【脳活】＜９マスノートの使い方＞打ち合わせメモ

　スマホ、タブレット、ノートパソコンが身近になり、打ち合わせのスタイルも変わりました。打ち合わせの席に着くと先ずカバンの中からパソコンやタブレットを出し、机の上に広げ、画面を見ながらキーボードをパチパチと叩きながら打ち合わせをすることが多くなりました。

　せっかく会って打ち合わせをしているにもかかわらず、お互いが自分のパソコンの画面を見ながら打ち合わせをしています。果たしてこれがコミュニケーションでしょうか。わざわざ出向く意味がなく、リモートワークと変わりありません。

　だから、打ち合わせのときは画面でなく、相手のリアクションを確かめ合いたいと私は思います。ですから、打ち合わせのときカバンから取り出すのは、パソコンやタブレットでなく、ノートをおすすめします。打ち合わせの内容は、ノートにペンでメモをする昔ながらのやり方です。

　ここで新しい提案として、９マスノートとペンの組み合わせをおすすめします。ペンは、役所や銀行の窓口にあるようなものでなく、なるべくしっかりしたペンがよろしいでしょう。そして、仕事を進めていく上で、とても重要で貴重な時間を共有する打ち合わせ相手との真剣なコミュニケーション。ペンもノートもしっかりした道具を使っていると、相手に好印象を与えるでしょう。自分自身の仕事に取り組む姿勢が表現されます。

　ノートとペンがいい理由は印象だけではありません。９マスノートを使えば、打ち合わせのときにヒラメキ脳の右脳が働き、いいアイデアや、新しい気づきをキャッチすることができるし、なによりも直感が冴えます。他の誰とも違うあなたの考えや思いを表現することができます。

使い方は簡単です。

１．
ノートは見開きで使います。１つの打ち合わせに１つの見開きです。
打ち合わせの内容にもよると思いますが、１打ち合わせ１見開きがおすすめです。
見開きで書ききれない打ち合わせの場合でも、字を小さくして書き込んでください（手書きのいいところです）。

２．
９マスノートの真ん中のマスに、打ち合わせの日付・時間、場所、そして、座った席を書きます。私のやり方は、打ち合わせのときのテーブルが四角だったら四角形を書いて、実際に座っている順番に打ち合わせに参加している人の名前を書きます。丸テーブルだったら丸を書きます。

３．
真ん中のマスにはもう一つ、打ち合わせのテーマを書きます。

４．
打ち合わせが始まります。
打ち合わせの中で気になるフレーズがあったら、真ん中下のマスの中に書きます。１つのマスに１つのキーフレーズがおすすめです。

・気になるフレーズでなくても、解らないことや、後で質問することでもＯＫです。

・打ち合わせ中に、話がそれて雑談になることもあるでしょう。雑談の中にも気になるフレーズがあったらノートの空いている余白に書き留めておくと後で役に立つことがあるかもしれません。

５．
２つ目の気になるフレーズがあったら、マスを１つ空けて、真ん中左のマスの中に書きます。

マスを１つ空ける理由は、打ち合わせのときに、相手も見ながらノートにある９マス全体もチラチラと見ます。すると、ヒラメキや直感が起こりノートに書いたキーフレーズに関連したアイデアや気づきが頭の中に降りてきます。それを空いているマスに書いていきます。

アイデアや気づいたことを打ち合わせの中で話せば、打ち合わせはどんどん活性化して実りの多い打ち合わせになること間違いありません。

６．
テーブルでの打ち合わせが終わってからも気は抜けません。
打ち合わせが終わって身支度をしているとき、椅子から席を立ってドアを開けて出るときに何気なく交わす言葉にも重要なキーフレーズがある場合があります。忘れないようにノートにメモで残しておきましょう。

７．
打ち合わせが終わって、ノートを見て振り返りをします。
ノートが文字でぎっしり埋まっている打ち合わせもあれば、真ん中と１マスしか埋まっていない打ち合わせもあります。これは文字が少ない打ち合わせは実りが少ないというわけはありません。その打ち合わせはそういう打ち合わせだったという事実がノートにしっかり残っていることで大切な記録です。

見開きで書いた打ち合わせのメモをジーッと見ます。打ち合わせのときのシーンが頭の中で再現され、打ち合わせのテーマやポイントが一目で全体を見ることができます。そして、キーフレーズが書き込まれたマスの関連性がわかります。見開きのページに書かれた打ち合わせメモを見ていると、テーマを実現するために必要な協力会社さんや手配するモノやコトなどが次々と頭の中に浮かんできます。浮かんできたらノートのページの空いているところに書き加えます。

打ち合わせの内容を報告書などに清書するときや、次の提案をするとき９マスノートに書いた打ち合わせメモを見ます。打ち合わせのときよりも、新たな気づきや発見が書き加えられ、打ち合わせメモは、テーマの実現に向かって、あなたにしか出来ないアイデアと提案が書き加えられどんどんバージョンアップしています。

９マスノートで書いた打ち合わせメモは再現性も高いのです。これが10年前、20年前のメモでも「あーあのとき」のようにあのときの打ち合わせが昨日のことのように再現します。

９マスノートは箇条書きのメモと違い、自分のアイデアも情報として残すことのできる究極のツールなのです。