【ChatGPT-4×業務時短】AIで簡単にプロジェクト管理テンプレートを制作してみた

こんにちは。
カンガルーさんです。

今回はChatGPT（本noteでは主にChatGPT-4を使用します）のビジネス使用を考えて、日々のビジネスで使用可能なプロジェクト管理テンプレートを制作してみました。
これは私の体験談ですが、プロジェクト管理は比較的属人的なスキルであり、どうしても経験に頼る部分が多くあります。そのため、必要な情報をまとめられるテンプレートがあれば、若手社員でも項目を埋めることでプロジェクトの管理がしやすくなるのでは？と思い、ChatGPTで制作することにしてみました。

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プロジェクト管理テンプレート制作

早速本題に入ります。
まずChatGPTには下記の内容を入力しました。
文章がやや不自然なのは、直前まで「ChatGPTをビジネス活用する方法とは？」という会話を行っていたチャットから引用しているためです。

「製品開発のアイデア出し: チームが新しい製品やサービスのアイデアを考える際に、ChatGPTに特定のトピックやパラメーターを与えてアイデアを提案させることができます。」ということを前提に、ChatGPTに必要な情報を入力させるためのテンプレートを制作いただけますでしょうか。
下記の形式を参考にしてください。
＃開発タイトル
＃課題内容
＃目的
＃目標
＃ターゲット
＃・・・

ChatGPT入力文

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出力されたプロジェクト管理テンプレートは下記です。
プロジェクト管理のために必要な大まかな項目が出力されたほか、入力例までつけていただいております。

＃開発タイトル
（例: 次世代スマートフォン開発）

＃課題内容
（例: 現行のスマートフォンのバッテリー寿命が短い）

＃目的
（例: ユーザーにより長時間の使用体験を提供する新しいスマートフォンの開発）

＃目標
（例: バッテリー寿命を現行モデルの1.5倍に延長する）

＃ターゲット
（例: 若者、ビジネスパーソン、長時間旅行する人々）

＃市場分析
（例: 主要な競合他社、市場のトレンド、ターゲット層のニーズ）

＃技術的要件
（例: 必要な技術、特許、規制対応）

＃予算
（例: 開発予算、マーケティング予算、製造コスト）

＃タイムライン
（例: 製品開発の各フェーズのスケジュール）

＃リスクと対策
（例: リスク要因とそれを克服するための計画）

＃その他の考慮事項
（例: 環境への影響、社会的責任、ブランドイメージなど）

この内容をもとに、架空のプロジェクトを制作しました。
※内容はすべてChatGPTで制作しています。

＃開発タイトル
自動運転エレクトリックバスの都市導入プロジェクト

＃課題内容
都市部の交通渋滞と公共交通の効率の低下、排ガスによる環境問題

＃目的
渋滞の緩和と公共交通の効率化、環境負荷の低減を目指す自動運転エレクトリックバスの開発と導入

＃目標
・エミッション削減のため、ディーゼルバスからの移行率を3年以内に40%に
・自動運転技術による交通渋滞の緩和
・運行コストの削減

＃ターゲット
都市住民、通勤者、観光客、環境に配慮した持続可能な交通システムを求める政府機関

＃市場分析
主要な競合他社、既存の公共交通インフラ、市場の成長トレンド、持続可能な交通に対する社会的要求

＃技術的要件
・先端の自動運転技術
・エネルギー効率の高いバッテリーシステム
・交通法規と安全基準への適合

＃予算
・開発予算: $200 million
・マーケティング予算: $30 million
・製造コスト: $150 million

＃タイムライン
・開発フェーズ: 1年半
・試験運用: 6ヶ月
・本格導入: 1年

＃リスクと対策
・技術的な困難: 専門家チームの確保
・規制の変更: 逐次的な政府との連携
・市場の反応: よく構築されたマーケティング戦略

＃その他の考慮事項
・環境への配慮: エミッション削減とエコフレンドリーな設計
・社会的責任: アクセシビリティの向上、雇用の創出
・ブランドイメージ: 革新的で持続可能なブランド像の構築

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ChatGPTに評価させる

ここまで、プロジェクト管理テンプレートをさくっと制作してみました。
せっかくなので、この管理内容をChatGPTに評価してもらいます。ChatGPTに聞いてみたところ、評価軸は下記の3点があるそうです。

