備えたフォーム作成機能を持ち、WebページとPDFドキュメントの両方にフォームを埋め込むことができるAdobe Signを使用することができます。
法律とセキュリティ Adobeは、幅広い法規制への対応を考慮した組み込みの電子署名機能、パスワードによるフォームの保護、フォームにアクセスするユーザーの認証など、あらゆる側面からお客様をサポートします。Proプランで提供されるAdobe AcrobatのPDF標準化オプションにより、最終的な文書がすべての業界および法的基準を満たすことを確認することができます。
テンプレートライブラリ 現在のところ、AdobeはAcrobatで使用する独自のテンプレートライブラリを持っていません。なので、Template.NetやDesygnerなどの独立したPDFテンプレートリソースを検索する必要があります。
Adobe Acrobat DCは、サブスクリプションで提供され、ProとStandardの2つプランがあります。スタンダードに加え、プロプランでは、ファイル比較、スキャンtoPDF、機密情報削除、ISO/アクセシビリティ規格の検証を行うことができます。
ONLYOFFICEフォーム（OFORMs）
ONLYOFFICE Docsはバージョン7.0から、独自の技術に基づくフォーム作成・入力機能を備えています。OFORMsはまだ新しいツールですが、ONLYOFFICE Docsのプロフェッショナルな編集・書式設定ツールや、外部アドオンのコレクションを使ってテンプレートやフォームを作成することができます。
ONLYOFFICEでは、記入式フォームの作成にDOCXベース、2つの形式、ファイルとその内容で作業するためのDOCXF、最終版を共有し情報を記入し署名するためのOFORMを使用しています。フォームはPDFとしてエクスポートができ、Adobe AcrobatなどのPDFエディターやビューアーに対応しています。
コメント、レビュー、バージョン履歴、ファイル比較、内蔵チャットにより、リアルタイムモードと段落ロックモードでコラボレーションが可能です。認証された外部ユーザーと共有するために、編集、閲覧、レビュー、コメントといった多くの権限タイプが利用可能です。
ONLYOFFICE Docsは、Nextcloud、ownCloud、Jira、Confluence、Redmineなどのファイル共有サービスとの連携や、ONLYOFFICE Workspace内で利用することが可能です。エディターは、クラウド版とオンプレミス版、そしてデスクトップアプリで利用可能です。
ONLYOFFICE Docsは、コミュニティ版とパーソナルクラウド、そしてクラウド、オンプレミス、開発者向けのビジネスソリューションとして無償で利用できます。
ONLYOFFICEがどのように様々な作業を行うかを簡単に説明します。
ドキュメントの作成 ONLYOFFICEは主に、書式設定や編集ツール、学術機器、複雑なオブジェクト、フォームの記入欄の種類の広範囲を提供する、ドキュメントの処理とコラボレーションのためのスイートです。
デザイン デザインやマーケティングのテンプレートを作成したい場合、別のソリューションを探す必要はありません。内蔵のオートシェープエディター、テキスト書式設定、レイアウトツールに加え、外部プラグインを使用すれば、画像で作業したり、マインドマップや多用途のチャートを作成することができます（Drawioプラグインを使用）。ただし、グラフィックデザインや描画ツールが必要な場合は、専用ソフトを使用した方がよいかもしれません。
測量 OFORMsはデータ収集機能を備えておらず、現時点ではカスタムプラグインを作成しない限り、大規模な測量に使用することは困難です。
法律とセキュリティ OFORMsは内蔵の署名機能を使って電子署名を行うことができます。また、パスワードを使ったAES-256の暗号化で保護することも可能です。最もセキュリティに詳しいユーザーのために、ONLYOFFICE Workspaceは、究極のファイルシステム暗号化でPrivate Roomsを提供しています。
テンプレートライブラリ 増え続けるフォームライブラリから複数のテンプレートを探し、新しいタイプを提出または提案することができます。テンプレートは誰でも無料で利用でき、Webエディターから記入・ダウンロードしたり、ONLYOFFICE Docsで使用することができます。
Canva
Canvaは、専門的なデザインスキルや専用ソフトウェアの経験がなくても、SNS投稿、ニュースレター、カード、プレゼンテーション、その他の視覚的なコンテンツを作成する必要があるマーケティング担当者にとって、最高の場所としてその地位を確立しています。
Canvaはウェブとデスクトップで動作し、ユーザーとチームのために様々な機器と準備の整ったテンプレートを提供し、リアルタイムのコラボレーション機能、整理されたストレージと共有スペースを備えています。
Canvaでは、SNSコンテンツの扱いが特に精巧です。プロフェッショナルなデザインを簡単かつ直感的に作成できるほか、投稿の計画、スケジュール、公開をこのサービスから直接行うことができます。
無料プランでは、コンテンツの作成とエクスポートに必要なほぼすべての機能が利用できますが、追加の編集機能を使用したり、用意されたテンプレートやプレミアムストック動画・画像のライブラリにアクセスするには、Proバージョンが必要です。Enterpriseプランでは、より幅広いコラボレーションと管理ツール、チームとワークフローの編成機能、セキュリティ特典、無制限のストレージが利用できます。
