【あなたに合った方法はどれ？】おすすめタスク/スケジュール管理術まとめ
みなさん、こんにちは！カッパッパです。
みなさんは普段のスケジュールやタスクをどのように管理されていますか？
仕事、プライベート問わず、次々に降って湧いてくるタスク。頭の中を整理しないと、漏れやスケジュール遅れに。手帳やノートといったアナログ派、Googleカレンダーや各種webサービスのデジタル派、巷には様々なタスク/スケジュール管理術があふれています。
近未来予想図の中でもタスク管理に困っている方が…
変化の激しい情報社会。個人として毎日の時間を有効に使うためのタスク/スケジュール管理術。今回の記事では、近未来予想図の中で挙げられた「実際にかなり使えるタスク/スケジュール管理術」を紹介します。
スケジュールとタスクを一元管理したい
今回の発端は子育て＋正社員で働く非常に忙しいのんみさんの発信から
日々のタスク、未来のタスク、スケジュール管理がだいぶ煩雑になってきたので、どうにか会社の仕事も個人の仕事も何らかのツールにまとめて一元管理できないものかと模索しています。
会社ではGoogle（ドライブだけ）、サイボウズ（To DOとスケジュール管理、Kintone）チャットワーク（コミュニケーションだけ）を使っていますが、ほとんど活用できていないです。個人の仕事は完全にアナログ、エクセル管理です。
・・・みなさん、仕事の管理はどのようにされていますか？
のんみさん、会社員としても非常に忙しそうなのですが、お子さんもおられ、日々のタスクはかなりの量になっていそう。管理するのアナログやデジタルに分散しがちでどう管理するのがベストなのかなかなか難しい…
管理するならやはり専業アプリ「Todoist」
こちらにまずお答えしたのはラオフーさん。
僕はTodoistを使ってます。
Notionなど、いろいろ浮気しましたが、最近は，ここに落ち着いています。
https://note.com/nihaolaohu/n/n93f67043de5e
Notionもタスク管理はできますが，専業アプリにはかなわないと思います。
Notionは業務委託している人とファイルの受け渡しを含む仕事依頼の際に使ってます。
Todo専業アプリ「Todoist」。こちらラオフーさんのnoteに詳細が書かれているのですが、やはり専業ということもあってかなり使いやすい、かつネット連携が便利。リマインダーなどで、時間や場所も指定して管理できて、ここまで落とし込めるとすごいなぁ(こんな風に管理したい)
カンバン管理で見やすい！「Trello」
次に回答いただいたのはミーアキャットさん。
Todoist と似たようなものですが、「Trello」を使ってます。
タスク管理としては有用ですが、スケジュール管理の面では物足りないかもしれません。
こちらにはオーナーのケビンさんもコメント。
Trelloは、カンバン管理(チケットのステータス管理)にいいですよねー。
最初見ると、おっええやんけっと思うんですが 、カンバン管理がハマる状況・業務というのが
思ったほど多くないのかなーという印象でした。
かんばんで管理されていて、一目で見てわかるのがとても良いTrello。「Todoist」と比べると汎用性には欠けるものの、人によって、また仕事の中身によって、使い方が合えばめちゃくちゃ役に立ちそう。
複合型での管理もあり
次は働いてはいないものの、スケジュール・タスク管理が大好きというかおらべさん
普段はTodoist（タスク管理）＋TimeTree（スケジュール管理）＋habitify（ハビットトラッカー）＋手帳（日々のタスク管理）でやってます。
結構たくさん使ってるなぁ。
これら全部を一元管理できるのはプロジェクト管理ツールかなと思いました。
以前仕事ではRedmineをよく使っていたので、個人でも使ってたことがあります。
Redmineベースのホスティングサービス Planio（無料プランあり）
https://plan.io/ja/
あとは無料プランはないみたいですが、Backlogも使ってました。
https://backlog.com/ja/
一元管理ではなく、複数をまたぐのもありですよね。それぞれのサービスの良いところを活かす。ただ管理の幅が広がるので、いかに連携、分け切るかがポイントで十分活かせている方はすごいなぁと思う次第…
最近はやりのNotion
ShinさんからはNotionのおすすめが。
最近はやってるのはNotionで、情報管理・タスク管理(カンバン・WBS・TODOなど複数ビューに対応)が一度に出来るのは便利ですね。タスク管理は多少オビに短しタスキ長し感は少しありますが、wiki的な情報整理・共有と一緒に全部やれるのは、それなりに便利で使ってます。簡易データベースとして情報管理したりも一応できて万能気味なツールです。
タスク/スケジュール管理も含めたなんでもできるNotion。日本語化もされてかなり使いやすくなっているのですが、万能すぎるがゆえに上手く使いこなせるかは個人次第。
タスク/スケジュール管理を超えた外部DBとしても活用が可能です。
スケジュール管理能力がない！なら人に頼ろう！！
ここでもう一人のオーナー、のらえもんさんが登場
ワシにタスク管理能力がない…とケビンさんに相談したところ、
Todoistを使って逐一タスク管理されるようになりました。
本日やることが可視化されて、効率的になったもののめちゃくちゃ馬車馬状態になってよりつらくなりました。TodoistはGoogleカレンダーと同期できるのでいいですね。
タスク管理、他人に一度整理してもらうとものすごく見える化されて、一気に進むという。秘書の役割で、ケビンさんそのあたりすごく上手い。カッパッパのタスク整理してほしい。
ただ、タスクが明確化されるとやるべきことも明確になって、集中できる分ぼんやり時間がなくなり、忙しさも上がっていく罠。
何よりも継続が大事
最後にケビンさんがタスク管理の基本についてまとめてくれました。
Google Calender
＋
ToDois
＋
長期的に取り組みたいメモ
を組み合わせるのをオススメしています。
カレンダーは自分以外のものも含めてレイヤー表示できるものがよくて
私はスマホアプリはRefillsという有料のアプリを使ってます。
長期的に取り組みたいメモも、とりあえずToDoistに入れてもいいんですけど、まだツリー構造にもできないモヤっとした状態のものもあるので、自由度の高いメモに別出ししたい感はあります。
ただ、大事なのはツールというよりも定期的にメンテすることなので
・カレンダーは毎日見る
・タスクなどは週1-2回ぐらい棚卸しする
・長期的なメモも隔週〜月1ぐらいは棚卸しする
というのを、繰り返しスケジュール or 繰り返しタスクに最初に入れてしまうというのが肝心です。
以前、こちらで書いたんですけど
目標もToDoも、見なくなってしまう、メンテしなくなってしまうというのが大敵なので
そんなに気張らずに、緩く長く続けていくことが1番大事なのかなーと思うとります
https://game-of-life.net/private-mbo/
そして実践へ
最終的にのんみさんが選んだのは…
本日、Todoistを使い始めました！タスクが整理出来て可視化されてすっきりした反面、このタスク沼に延々と支配され続けていくんだなー、こなしてもこなしてもまた追加される予感。
どんなタスク/スケジュール管理術が良いかは人次第。
ちなみに私は意気込んでいろいろ初めてみたもの、管理そのものに工数がかかってしまい、やめてしまうことが多々…
みなさんも今回の記事を参考にタスク/スケジュール管理、見直してみませんか。自分の生産性が一気に上がる！！かもしれません。
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この記事を書いている人:カッパッパ
子育てと自動車の関連の仕事に手いっぱい、30歳中盤のカッパ。Twitterやnoteで自動車に関わる情報を発信。Monoistで「いまさら聞けない自動車業界用語」連載中。ニュースレター「モビイマ！」は購読者800人超え。ダイエットが一向に進まないのが最近の悩み。
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