1. プロのプロジェクトマネージャー視点
考え方: この視点はプロジェクトの実行と効率の向上に焦点を当てます。

プロンプト:
「あなたは経験豊富なプロジェクトマネージャーです。以下のプロジェクト管理テンプレートをご確認いただき、実用性や効率的なプロジェクト管理にどれだけ役立つか、改善点や足りない部分について詳しく教えてください。

2. クライアント視点
考え方: クライアントの視点から、プロジェクトの透明性や理解しやすさに焦点を当てます。

プロンプト:
あなたはこのプロジェクトの重要なクライアントです。以下のプロジェクト管理テンプレートをご確認いただき、クライアントとしての透明性、理解しやすさ、信頼性について評価と改善点を教えてください。

3. チームメンバー視点
考え方: プロジェクト内の一員として、コラボレーションや作業の進行に対する視点で評価します。

プロンプト:
あなたはこのプロジェクトのチームメンバーです。以下のプロジェクト管理テンプレートを確認し、チーム内のコミュニケーションや作業進行に対する助けになるか、また改善点や追加すべき項目について教えてください。

ChatGPT回答

今回は1. プロのプロジェクトマネージャー視点で評価してもらいました。
出力された結果は下記です。

このプロジェクト管理テンプレートは、自動運転エレクトリックバスの都市導入プロジェクトについて非常に包括的な概要を提供しております。全体的に、プロジェクトの目的、目標、対象者、技術要件、予算、タイムラインなど、重要な要素が整理されています。

しかし、以下のような改善点や足りない部分についても考慮するとよいでしょう。

ステークホルダーとのコミュニケーション
ステークホルダーとのコミュニケーション戦略が明確に記載されていないため、これを追加することが有用です。プロジェクトの成功には、関係者との適切なコミュニケーションが不可欠です。

詳細なプロジェクトスコープ
プロジェクトスコープの節約をするために、具体的な成果物や範囲、除外される事項など、さらに詳細な情報を提供するとよいでしょう。

クオリティ管理
プロジェクトの品質を確保するための方法が明示されていないので、クオリティ管理のプロセスとメトリックを追加するとよいでしょう。

リスク管理の詳細化
リスクと対策の部分は非常に重要ですが、現在のテンプレートでは若干一般的です。各リスクに対する具体的な対策、リスクの優先度、責任者、予備計画などを明確にするとより実用的になります。

人的リソースとチーム構造
プロジェクトチームの役割と責任、必要なスキルセット、リーダーシップ構造など、人的リソースに関する情報が欠けています。これを明確にすることで、プロジェクトの進行がスムーズになります。

進捗報告とモニタリング
プロジェクトの進捗をどのように監視し、報告するかについてのセクションも考慮するとよいでしょう。定期的な進捗報告はプロジェクトの透明性を高め、問題が発生した際の早期発見に役立ちます。

