トヨタの会議は30分

毎日投稿9日目

こんばんは。
今日は暑すぎて同じ飲み物を間違えて3本買っちゃったミズです。
#どんなミスやねん

さて今日は、最近読んだ本の中から、山本大平さん著書の「トヨタの会議は３０分」について話したいと思います。

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GAFAMやBATHにも負けない
最速・骨太の
ビジネスコミュニケーション術
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私自身、会議の在り方や、コミュニケーションにまつわる本を読みたいと思っていたので、ちょうど良いの見つけたなぁと思いました。

題名にあるようなGAFAMやBATHのコミュニケーション速度に追い付くにはどうすればいいのか？という問題提起から始まり、

日本の企業の大半が、会議や打ち合わせなどでのコミュニケーションがなっていないことが指摘されています。
#上司の雑談やたばこ休憩なんかね

一方GAFAMやBATHの会議では．．．

・参加者それぞれが次に何をするか、いつまでにそれを行うかを明確にして会議を終えている。

・忖度なしではっきりと意見を言う

・普段の人間関係を持ち込まない

上記のことが現場でしっかり実践されているため、急速な成長に繋がっている。

しかし、日本にもそれに引けを取らない企業がある。
それが「トヨタ自動車」

日本が世界に誇る企業である「トヨタ」において、会議や打ち合わせにかかる時間は３０分。

とにかく無駄を省き、”効率化”や”スリム化”を図り、徹底的に利益や生産性を追求しようというもの。

そんなトヨタの強さ
「仕事の生産性を上げるのに必要凪が即なコミュニケーション能力」について迫る著書。

今日はとりあえず前編と称し、その中から
「時短に役立つ仕事術」について話したいと思います。
#ここからが本編だよ
#前置き長い

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時短に役立つ仕事術
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①30分会議で2か月分の時間を捻出

まず、トヨタの会議や打ち合わせにかかる時間は３０分と話しましたが、基本的に他の企業における会議や打ち合わせの時間は１時間ほどで、1日に２～３回やることもあるそう。
#そんなあるんや
#ちなみに私の会社は週１回で２時間
#ぶっちゃけこれも長く感じる

会議などの時間を1時間から30分に変えるだけで年間の約６分の１の労働時間を別の仕事に充てられるといいます。
#つまりは2か月分
#バカにできない数値ですね

実際、コンサルト業をされている著者の山本さんが参加した日本の会議の大半が無駄な時間の多い会議であるとのこと。

そうならないために以下の点に注意する。

・余計な世間話をしない
#わかるわ

・前もって会議で何を話すかのアジェンダを周知する
#そうっすよね

・各参加者が事前に共有された議題に沿って必要な資料や情報を持ってくる
#意欲的に参加できる

・次の会議に何を打ち合わせるかを決めて終わらせる
#予習できるし
#アイデアを生む時間を作れる

②ホワイトボードの記入内容をそのまま議事録にする

いちいちまとめて清書したり、会議の話を耳半分で聴き、議事録を取ることに夢中になってしまうのは無駄だと、著者は指摘しています。

今はホワイトボードの記入内容をそのままデータ化し、用紙にプリントしたり、送ったりもできるとのこと。

なので、議論を通じながらホワイトボードにしっかりとまとめることが大事。
そのために書く構成や要素もあらかじめ決めておくといい。

例えば．．．
ある議題があるとき、本当の原因である”真因”を探り、それに対する”暫定対策”と”恒久対策”を検討したうえで、実行するものを決め、PDCAを高速で回す。
#ホワイトボードのまとめ方は写真参照

これはホワイトボードに限った話ではなく、なにかの問題に対してのアプローチ方法にも使えるなぁと思った。
#個人的感想

③いきなり議題に入っていいかを最初の5秒で判断する

最後に、実際会議に入るときに心掛ける点を紹介します。

前述したとおり、会議を迅速かつ効率化するために、事前に資料や情報が配られるため、会議はいきなり本題についての議論が始まります。

しかし、参加者全員のコンディションが良いとは限りません。
多忙であったり、休みボケしていたりして、前の会議で何を話したのか曖昧な人がいるかもしれません。

なので、いきなり本題に入る前に、参加者の様子や表情、全体の雰囲気を５秒見回し、議論に入っても大丈夫そうか確認することが必要。
場合によっては、「みなさん、この前までの流れを憶えていますか？」と声を掛けたり、前回までの”おさらい”をして、参加者全員のマインドをそろえることも大事だと言います。
#時間にして１分だそうです
#めちゃくちゃスマート
#すごい大事な作業

今日は以上です。
#ふぅ疲れたぜ

私の仕事上、あまり会議が多いわけでもないのですが、前々からもっと効率化できるなぁとか、あと参加者の意識を上げるためにも時短にして（スマート化）、もっと意欲的に、自らの意志で参加してる感が必要だなぁと思っていたので、そこら辺のむずむずしてた違和感がすっきりした感じがしました。

まあ今はZOOMも普通に使うようになって、また新しい会議のカタチや在り方が生み出されそうな気もしますね。

でもまずは今回学んだことを自分自身がまず意識すること。

そしてより良い会議のために、議題者やアジェンダ発表者の方にもこうした得た知識をアプローチしていけたらいいなぁと思います。

というわけで今日はこのへんで。
それじゃまたね。