System Design and Management/仕組みづくり

I have enrolled to graduate school, a faculty of system design and management. It was 2nd year of the establishment of the faculty and they were trying things out.

A "system" which this faculty focuses on is not only scientific system like IT (Information and Technology) system or other mechanical system but also social system, transportation system, financial system, etc. 

Some students are from undergraduate, and some are from company. They have different roles such as CxO, teacher, plant engineer, programmer, project manager, network engineer, researcher, sales manager, pilot, etc. and different size of company like startups, SMEs, MNCs, etc.

It was very chaos.

There were 2 interesting classes in that circumstances. 1st was product/service development with design thinking, and 2nd was project management.

1st one took whole year from finding needs to pre-launch product/service. Every month, professors from MIT and Stanford Uni. came to teach us how to use design thinking methodology to develop.

We have done interview housewife, business man, etc. at local supermarket and developed health management app using iPhone which user could check the nutrient, and have an advise and recommended recipe from expert by taking photo of the diet. It was 10 years ago.

It is still technically difficult to analyze the ingredient of the diet by taking a photo, but I believe it is interesting project and proposal.

More than anything, it was truly great experience for me to learn whole process of product/service development from scratch.

2nd interesting class was project management.

We had about 20 students taking this class worked together to develop radio control car for a client. This class was rather focus on system engineering than design thinking, meaning more focusing on how to specify the requirements, make architecture/design traceable, validate and verify developed product/service.

I was one of 2 project managers in this project.

Team members were very new to the project, haven't worked together before. We split members into 3 teams and develop each functions simultaneously. However, it didn't work well than expected. As they are new to the project base work, they concentrated on own work and had less communication with other teams.

We, project managers, did very simple solution. We visualized each team members' status on a white board in front of class room.

Then, everything went smoothly. 

I have learnt to make a system to promote a project in this class was what I felt it was necessary in the lab in undergraduate school. 

　システムデザイン

　　仕組みづくりを学ぶために、システムエンジニアリングの研究科に転科した。
　　私が入学したときは設立2年目で、手探り状態（そうでなくても常にやることを変えている研究科）だった。（この研究科がいま何をやっているかはHPを確認頂きたい。）
　　システムエンジニアリングといっても理工学やITといったものに限定されず、社会システムや交通システム、金融システムなどなんでも取り扱っていた。
　　学部卒の学生もいれば、社会人学生もいる。
　　バックグラウンドも異なればやりたいことも異なる。
　　正直カオス。

　　そんな研究科で面白かった講義が、2つある。

１つ目は、実際にプロジェクトを回してみようというもの。
　　1年間かけて、ニーズ調査から実装まで行う。1か月に1度米国MITやスタンフォード大学のデザインスクールから教授がデザイン思考の考え方やツールなどを講義しに来日する。
　　私が所属していたチームでは、健康管理アプリを開発した。まずチームメンバーの課題意識を出し合い、食に興味を持っているメンバーが多かったことから、食をテーマに学校近くのスーパーで買い物をしている人に体当たりで気になっていることなどをヒヤリングした。また、一方でインターネットを駆使して世界的な食についての課題を調査する。

最初のプレゼンでは「食べられる容器」の開発を発表した。

その後、紆余曲折して、結果的にはより身近に普段の食事をインスタに上げるように写真を撮るだけで、栄養素の分析、提携している栄養管理士によるアドバイス、摂取した方が良い栄養素を使ったレシピなどを提案してくれる携帯アプリのプロトタイプを開発した。10年も前のことである。

現在でも困難だが、写真を撮っただけで栄養素など分析できるわけもなく、技術的な課題は残っていたが、非常に面白い取り組みであり、提案だったと思う。

何より、チームでアイデアを出すところから具体的な形にするところまでの一連の流れを体験できたことが大きい。

面白かったもう一つの講義は、プロジェクトマネジメントである。
これはもう少し規模が大きく受講している生徒20名で１チーム。
テーマはラジコンカーの開発である。
こちらにも顧客（教授）がいて、要求のヒヤリングを重ねて、プロダクトを開発する。
こちらは、デザイン思考よりもシステムや製品開発プロセスおよびそのマネジメントに近い。つまり、アイデアを膨らませて、製品に落とし込んでいくのではなく、チームビルディングした後、顧客へ要求のヒヤリングを行い、その結果から要件の抽出、機能への落とし込み、実装して、設計通り実現されているかテスト、要求が満たされているか検証といった工程を辿る。

私はもう一人の受講者とプロジェクトマネージャーとして全体統括することを学んだ。

この時、時間上の都合から、開発チームを設計、実装、テストの3つに分けて、機能ごとに五月雨式に進めることをした。しかし、想像していたようにスムーズには進まなかった。理由は簡単で各チームが、チーム内作業没頭してしまい、チーム間の連携がスムーズではなかったのだ。

各チームがいま何の作業をしていて、どういう状況にあるのか、これだけを定期的に聞きに行き、他のチームと共有するというプロセスを導入した。それだけで、待ち状態になる人も、出来上がったモノを次のチームに次々渡すこともなくなり、ずっとスムーズに回るようになったのだ。

この時の「プロジェクトを推進するための仕組みづくり」という点は、学部の時に必要と感じていた仕組みに近かった。