賃貸住宅管理業法施行による”定期報告書“対策は出来ていますか？
みなさんこんにちは！
令和3年6月15日施行の賃貸住宅管理業法の中に「 賃貸住宅管理業者は、管理業務の実施状況その他の国土交通省令で定める事項について、国土交通省令で定めるところにより、定期的に、委託者に報告しなければならない。」とされる、委託者への定期報告について定められた条文があります。
これはオーナー様に対して定期報告書として最低年1回、
・報告の対象となる期間
・管理業務の実施状況（家賃等の金銭収受状況など）
・賃借人からの苦情発生状況及び対応状況
（対象期間に苦情発生が無かった場合でもその旨を報告）
の3つの報告が求められています。
この中で今回注目したいのは、
『賃借人からの苦情発生状況及び対応状況』です。
おそらくこれまでは「修繕にかかる報告書」は作業報告書として書面等を作成している管理会社様はほとんどだと思います。
一方、賃借人、いわゆる入居者様からの問い合わせ内容、問い合わせに対する対応状況や結果の報告はされていますでしょうか？
お客様からの問い合わせは何かしらのシステムへ対応案件として登録し、そこから進捗状況などを追記していきながら最終的に問題解決までの進捗管理を行うのが一般的な流れだと思いますが、
「費用発生していないものまで報告書として作成していない・・・」
「毎回、報告書つくるの面倒だな・・・」
「発生しなかった場合でも報告しないとなんて！」
と思われている管理会社様も多いのでは無いでしょうか？
私たちレスQセンターネットワークでは、全国各地に入居者対応専門チームのレスQ隊を構築し、入居者の安心で快適な生活を支援する為、人助けの考え方で日々業務を行なっています。
そんなレスQ隊には、入居者様から寄せられるお困りごとを迅速に解決に導く業務支援システムとして構築された、『CLUB RESQ システム』を全国の不動産管理会社様へレスQ隊の構築と同時もしくはシステム単体でのご提供をさせていただいております。主な機能はこちらです。
・お困りごと案件管理機能
・対応マニュアル閲覧、作成機能
・協力業者様連携機能
・業務使用書式ダウンロード機能
・レスQ隊コミュニティ機能
・集計機能
・オーナー向けレポーティング機能
・各種マニュアル
ここに書いてある通り、日々のお困りごとで登録された案件内容や実施内容をオーナー様向けに報告書として作成できる機能があります。
また、皆様の作成業務の負担にならないように構築しており、
「報告内容チェック」→「報告対象者チェック」→「作成ボタン」
の３STEPで「誰でも簡単に」制作することが可能です。
私たちはこの機能を活用して、対応に対する費用発生有無関係無く、入居者様から寄せられた全ての内容を報告書にし、毎月オーナー様向けに作成しています。もちろん、このシステムでは対象期間で発生しなかった物件に対しても報告書を作成することが可能です。
また、このシステム独自の考え方で、『ただ報告のための報告書を制作する』のでは無く、どうせならオーナー様に「この報告書、他とちょっと違う！」や「こんなことまで管理会社がしてくれてるんだ！」と思って頂ける様な仕掛けなどもレポートの中に構築していたりしています。
今回の賃貸住宅管理業法の施行によりオーナー様への報告をしていく対策を取らなければならないのはもちろんですが、せっかくならその中で管理会社としての品質を感じて頂けたり差別化・アピールにつながるような動きを取っていきたいものですね！
今回ここではレポートの内容などをお見せできず残念なのですが、少しでも気になられた不動産管理会社様は下記のご案内をご確認の上、お気軽にお問い合わせくださいませ！
＜この取り組みについての詳細は下記までお願い致します＞
株式会社日本エイジェント FC事業本部
■電話：089-921-1514（担当：橋本・東川）
■レスＱセンターネットワーク：
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