スケジュールの立て方と管理のコツ

2019年9月7日 13:04

「作業スケジュール管理のコツを知りたい」

という方の為の記事です。

スケジュールを立てることは仕事の基本の一つですが、具体的なスケジュールの立て方については研修や職場の教育で教えてもらえない場合も多いと思います。
スケジュール管理を疎かにしていると締め切りに間に合わなかったり、急なトラブルに対応できなかったりします。必ず計画を立てることが大切です。

本記事では、スケジュールを立てるコツを紹介しています。

本記事を読んで実践して行けば計画的な作業ができると共に急なトラブルにも対応できるようになります。

スケジュールを立てる手順

スケジュールを立てる手順は以下の3つです。

・作業を洗い出してTodoリストを作成する
・リストアップした作業をいつやるかを明確にする
・スケジュールツールに転記する

作業を洗い出してTodoリストを作成する
現在自分が抱えている全ての作業を書き出してTodoリストを作成します。

Todoリストの作成手順は以下の通りです。

手順1.これからやる作業を全て書き出す
手順2.作業を整理する
手順3.必要な作業を洗い出す
手順4.作業を細分化する
手順5.書き出した内容をリストに転記する

リストアップした作業をいつやるかを明確にする
Todoリストにリストアップした作業をいつやるかを明確にします。
「○日の14:00〜15:00にやる」など具体的な時間帯を設定しましょう。

スケジュールツールに転記する
Todoリストのままだと作業の全体像は見えますが、スケジュールの全体像は見えにくいです。
時間帯を決めたらスケジュール帳やスケジュールアプリに転記しましょう。

今回はスケジュールを作る時の以下の３つのコツについて説明します。

・「隙間時間を作る」
・「追加作業が発生したらすぐにTodoリストに追加する」
・「起きたトラブルは必ずメモする」

隙間時間を作る
ギチギチに予定を詰めずに何も作業がない時間「隙間時間」を作っておきましょう。

よほど慣れた作業や簡単な作業でなければ追加作業やトラブルは付き物です。
また、急な割り込み作業が発生することもあります。

追加作業やトラブルが起こることを前提にスケジュールを立てることが大切です。

追加作業が発生したらすぐにTodoリストに追加する
追加作業やトラブルが起きたらすぐにTodoリストに作業を追加して対応予定を立てましょう。

予定を立てる時間も惜しいくらいの緊急時では別ですが、作っている

起きたトラブルは必ずメモする
トラブルが起きたら必ず詳細や対応した内容をメモしておきましょう。
作業の改善や次に同じようなトラブルがおきた時の対応に役立ちます。

Todoリストを作成したり、スケジュール帳に転記したりはなかなか面倒です。
手書きだと二重管理になり、転記漏れも起きやすいです。

アプリやツールを活用して作成作業を効率化しましょう。

オススメツール
◆Todoist
Todoリスト作成に特化したタスク管理ツールです。
作業の洗い出しやTodoリストの作成に活用できます。

◆Googleカレンダー
Googleが提供している。カレンダーツールです。Googleアカウントがあれば無料で使うことができます。
スケジュールツールとして活用できます。

◆TodoistとGoogleカレンダーの連携
この２つは別のツールである為そのまま使うと二重管理となりますが、TodoistとGoogleカレンダーを連携することでタスクを同期することができます。
連携すれば二重管理を軽減できるので是非活用しましょう！

スケジュールは仕事の基本の一つですが、うまくできていないという人も多いと思います。

スケジュールを立てる時あ、以下の３つの手順で行いましょう。
・作業を洗い出してTodoリストを作成する
・リストアップした作業をいつやるかを明確にする
・スケジュールツールに転記する

また、今回紹介した以下の３つのコツを意識すればスケジュールを進めたトラブルにも対応しやすくなります。

・「隙間時間を作る」
・「追加作業が発生したらすぐにTodoリストに追加する」
・「起きたトラブルは必ずメモする」

スケジュールは立てて終わりではありません。
新たな作業やトラブルが起きたらすぐにスケジュール全体を見直して必要であれば既存のスケジュールの変更も視野に入れましょう。

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