ソーシングプロセスにおけるRFI、RFP、RFQの違いの理解
Cre: ToolsonCloud Blog
ソーシングは、プロキュアメントにおける重要なタスクであり、能力です。それは、調達という職業の核心であり、組織の支出を方向付ける上で多大な影響力を持っています。しかし、ソーシングを取り巻く語彙や用語、特に略語の使用は、利害関係者やサプライヤーがこのプロセスを完全に理解することを難しくしています。また、調達部門内でも、重要な用語の正しい適用を巡って健全な議論が行われています。
RFI - 自分に問題があることは分かっているが、誰がそれを解決できるかは分からない。
RFP - 誰が私の問題を解決してくれるかは知っているが、どのように解決してくれるかは明確ではない。
RFQ - 誰が私の問題を解決できるのか、そして私がどのように解決してほしいのかが分かっている。
Archlet Sourcing Appのリリースに伴い、様々な用語とその違いについて説明したいと思います。そうすることで、関係者全員がプロセスの各ステップを明確に理解し、なぜそれが重要なのか、そしてそれぞれのステップで何が期待されているのかを理解することができます。
ソーシングプロセスの明確なステージ
ソーシングとは、構造化された入札プロセスにおいて、サプライヤーの特定、評価、および評価に必要な活動を指します。ソーシングプロセスは、4つの異なるステップに分けられます：
RFI - 情報提供の依頼
RFP - 提案依頼書
RFQ - 見積もり依頼
ネゴシエーション
ステップ1：情報提供要請（RFI）
情報提供依頼は、しばしば（戦略的）ソーシング・イベントの最初のステップとなります。調達部門がRFIを使用するのは、問題を認識しているが、それを解決するために市場に誰がいるのかわからない場合である。その目的は、潜在的なサプライヤーとその能力について、市場をスクリーニングすることである。RFIは主にスクリーニングのための質問で構成され、ソーシング・マネージャーは、どのサプライヤーが自分たちの求める商品やサービスを提供しているか、どのサプライヤーが組織の要求を満たしているかを評価することができます。
ステップ2：提案依頼書（RFP)
提案依頼書では、調達部門は、特定された供給源に働きかけ、説明された問題や課題に対する組織のニーズや要件をどのように満たすことができるかについてのアイデアを得ます。RFPは、問題に対する解決策が未確定である場合に使用されます。これにより、組織は、課題を解決する方法について異なる視点を収集することができます。
ステップ3：見積もり依頼（RFQ）
見積依頼とは、サプライヤーから法的拘束力のある商業的オファーを収集するプロセスのことである。ソーシングプロセスのこの段階では、必要な商品またはサービスが、供給条件を含めて明確に指定されます。
ステップ4：交渉
交渉は、ソーシング・プロセスの最終段階です。交渉には様々な形があります。直接会って行うもの、電話で行うもの、オークションのような電子ツールで行うものなどがある。交渉は、商業的なオファーだけでなく、プロジェクトにまつわる条件もカバーします。合意に至れば、ソーシング・プロセスは終了し、プロジェクトは契約、実施、納品のフェーズに移行する。
終わりに
要約すると、RFI、RFP、RFQはソーシングプロセスにおいて異なる目的を持つ文書であり、RFIは情報収集、RFPは提案の収集、RFQは価格情報の収集に使用されます。適切に使用することで、業者とのコミュニケーションや価格交渉の段階での誤解を避け、効率的なソーシングプロセスを実現することができます。
▼「RFP」についてもっと知りたい方はこちらの記事もご参照ください。
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