緊急時の業務体制構築

新型コロナウイルス感染のような新しい脅威に対し、法人運営のしくみをどのようにつくるか。実施した内容をまとめてみました。初回は、世の中に起きた経緯と、実施したものの一覧です。

作成したHP

「新型コロナウイルス拡大に伴う業務対策マニュアル」（2020.3.30）

経緯まとめ

◯東京都（首都圏自治体）
3.25　週末の外出自粛要請
3.30　夜間の外出自粛要請
4.10　休業要請

◯岐阜県
2.27　県下公立学校の臨時休校指示
3.27　外出自粛要請（知事メッセージ）
4.4　知事メッセージ「ストップ新型コロナ２週間作戦」
4.10　県独自の非常事態宣言
4.18　休業協力要請（GW期間の5/6まで）
4.24　５月末までの休校延長決定
5.4　休業協力、外出自粛要請の延長（5月末まで）
5.15　緊急事態宣言解除。「コロナ社会を生き抜く行動指針」の公示。

◯国の動き
2.27　学校の休校指示
4.7　緊急事態宣言発令（７都道府県／岐阜県を含まず）
4.16　緊急事態宣言を全国拡大。岐阜県を含む13都道府県を「特定警戒都道府県」として指定
5.4　緊急事態宣言の延長発表（5/31まで）
5.14　39県の緊急事態宣言を解除

当法人実施記録

（日付は2020年）
2.28（金）
・児童がいる職員への在宅勤務指示
ーーー
3.30（月）
・対策マニュアルおよび判断レベル（レベル１〜５）の作成（HP作成）
・9:10 代表打
・11:00 代表より全社員に説明
・webにステートメント掲載 

4.3（金）
・郡上市との業務協議　→　移住相談事業における対面による相談の自粛提案
・HPに「法人からのお知らせ」掲載機能追加の発注

4.4（土）
・webのステートメント更新
◯代表打ち合わせ
・テレワーク機材導入及びバックアップオフィスの検討、決済
・緊急時の「レベル６（法人整理）」のフロー検討

4.5（日）
◯法人理事へのメール連絡
・実施内容の説明
・緊急時の連絡先・相談役としての了承確認
◯法人社員へのメール連絡

4.6（月）
・テレワーク環境導入のための外部サポート依頼
・市の担当課、入居場所（産業プラザ）への法人体制についての案内配布

4.7（火）
・バックアップオフィス（２箇所）打診、契約交渉
・テレワーク機材発注指示

4.8（水）
・webのステートメント更新。国の緊急事態宣言を受け「レベル３」→「レベル４」に。

4.9（木）
・webに「法人からのお知らせ」設置完了。法人のステートメントを移植。

4.10（金）
・全職員のテレワーク移行完了

=====

4.25（土）
・webのステートメント更新（レベル４の延長）

5.15（金）
・webのステートメント更新。岐阜県の緊急事態宣言解除により「レベル４」→「レベル３」に変更。

＜参考＞テレワークで導入したもの

◯ハード

ノートパソコン　DELL（4/7web発注→）
モニタ　DELL（4/7 直販サイトweb発注→）
キーボード・マウス　ELECOM（4/7 Amazonで発注→）
ヘッドセット　APPLE　AirPod Pro（4/7 Appleストア（web）発注→）

◯ソフト

GoodLine（クラウドビジネスフォン）
4.6　web問い合わせ→メール返信／混み合っているので３〜４営業日かかるとのこと
4.7　見積受け取り
4.8　申込みに法人の登記謄本が必要とのことで庁舎へ→申し込みおよび郵送
4.10　回線開通通知（メール）
ーーーー
4.13　初期費用請求書受け取り
4.24　運用開始（職員スマホにアプリ導入／営業時間、応答等の設定）

THE WiFI（モバイル回線）
4.10　webおよび電話問い合わせ→つながらず
4.13　再度電話問い合わせ→つながらず
4.14　メール返信あり／社内契約確認／申込方法をメールで再確認→返信あり
4.15　申込書を印刷、「名刺」といっしょに郵送
4.21 　WiFi機器到着／銀行届け返送

スマレジ・タイムカード（オンラインタイムカード）
4.20　web申し込み→即日使用可（試用期間60日D
5.1　設定、運用開始
5.7　職員スマホ　アプリインストール