【SMFes向け】イベント参加費を前払いでいただく理由

2022年10月27日 15:40

SMFesを企画・運営するなかのと申します。

イベント直前ですが、今日はタイトルの通り「イベント参加費を前払いでいただく理由」をお話しします。

参加を検討されている方から、しばしばこのようなお声を頂きます。

ご質問を要約すると
・なんでSMFesは前払いしかないの？
・主催者が前払いでいろいろお金使ってるとしても、前払いしかないのはイベント初参加の人間にとってすごく不安
・事前精算しないと申し込みキャンセルされるのは納得がいかない
・他のSM系イベントでは当日払いできることも多いので、それを踏まえて当日払いも対応してほしい
と受け取りました。この4つについて、順に回答・コメントします。

なんでSMFesは前払いしかないの？

大前提として「当日払いだと来場者数や売上予測が見通せない」のが最大の理由です。当日払いにすると、参加者がイベント当日の朝にこんな感情を持ってしまうともうほぼ来ません。

後述しますが、当イベントは100名以上の方がご参加いただける大規模なイベントですので、開催までに数十万円をかけて準備しているため、当日来てもらえなくなると売上にならない当日払いは運営する側のリスクが大きすぎて開催が現実的でなくなるわけです。逆に、事前払いだと・・・

事前に登録いただいた方の参加率が上がります。

つまり一言で言えば「運営側の都合」で終わってしまいますが、主に4つの理由でこうしています。

①当日の参加人数を前もって予測するため
当イベントは年間２～３回しか開催しない「不定期開催の大型イベント」ですので、ある程度の予測を立てて会場選定や備品、スタッフの準備を行います。参加者数や売上の見込みが立たないと、イベントにかけられる金額の見通しが立てられません。

②SMFesの開催には、お金と手間がかなりかかるから
前回までは千葉県柏市のラブホテル「ホテルX」、今回からは新宿にある「例のプール」をまるごと借りて開催します。会場利用料だけで約20万円をかけています。また、イベントを開催するための備品代や当日お手伝いいただくスタッフさんの交通費等を合わせると1回SMFesを開催するために30万円以上の経費がかかります。当日まで売上の見通しが全く立たない「当日払い制」や、天気やドタキャンの影響が大きい「事前登録＋当日払い制」では、イベントを主催する私のリスクが大きくなりすぎて、率直に言ってイベントが開催できません。

③出展いただく方のため
当イベントに出展いただく方には、原則としてイベント側から謝礼や交通費等のお支払いはしておりません。参加者の方に体験を提供いただいたり、物販いただく対価として参加者全員に配布する金券や現金で売上を作っていただき、交通費等に当てていただいております。
参加者が少ないイベントでは、出展者の方にも赤字を被っていただくことになり、今後ご参加いただくことやイベントの開催そのものが難しくなってしまいます。

④防犯とスタッフの手間の観点から
最大で数百人が参加できる大型イベントですので、当日払いを設けると数十人の方が当日払いで来場されることが予想されますが、そうすると受付に多額の現金が集まることになり防犯上よくありません。またスタッフもオペレーションが複雑になり、受付の際にお待ちいただく時間が長くなってしまいます。

主催者が前払いでいろいろお金使ってるとしても、イベント初参加の人間としてはすごく不安

お気持ちは理解できますが、世間一般的な音楽フェスやコンサートも初開催があったわけで、初開催の音楽フェスやコンサートもおそらく大多数が前売り券を発売していると思います。イベント主催者から申し上げられることがあるとすれば「不安なら参加を見送っていただくしかない」という一言に尽きます。
当イベントは過去4回で数百名の方にご参加いただき、その全員に事前登録と前払いをお願いして開催しております。それでも不安だと言われると、その不安を解消するすべがありません。

事前精算しないと申し込みキャンセルされるのは納得がいかない

前述した世間一般的な音楽フェスやコンサートなども基本的には「前売り券を買ってもらって、席に余裕があれば当日券を販売する」スタイルですが、当イベントも基本的には同じ考え方です。前売り券にお申し込みいただいても、期限までにお支払いされなかった方が当日ご参加頂けないのと同様に、当イベントも事前にお申し込みの上、お支払いいただいた方のみご参加いただける制度にしております。

他のSM系イベントでは当日払いできることも多いので、それを踏まえて当日払いも対応してほしい

これは「SMFesがそういうイベントだとご理解いただく」しかないと思います。もしSMFesが当日までにほとんど手間もお金もかからず、主催者以外に出展者もいないイベントなら当日払いを前提にした運営も考えますが、当イベントでは金銭的にも関わっている人の数的にも難しいです。

以上、回答になります。
私はイベントを企画・運営する立場ですのでどうしてもそのような視点で考えてしまいます。しかし、SMFesを運営するためには必要な考えだとも思っております。

なお、今回の回答は全ての方にご理解いただけるものと思っておりません。いろんな考え方や思いがあって当然と理解しておりますので、批判やご指摘はお受けしますが、個別の回答はいたしかねます。

以上、長文になりましたが読んでいただきありがとうございました。

SMFes　企画・運営
なかの

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