Canvaでできること
ドキュメント作成 Canvaは、ライティングや定型文の作成よりもデザインのために構築されており、この分野では他の出場者と比較することはできません。
デザイン このサービスは、人気のあるデザインソフトウェアのチャートを支配しているところです。利用可能な視覚化ツールのライブラリ、画像や動画エディター、直感的で洗練されたグラフィック合成UI、複数のコンテンツフォーマットへのアクセスなど、ブランディングやマーケティングコンテンツの作成に最適です。
アンケート調査 フォーム、ページ、ドキュメントのレイアウトやデザインを作成することは間違いなくできますが、CanvaだけでインタラクティブなWebフィールドを作成することはできません。
法律とセキュリティ 代理店や企業向けに販売されているEnterpriseプランで、Canvaは安全な共有と保護のためのセキュリティツールを提供していますが、作成したファイル自体をセキュリティツールにするという意味合いではありません。
テンプレートライブラリ テンプレートとビジュアルエレメントのライブラリはProとEnterpriseのユーザーが利用でき、印象的なアイテムのセレクション（42万以上のテンプレート、7500万以上の画像とビデオ）が用意されています。
Google フォーム
Google フォームは最もよく使われているアンケートツールです。なぜなら、無料で、非常に直感的で、迅速な作成と共有から、即時かつ正確なアカウントへの直接送信まで、必要なことはすべてできるからです。しかし、この場合、Google Forms はウェブフォームビルダーであって、フォーム文書のエディターではないので、フォームとテンプレートは同じではありません。
基本的なアンケートロジックのパラメータを定義し、カスタム「Thank you」ページを追加し、基本的なフォーマットを適用することができますが、視覚的なカスタマイズはあまりできません。すべての機能を自由に使うことができるので、ユーザーのための完全で気遣いのある体験を慎重に作成し、リソースやソーシャルハンドルをリンクする次のステップに誘導することができます。
GoogleのFormsは共同編集機能を備えていますが、共同執筆は機能的に限られており、例えばアクセス権管理やバージョン履歴などが欠けています。
ウェブ開発者であれば、Rest API を使ってウェブサイトに Google フォームを組み込み、Google にリダイレクトせずにそこからデータを収集することができます。Googleはユーザーを支援するために多くのドキュメントを提供しています。
しかし、Google がシンプルで使い勝手が良いのと同様に、より専門的なツールが必要な場合は、アンケートの複雑さやカスタマイズをより綿密に行うことができる Survey Monkey をお勧めします。
Google Forms は誰でも無料で利用でき、無料アカウントのフォームの機能はビジネス用の Google Workspace と同じです。
Googleフォームをひとことで言うと、こうなります。
アンケート調査 アンケートやウェブフォームには間違いなく Google が最適です。フォームをすばやく作成し、ウェブサイトに埋め込み、アンケートを共有してコラボレーションし、結果を自分のアカウントに直接取り込み、無料で無制限に使用できます。
コンテンツ制作、デザイン、法的文書 この場合、Google Forms はウェブフォームビルダーであり、フォーム文書のエディターではないので、フォームとテンプレートや記入可能な文書とはイコールではありません。しかし、Zapierなどの外部ツールを使ってGoogleフォームをGoogleドキュメントと統合し、ファイル内で直接データ処理を設定することは可能です。
判断
Adobe：PDFの作成、共有、記入でできることでは負けず劣らず、さらにSignでWebフォームの作成と埋め込みができる。Acrobatでのコラボレーションは、レビュー機能に限定される。正式な文書や法的な文書に関しては、アドビのツールが間違いなく最良の選択肢です。しかし、その多くの利点は、かなり不親切な料金で提供されます。法的な取り決めには、Adobeのフォームが最適です。
OFORMs： ONLYOFFICE Docsの新機能で、プロフェッショナルドキュメントプロセッサとPDFと互換性のあるフォームクリエイターの機能を兼ね備えています。コラボレーションツールも充実しており、署名機能やファイル保護機能も備えているため、機密書類や法的書類も扱える。しかし、アンケートを作成するためのデータ収集の仕組みは備えていません。OFORMSは、普遍的な文書テンプレートを作成するのに最適なツールです。
Canva：マーケター、代理店、SNSマネージャー、ブロガーなど、コンテンツデザインのワークフローを持続させる必要のあるすべての人のタスクを支援する、個人、プロ、企業の両方のプランを持つクリエイター向けのソフトウェアです。ほとんどの書類作成やインタラクティブなウェブコンテンツを扱うには適していないが、ここではCanvaはデザインテンプレートに最適である。
Googleフォーム：一般的にフォームビルダーのカテゴリーに入り、文書やテンプレートの作成には使えません。Google フォームには、絶対的なシンプルさ、無料アクセス、他の Google アプリのエコシステムへのネイティブな統合、開発者向けの素晴らしい API の提供などがあり、データをすばやく収集するために必要なものがすべて揃っています。Google Formsはアンケートやデータ収集に最適です。