期限ギリギリ作業の3つの問題点〜仕事は前倒ししよう〜

いつも期限ギリギリで仕事をしていませんか？
忙しい時に限って仕事を頼まれたり問題が起きたりするものです。

割り込みの作業は常に発生します。
いつもギリギリの作業をしているといざという時に対処できなくなってしまうため、仕事は前倒しできるように進めることが大切です。

期限ギリギリ作業の3つの問題点

期限ギリギリで作業をする問題点としては以下の3つがあります。
・時間が経つと記憶が薄れる
・急ぎの仕事が入る可能性がある
・期限ギリギリだとミスも多くなる

時間が経つと記憶が薄れる
人の記憶は時間が経つと薄れていきます。
記憶のあるうちに仕事をやっておかないと仕事の内容を思い出すことから始めなければなりません。

急ぎの仕事が入る可能性がある
割り込みの作業は常に入る可能性があるので、割り込みが入ることを前提の作業が必要です。

期限ギリギリになってから割り込み作業が入ってしまうと予定が大幅に狂ってしまいます。

期限ギリギリだとミスも多くなる
期限ギリギリになると時間がなくなるため、急いで作業を行う必要があります。
急いでやる作業はミスも多くなりますし、ミスがあっても時間がないため直すこともできません。

前倒しするためにスケジュール作成手順

仕事のゴールを明確にしてスケジュールを立てましょう。
出来るだけ作業を細分化することが大切です。

仕事のゴールを明確にしよう
仕事をする上でどこがゴールかを決めておくことは大切です。

まずは作業全体のゴールを明確にしましょう。
「何をすればこの作業は完了するのか？」ということを明確にしていきます。

また、作業に移る前に

「各作業のゴールはどこか？」
「今日1日のゴールはどこか？」
といった作業の区切りごとのゴールも明確にしておきましょう。

作業は出来るだけ細分化しよう
スケジュールを立てる時に「企画書を作成する」や「〇〇の資料を作成する」だけだと作業をする段になって手が止まりやすいです。
まずは作業ができる単位に分解しましょう。

「企画書を作成する」という作業であれば資料に着手する前に

・アイデアを考える
・打ち合わせを開いて意見を集める
・市場調査する

などの準備作業が必要です。
また、書くという作業においても

・導入を書く
・企画の詳細を書く
・説明をわかりやすくする為の図を入れる

などの作業に分けることができます。
できるだけ作業を単純化することで手が止まることが少なくなり、スムーズに作業が可能です。

関連記事＞＞作業を細分化するメリット〜複雑な作業は細分化しよう〜

作業単位で締め切りを決めよう
締め切りを設けることでこの時間までに終わらせなければならないという気持ちが強くなり集中力がアップします。
時間内に終わらせるためには工夫しなければならないので。

作業一つ一つに終わりの時間を設けることでメリハリもつきます。

隙間時間を作ろう
予定をギチギチに詰め込んでしまうと割り込み作業が入った時に予定を大幅に修正が必要がです。
予め隙間時間を作っていればその時間を使って作業をすることもできますし、予定の変更が必要となった場合でも最小限の移動ですみます。

割り込み作業は多かれ少なかれ必ず発生します。
隙間時間を作って割り込み作業にも対応できるようにしましょう。

関連記事＞＞隙間時間の作り方〜やりたいことをやる時間を捻出しよう〜

優先度を決めて当たろう

急いでやってくれと言われた時に「すぐやります」と返事することはいいように思えます。
しかし、緊急性の低い仕事であれば必ずしもすぐにやらなければならない訳ではありません。

重要度と緊急度から優先度を決めて、優先度が低いものであれば「○時までにやります」、「○日までにやります」と回答しましょう。
いつまでにできるかという点をつけて回答することは大切です。

まとめ

かつてはどれだけ時間をかけても質の高い仕事を目指すことがよしとされていました。
長時間働くことも高く評価され、定時で帰りずらい空気すらありました。

しかし、最近は逆に短時間で高い成果をあげることが求められています。
その為には作業を前倒しで終わるようにスケジュールを組み、作業の改善も行なっていきましょう。

スケジュールの立て方と管理のコツ

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