実は重要「会場選び」のポイント |イベントノウハウ

株式会社LabBaseで理系学生向けイベントの企画運営を担当しているななせです。
イベントの企画運営には様々な要素がありますが、「会場選び」はかなり大切な要素です。
これまで何度も失敗してきたので、自分の備忘録も兼ねてポイントを共有したいと思います。

1.  広さ

予定参加人数よりも多く動員可能な会場に。
会場代をケチって、人数ぱつぱつの会場を予約したくなりますが、かなり圧迫感があります。控え席や荷物置き、受付、導線などきちんと設計し、余裕ある広さの会場を選定しましょう。
すし詰めのLIVE会場ではないので...笑

2. 清潔感

当たり前ですがとても重要です。清潔感のない会場だと入った瞬間にげんなりしてしまいます。フロアの清潔感だけでなく、お手洗いの清潔感までチェック必至です。

3. アクセス

会場の最寄り駅、また、最寄り駅からのアクセスしやすさを確認しましょう。
遠方からの参加者が多く想定される場合は、主要駅や空港からの所要時間なども考慮しておくと親切です。

・最寄駅から徒歩何分か
・駅の何番出口が近いか
・行くまでの道のりで迷いそうなポイントはないか
・会場の入り口はわかりやすいか（入口前に案内係を配置しておくと◎）

など確認しておきましょう。

4. 細かいUX

細かいようですが、イベントで大事なのは気配り。

・ドアの位置や数（遅刻者やスタッフが出入りしやすいかなど）
・机の大きさや高さ・椅子の座り心地はどうか（長時間のイベントは特に大事）
・コンセントの位置や数
・お手洗いの場所は分かりやすいか
・WiFiも有無・強さ
・自販機の有無
・近くにコンビニなどはあるか

なども確認しておきます。

5. 備品

変換ケーブル・マイク・プロジェクターなど。
下見時点で使用予定のPCと接続を確認しておきましょう。
（Macの場合、備品が揃っていない場合が多いです）
4でコンセントの位置や数に関して書きましたが、延長コードの有無も確認し、必要に応じて持参しましょう。
また、当日トラブルなどがあった場合、イベントスペースのスタッフが常駐しているか、常駐していない場合は連絡手段も確認します。

6. 総括

会場選びは下見が大事！！大事なのでもう一度言います。
下見！！してから予約しましょう！！
（経験者は語る）