LINEを使った入居時チェックで起こった事とは！？その１

みなさんこんにちは！

新しく部屋を契約し、入居者様が新生活を始めるタイミングで行う部屋の損傷状態を確認する作業、「入居時チェック」。今回、LINEを活用して実施することで起きたことについて、当社の事例をご紹介します。

入居時チェックは、全国の不動産管理会社が新しく入居する方へチェック表をお渡しし、その中にクロスの傷、フローリングの汚れなど、退去時の精算トラブルにならないよう、申告のあったものを相互に保管しておく書類として、義務ではないですが多くの会社が入居者にお渡ししている書類です。

ですが、多くはこれらのやりとりを「紙」で実施しています。中にはそのチェック用紙と一緒に状況の写真を送っていただいたり、または「確認しに来てください！」と言われ写真だけ撮りにいく。なんてことも経験あるのではないでしょうか？

こういった紙でのやりとりは昨今のデジタル化の中で遅れている業務と言わざるを得ませんし、管理会社側が煩雑な業務になってしまうこともあるのと、何より入居者様にとっても手間であり面倒だったりします。
そんな中で現在ではアプリでのチェック機能がついていたりと、どんどん気軽に実施できるようになっているのも事実です。

そんな中、当社ではLINEを活用した仕組みを開発し、入居者様とどんどんLINEで繋がり、入居時にチェックを実施してもらうことを去年の12月から実施しており、もうすぐ運用開始から１年が経とうとしています。その名も、RESQ PLUSシステムです。

今回は、実際に運用をしてきて成功事例となるもの「その１」です。

それは、

「入居時チェック業務のペーパーレス化」です。

従来の紙媒体でのチェックは、まず「書く」という作業に加え「郵送する」といった時間を有する行動が伴うのに加え、文字情報だけで損傷や不備内容を正しく伝えられない場合が発生します。
「居室のクロスが破れている」「廊下のフローリングに傷がある」
こういった情報を記入されても、「どこの？」「どのくらい？」といったように、場所や程度の把握が難しいのです。だからこそ入居者様も不安になり、「見に来てください」となってしまいますし、ここで情報の認知のずれがあると、退去時のトラブルにもなりかねません。

これをスマートフォンからLINEを通じて実施できるようにし、入居者様は部屋に入ってLINEを立ち上げ、各場所の状態をプルダウンで選択、必要な情報はテキスト入力をし、気になる箇所はそのまま写真を撮り添付して送信。送信された内容はデータ化され、システムにどんどん入ってきます。あとはその内容をチェックして対応するのですが、LINEで繋がっているのが前提なので、そのまま入居者への連絡をチャットすることが可能です。

こんな流れで完了しちゃいますので、あらかじめチェック表を印刷し、返信用封筒を用意したり、返信された用紙をみながら内容をどこかに転記したり、スキャンする必要は全くありません。

紙でのやりとりが「無くなった」のがお分かりいただけると思います。当社ではペーパーレスだけではなく、特に今年の繁忙期（3〜5月）の一番新入居が発生するこの時期に成果を特に感じることにつながりましたが、その内容はまた次回書かせて頂きたいと思います。

全国の不動産会社の皆様も、入居時チェックにかかわる紙での業務。。。
「大変だ！」とか「変えたい！」などと思われる方は是非、このサービスご検討してみてはいかがでしょうか？

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