以上の点を考慮に入れることで、このプロジェクト管理テンプレートはより具体的で実用的になり、プロジェクトの効率的な管理に大いに貢献するでしょう。

ChatGPT回答

完成版テンプレート

以上、最初のテンプレートでは不足情報があることを把握できました。このあとChatGPTに情報を追加したバージョンを制作いただき、テンプレートは完成となります。

＃開発タイトル
（例: 次世代スマートフォン開発）

＃課題内容
（例: 現行のスマートフォンのバッテリー寿命が短い）

＃目的
（例: ユーザーにより長時間の使用体験を提供する新しいスマートフォンの開発）

＃目標
（例: バッテリー寿命を現行モデルの1.5倍に延長する）

＃ターゲット
（例: 若者、ビジネスパーソン、長時間旅行する人々）

＃市場分析
（例: 主要な競合他社、市場のトレンド、ターゲット層のニーズ）

＃技術的要件
（例: 必要な技術、特許、規制対応）

＃予算
（例: 開発予算: $100 million、マーケティング予算: $20 million、製造コスト: $150 million）

＃タイムライン
（例: 製品開発の各フェーズのスケジュール）

＃リスクと対策
（例: リスク要因とそれを克服するための計画）

＃ステークホルダーとのコミュニケーション
（例: 定期的なミーティング、進捗報告、フィードバックの取り込み）

＃プロジェクトスコープ
（例: 製品の主要機能、範囲、除外事項）

＃クオリティ管理
（例: 品質目標、検証プロセス、承認基準）

＃人的リソースとチーム構造
（例: チームメンバーの役割、責任、必要なスキル）

＃その他の考慮事項
（例: 環境への影響、社会的責任、ブランドイメージなど）

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おまけ：テンプレートサンプル

今回はプロジェクト管理用のテンプレートを制作しましたが、ほかのテンプレートも自由に制作できるため、そのサンプルをいくつかご紹介いたします。

営業向けヒアリングテンプレート

＃クライアント名
（例: タナカ株式会社）

＃担当者名
（例: 田中一郎様）

＃打ち合わせ日時
（例: 2023年8月10日 14:00）

＃クライアントの事業内容
（例: 食品製造・販売）

＃課題・ニーズ
（例: 新製品の販売戦略におけるマーケティングサポート）

＃クライアントの目的
（例: 新製品の市場浸透率を向上させる）

＃ターゲット市場
（例: 若者、健康志向者）

＃予算
（例: マーケティング予算500万円）

＃希望するサービス・製品
（例: ソーシャルメディア広告、インフルエンサーとのコラボレーション）

＃重視するポイント
（例: ROI、ブランドイメージ、タイムライン）

＃既存の課題や障壁
（例: 競合他社との差別化、規制など）

＃その他の質問・考慮事項
（例: クライアントの期待するコミュニケーション方法、納期、特別な要望など）

予算管理テンプレート

＃プロジェクト名
（例: 次世代スマートフォン開発プロジェクト）

＃プロジェクト開始日
（例: 2023年1月1日）

＃プロジェクト終了日
（例: 2023年12月31日）

＃全体予算
（例: 10億円）

＃フェーズ別予算
- 計画フェーズ: （例: 1億円）
- 開発フェーズ: （例: 5億円）
- テストフェーズ: （例: 2億円）
- 展開フェーズ: （例: 2億円）

＃部門別予算
- 設計部門: （例: 2億円）
- 開発部門: （例: 3億円）
- マーケティング部門: （例: 1億円）
- その他: （例: 管理費用など、1億円）

＃リスク予備費
（例: 未予測のリスク対応のため、5千万円）

＃月別支出予測
- 1月: （例: 5千万円）
- 2月: （例: 6千万円）
- ...
- 12月: （例: 4千万円）

＃予算変更履歴
（例: 変更日、変更内容、承認者）

＃予算消費状況（定期更新）
- 実際の支出: （例: 月別、フェーズ別）
- 予算対実績差異: （例: オーバー/アンダー）

＃その他の注意点
（例: 各部門との連携、予算変更の承認プロセスなど）

スケジュール管理テンプレート

＃プロジェクト名
（例: 次世代スマートフォン開発プロジェクト）

＃全体タイムライン
- 開始日: （例: 2023年1月1日）
- 終了日: （例: 2023年12月31日）

＃フェーズ別スケジュール
- 計画フェーズ: （例: 2023年1月1日 - 2023年2月28日）
- 開発フェーズ: （例: 2023年3月1日 - 2023年8月31日）
- ...

＃マイルストーン
- 仕様書完成: （例: 2023年2月15日）
- プロトタイプ完成: （例: 2023年6月30日）
- ...

＃タスク管理
- タスク名: （例: UIデザイン）
- 担当者: （例: 山田太郎）
- 期限: （例: 2023年4月15日）
- 状況: （例: 進行中、完了など）

＃依存関係
（例: テストフェーズが開発フェーズの完了に依存）

＃スケジュール変更履歴
（例: 変更日、変更内容、理由、承認者）

＃その他の注意点
（例: 期限内完了のインセンティブ、遅延ペナルティなど）

人員管理テンプレート

＃プロジェクト名
（例: 次世代スマートフォン開発プロジェクト）

＃全体人員計画
- 総人数: （例: 50名）
- フルタイム: （例: 40名）
- パートタイム: （例: 10名）

＃役割別人員配置
- プロジェクトマネージャー: （例: 1名）
- 開発者: （例: 30名）
- デザイナー: （例: 5名）
- ...

＃専門スキル要件
- Java開発: （例: 10名）
- マーケティング戦略: （例: 2名）
- ...

＃人員変動履歴
- 追加: （例: 開発者追加、5名、理由）
- 減少: （例: デザイナー減少、2名、理由）

＃トレーニング・教育計画
（例: 新技術研修、リーダーシップトレーニングなど）

＃その他の注意点
（例: リソースの共有、外部委託、人材確保の戦略など）

プロンプト開発やアイディア創造の参考になれば幸いです。

2023.8.7
カンガルーさん

［トップイメージは筆者がにじじゃーにーで出力したAIアートです］