誰かに何かを頼む時はできるだけ詳細に。できれば背景まで伝えるとグッド。

誰かに何かをお願いするときは、

・どう使用するのか（HOW）

・なぜそれをしてほしいのか（WHY）

を最初に伝えるといいかもよ、というか僕がそうしてほしいという話です。

「デザインはこれで大丈夫です。あとこれ、A2ポスターに印刷したいのでそのデータもお願いします」

朝一で見たメール。ああ、やってしまったと思った。

なぜ僕は最初に確認をしておかなかったんだろう。

この業務はシリーズでもう何回もやっていることだ。てっきりいつものようにA4サイズで社内プリンターにて印刷で完了と思い込んでいた。

僕はできるだけデータ容量を適切にしたいのでリンク画像は最適なサイズで抑えている。社内プリンターの場合は画質はそこそこでいい。軽いJPGでOKだ。

そのまま拡大するだけでしょう？と思うかもしれない。

そうは問屋がおろさないのだ。それをA2サイズにするのならば、元画像を引っ張り出してまた補正とサイズ調整をして、イラレで取ったマスクもずれるから再び微調整が必要になる。

大きいデータを縮小するのは簡単だが、小さいデータを大きくするのはちょっと手間がかかるのだ。（DTPの知識ある人なら分かってくれると思いたい）

連休明けの初日からこの作業をした。

何が言いたいかっていうと、A2のポスターも必要であるならば、相手の方は最初に言っておいてくれたら、また、こちらもポスターはいらないんですか？と聞いておいたら、無駄な手間は省けたということだ。

頼む時点で用途を伝えよう

「あの画像がほしいから送ってください」

社内で頻繁にあるやりとりだ。

僕はその画像を送る。だが、ここでもう一回メールのやりとりを挟まないといけない。

「その画像の用途はなんでしょう？印刷用ですか？パワポ用ですか？資料として見たいだけですか？」

なぜこのやりとりが発生するかというと、用途によって送る画像に手を加える必要があるからだ。基本的に普通の人は画像加工するすべを持っていない。

印刷用ならば大きな容量の画像のまま。パワポ用や、ただ見たいだけならばかなり軽いJPGに変換して送る。社内メールのキャパはかなり小さい。不必要にでかい画像を送るとすぐに容量の上限がきてしまう。

「いや、実は先方がパンフに載せてくれるらしくて。なので、それ用としてなんです」

それ最初に聞きたかった。ならば印刷用として大きいままで送る。

きちんと要件定義のようなことまでしてほしいというわけではない。日々の些細な業務でそんなのは余計に手間だろう。

ただ、頼む側の場合はもう一歩相手のことを踏まえて最初に言っておいてくれると余計な手間が省けるということだ。

「この資料をエクセルで表にまとめてグラフにしておいて」

と言われて作業したとする。苦労した末にやっと出来上がった。早速確認してもらおう。

「ありがとう。これ○○の資料に使うんだ」

「えっ？○○だったらすでにあるこっちのデータの方がいいですよね？」

「あれ？そんなのあったの。そっちの方がぴったりだね。それを使おう」

作業が全くの無駄になってしまった。

最初の依頼の時点で「○○の資料のために、この資料をエクセルで表にまとめてグラフにしてほしい」と伝えて入れば、

「ああ、○○でしたら新たに作るより、こっちのデータが使えますよ」

とスムーズにことが運ぶ。

新人さんや引き継ぎで業務を教える時もそうだ。

この作業は何のためにやるのか。

その説明を省く人は案外多い（すくなくとも僕の経験では）

作業の目的、背景を知ればもっと効率のいいやり方を相手はみつけるかもしれないし、理解も深まる。

作業の目的を知らずに行っている仕事も多いのではないか。

仕事においてだけなく、家庭などでも同じだと思う。

「ちょっとついでにホームセンターに寄って両面テープ買ってきて」

買って帰ってくる。

「はい。買ってきたよ。何に使うの」

「ここの取手が折れたからくっつけようかと思って」

「えっ？それだったら家に接着剤あるのに」

例えが下手で申し訳ない。取っ手を両面テープでくっつけようとするなと言いたい。

ただまあ、こういうことはよく起こりうると思う。

なので、僕が誰かにお願いするときは、

・どう使用するのか（HOW）

・なぜそれをしてほしいのか（WHY）

は最低限、伝えるように気をつけている。

おそらく5W1Hまで伝えられると完璧だと思うが、実際日々の業務でそこまでやると時間がかかりかえって効率が悪くなるだろう。

だがせめてHOWとWHYを伝えておくと何かとスムーズだと思う。

これは僕が若い時に散々二度手間を味わった経験から気をつけてること。

今日、久しぶりに味わってしまったので、忘れないように書いておこうと思った次第だ。