ミーティング

今までの経験を振り返ろう。第２７話。

急に忙しくなったお盆前。今週はまだまだタスクがこなせてないなぁと感じる8月。

今までいろいろなミーティングのやり方をしてきたけれど、一番効率のいいミーティングってどんなものだったかを振り返る。

web制作会社というところに初めて勤めたとき、あまりにミーティングをしなくて、それが問題になった。ミーティングをしようとなったときに、ミーティングが多すぎて、今度は作業の時間がなくなって問題になった。ミーティングをすることでなにも解決されなかった。

充実したミーティングをするためにはどういう方法がいちばんよかったか。そしてなぜ、ミーティングをするのか。

ミーティングをするときに、用意するもの。それは「アジェンダ」。
きちんとした内容を話し合うためには、どのようなものを話して、その結果なにをすべきかを明確にすることだと思う。そのために「アジェンダ」が必要だと思う。

あとは必ずメモをとる人。当たり前だけど。
今までは、新人が議事録担当することがあたりまえで、進行は当番制ということが多かった。そしてだいたいそのメモをメールで流す。今は、googleドライブにアーカイブしたりすることも多くなった。

一番重要なのは、誰とどのタイミングでミーティングをするか。確かに全員が集まってすれば認識はすべてとれるが、そのミーティングをする内容がすべての人に当てはまるというとまた別問題。

例えばディレクターのみのミーティング、デザイナーだけのミーティング、全体でのミーティング、プロジェクトがはじまるときのミーティング。プロジェクトが終わったときのミーティング。いろいろあるけれど、やはりこれだけあるとかなりの時間を要する。

いちばんいいなと思うのは上から下に落としていくこと。

ディレクターのミーティングでデザイナーのリーダー、システムのリーダーのみ参加。全体のプロジェクトを把握し、各職種のリーダーがこれとこれの案件があるから誰になにをアサインするかを次の各職種のミーティングで決める。

ディレクターのミーティングで議事録を流したときにどの案件が未アサインかは必ず書いておき、そのメールに決まったアサインの人を書き込む。これでみんなが把握でき、その後のプロジェクトのミーティングは各ディレクターまかせ。

っていうのが私の中でいちばんよかったかなと思う。正直ディレクター間は必ずしも同じ案件をすることはほぼないので、横で共有するのはそのなにをやって誰をアサインしているか、進捗がずれているものだけミーティングであげる。というのがいちばんいい方法だと思いますがねぇ。。。

毎朝アサインミーティングしたりするのは緊急時だけであり、あとはツール、例えばスプレッドシートやbacklogでまかなえるかと思う。

あとは必ずメールや議事録を見返すこと。これをしないと根本的にミーティングの意味がない気がする。

どうやったらメールとか見てくれるんでしょうねぇ。というのはいつまでたっても解決できないな〜