お困りごとの進捗管理…ちゃんとできていますか？

みなさんこんにちは！

突然ですが、不動産管理会社に寄せられる入居者からの様々な生活上のトラブル、いわゆるお困りごとの問い合わせに対する進捗の管理ってちゃんとできていますか？

日々、様々な問い合わせを受け付け、その内容を案件管理のシステムへ登録していくのはもちろんですが、私たちが真にやらないといけないのはそのお困りごとを解決することですよね！
その中での入居者様とのやりとり、協力業者とのやりとり、オーナー様とのやりとりなど、解決するべくとるべき行動は様々。

ですが、その進捗を担当者任せにしていてどこまで進んでいるかって意外と把握出来ていないこと多いのではないでしょうか？

また、それらの情報が正しく登録されていないことにより、担当者以外が問い合わせを受けても答えられない、担当者から折り返しさせますねってことも現実的にあったりしませんか？

そんな状態のままだと、お客様にとっては「対応が遅い」とか「担当者以外に聞ける人がいない」などの不満にもつながってしまいますし、管理会社側にとっても「無駄なやりとりが増える」「自分たちで受けている案件がどこまで進んでいるかわからない」なんてことになってしまいます。

そんな状態にならない為にも、

・案件の進捗に関わる内容は必ず入力する
・入力の際には自分以外のスタッフが見てもわかる内容にする

といった基本的なことを実施することはもちろん、

・担当者任せにせず、定期でチェックする
・担当ベースで困っている案件があればアドバイスを行う
・長期化している案件は担当者を変更させる
・担当者別、全体での発生件数に対する『完了率目標』を明確にする

など、マネジメントを正しく行うことが必要です。そして、対応進捗に関する履歴をきちんと入力しておくのには他にもメリットがあります。

【メリット】
・将来的にトラブルとなった際の「言った言わない」の回避
・今後同様のトラブルが起こった際の対応ノウハウになる
・対応の進捗でどこがネックになっているかが明確になる

細かく言えばもっとあるのですが、進捗管理をきちんと行うことにデメリットはありません。そして、ただ管理をすることを目的とするのではなく、冒頭に申し上げましたが、入居者のお困りごとを1日でも早く解決する為に行う行為である。ということを念頭に置くことで、それが管理品質の向上にもつながりますので、なぜこれをやらないといけないのか？を担当スタッフは理解をすることと、リーダーはそれを理解させるためのマネジメントが必要になります。

私たちは、こうしたお困りごとの案件管理システムを開発し、現在レスQセンターネットワークというサービスの中で、全国の不動産管理会社へご利用を頂いております。

このシステムは案件管理をメインとし、
・入居者とのチャット対応
・協力業者との連携機能
・お困りごと対応マニュアル機能
・レポーティング機能
・お困りごと集計機能　　　　
など、現場の皆様にとって案件進捗をスムーズに行えるよう、様々な機能を搭載したシステムとなっております。

せひ、冒頭に申し上げたような課題でお悩みの管理会社の皆様へ、お困りごと対応から管理品質をあげる業務支援サービス「レスQセンターネットワーク」で一緒に賃貸支援業を目指してみませんか？

また、現在弊社では、不動産仲介・管理会社様向けの期間限定セミナーを実施しています。参加無料ですので是非ご参加ください！

このセミナーでは、
生産性２倍の完全オンライン仲介を実現させ、今話題の「サテライトリーシングチームの」の立ち上げ方や、
新たな顧客層の取り込みを行い、売上３倍を実現させる「外国人入居支援」の取り組み、
さらには、管理の現場から「クレーム」という言葉をなくし、入居者満足度10倍を生み出す「レスQセンター」など、
そのノウハウとシステムを、限定公開します。

大好評のこのセミナーも、10月は残り15日・26日の開催となります。
画面上のQRコードもしくは下記のURLよりお申し込みください。
https://forms.gle/FuitvPtx17pNyqvX6

ぜひ、皆様にお会いできるのを楽しみにしています。

＜この取り組みについての詳細は下記までお願い致します＞
株式会社日本エイジェント FC事業本部
■電話：089-921-1514（担当：東川・橋本・横田）
■レスＱセンターネットワーク：
http://www.resqcenter.com/
■レスＱセンターネットワーク Facebook：
https://www.facebook.com/resqcenter.network/