お仕事で心がけていたことの話

こんにちは。

今回はおうち秘書サロン内のミッションである、
「縁の下の力持ちエピソード」について記事にしたいと思います。

子どもが生まれて育児日記をつけるようになったことや、オンライン秘書を目指してツイッターやnoteで発信をするようになったことで、
文章を書くのがすこーし好きになってきました。
へへへ

この調子で
ぐいぐい文章力をアップさせるぞ…！

これまでの歩み

言われたことは真面目にやるし、
地道にコツコツやるのも苦ではなかったということもあり、子どもの時に流行ったプロフィール手帳的なものには「しっかり者」とよく書かれていました。

何を根拠にそう言われていたのかよく分からないけれど、子どもなりに私のことをよく見てくれていたのかなーと思います。
グッジョブ当時の友達！

でもリーダーとか委員長とかそういうのは絶対やるの嫌で、じゃんけんで負けて班長にさせられて泣いたくらい。

そのくらい、リーダーシップという言葉とは程遠い子どもでした。

もともと縁の下の力持ち気質はあったのかなー？と思います。


その後、大学時代のアルバイトでは受付事務を経験、所属していたサークルでは庶務的な役割を担ったりと、自然と「縁の下の力持ち」的なお仕事をずーっと行ってたんですよね。

で、就活どうしよう？ってなったときに、
やっぱり一般職の事務の仕事しか考えられなくて、
業界というよりは一般職という職種に軸を絞って就活をしていました。
（これまでの事務経験ごときでは全く歯が立たないことを突き付けられることとなる…）

最終的に商社での一般職で内定を頂き、退職までの約４年間働かせて頂きました。


その中で私なりに気を付けていたことを３つ
ご紹介したいと思います。

社会人として当たり前でしょ？と言われてしまってはそれまでですが、
お付き合いいただけると幸いです。

私なりの心がけ

①確認事項はなるべく端的に

私の所属していた部署の営業陣は日々出張や外出で忙しく、社内でデスクワークができる時間が限られていました。

あくまでも私は営業アシスタントという立場なので、書類の不明点の確認や最終チェック等は営業陣にお願いをするしかありません。

新入社員の頃は、確認事項があればすぐ聞くというやり方をとっていました。
（仕方のないことだと思いますし、新入社員にもそう指導していました。）

ですが年次が上がるににつれ、
営業陣が円滑に仕事を進められるようにするには、
社内の確認事項なんぞに時間を使わせてはいけない！と思うようになり、
やり取りの時短化を目指すようになりました。


実際行ったことの例がこちら
・不明点をまとめておく（複雑であればA4ペラにまとめたり）

・選択肢を選んでもらう必要があるなら、どちらがどういう結果になりそうか想定し提示する

・同様のパターンが以前にあった場合、以前の履歴の書類コピー等を用意しておく


このような確認する為の準備をしっかり行うようにしました。
確認作業に頭を使わないで済むために準備する、といったイメージですかね。
もちろん、書類をミス無く作成するというのが大前提です。

私の仕事はひと手間増えたものの
合間のちょこちょこした確認作業がなくなったので、結果的に仕事が早く回り、流れがよりクリアになった気がします。

②補足情報をつける

先ほどの内容と若干かぶりますが…
営業陣への電話やメールの一次対応をした際、
内容や要件に応じて、この書類があると役に立つだろうなー。という所を見通し
伝言メモに関連書類のコピー等をつけておくようにしました。

そうすることで、営業さんはメモを見た瞬間すぐ折り返せるし、忙しければそのまま外にも持っていける！

とくにこれをやって感謝された記憶はないけれど
きっと役に立っていたと信じたいですね。


③書類の発送一つにも丁寧さを怠らない

毎月、請求書等の書類送付とかって、
つい流れ作業になりがちではありませんか？
メールだと尚更そうかもしれませんね。

うちは商社だったので、
契約書関連は売主と買主を間違えると大変です。
そのミスだけは絶対にダメだ！！と新入社員の頃からよく言われていましたし、特に気を付けていました。

幸いそのようなミスはありませんでしたが、
毎日のこととなると見逃してしまいがちなのが、
相手方のお名前の漢字や役職名。

日々送られてくる書類には意外と漢字ミスが多いんですよね。
わざわざ訂正しませんが、結構適当に送ってくるんだな～と思った覚えがあります。

もしそれが何億もの契約の契約書だったら？
漢字ひとつのミスで一気に信用を失ってしまうかもしれません。

毎日一生懸命頑張っている営業陣の努力が、
知らず知らずのうちに無駄になってしまうと思うと恐ろしいですよね。


新規のお客さんはもちろん、
毎月お取引のある会社は私が窓口となることが多かったからこそ、そういったところは本当に大事だと思っていました。
はしごだか（髙）とか特に必ず確認してます。

今後の意気込み

この記事を書きながら気づいたのは人の目には触れにくいところこそ意識することが大切ということ。

忙しいとつい忘れがちになっちゃいますが、
このような小さな心遣いが、所属する部署やメンバーの喜びにつながるのではないでしょうか。

偉そうに書きましたが、完璧に実践できていた自信はありません…
あくまでも意識したよ、ということなので、
今後オンライン秘書としてお仕事をもらえるようになれば、この記事を書いたことを思い出して精進したいと思います。

今回の「縁の下の力持ちエピソード」というテーマ、仕事をしていた頃を思い出す良いきっかけになりました。

入会の感想はまた今度ゆっくり書きますねー。

ではまた。