無人島(っぽい所)で野外レイヴをやった話 #VillageRave
0. はじまり
正宗です。
みなさんは「野外でDJやりて〜」って思ったことありませんか？ありますよね？
とはいえDJ駆け出しの自分が、デカい音を出せるような会場でDJ出来るデカいイベントに呼ばれる訳もなく(オファーお待ちしております)……そうなると環境を自分で作っちゃうのが早いなって事になります。
ですが、他の利用者が居るようなキャンプ場はデカい音が出せないし、海や浜辺に機材を持ち込むのはリスクが高そう……となった時におぼろげに浮かんできたんです。
無人島という文字列が
1. 企画
方向性が決まったので、あとは実現するためにやりたい事をリストアップして実現可能性を考えてみましょう。
ざっと思いついたやりたい事はこのあたりになります。
・野外でデカい音を出せる環境でDJをしたい
・酒も無限に飲みたい
・宿泊は施設じゃなくてキャンプがしたい(※が、キャンプ浅瀬でも大丈夫な施設にしたい)
・BBQしたりカヤック乗ったりとか軽いレジャーもやりたい
・どうせならまとまった人数でわいわいやりたい
では、この要望を現実的に実現できる場所を探します。
探しました、ありました
一日一組限定でプライベートキャンプが可能な施設で、正確には無人島では無いですが陸路がほぼ無に等しく周りに施設も無いため夜間でもある程度の音量でDJをしても問題ないという判断でこちらを選定しました。
※ちなみにWOMB主催で過去に野外DJイベントの開催実績もあるそうです。
で、前述の通り一日一組限定なので事前にまとまった人数での団体予約が必要になり、興味がありそうな人を誘うなどしてかき集めました。
選定基準は以下のとおりです。
・正宗含む参加者の友人/知り合い(リアル、インターネット問わず)
・成人済みである事(酒が出る事、金銭が絡む責任の問題などを考慮して)
・事前に説明したルール・キャンセル料などのポリシーに同意出来る人
なんとか予約段階で36人の参加者を募ることに成功しました。
2. 調整&管理
今回は予約が取れた2021/10/8~10 2泊3日での開催となり、それに向けて施設に対して質問や前金の支払い等を適宜問い合わせしました。
ここについては主にDiscordを利用して共有ファイルとやり取りをログに残す形にする運用を採用しました。
実現に向けてレンタルする機材や現地でのジェネレーター/燃料の確保、またPA的な観点からの実現可否や機材構成図の作成等も実施しました。
今回は参加者にPA経験者が数名居たおかげでなんとかなりました、改めて感謝。
デカ目の金銭のやり取りが絡むため施設利用料金以外の立て替え可能なものについては、まずは正宗の方で一括支払いをしておき当日にすべての金額が確定した後(※キャンセル料やジェネレーターのガソリン代等の変動する費用があるため)に徴収するスタイルを採用しました。
3. アクシデント
後はこのまま開催するだけ……で済めば何も問題は無かったのですが、そんな事は無く以下のような事象が発生しました。
終わった後なのでぶっちゃけますが一番キツかったのが
キャンセルする参加者が予想以上に多かった
事です。
ここについて困る部分が以下の3つでした。
・最低予約人数(今回の場合は30人)を割ると、キャンセル料の支払い+人数割れした分を辞退者に分担して支払ってもらう必要がある。
・食料も30人分で発注かかっているので当日の飯がめっちゃ多くなる
・施設利用料以外の費用(チャーターバス、PA機材等)の頭割りの負担が大きくなる
半年以上前から必要な金額や日程を通達してはいたものの、今回はコロナ禍の影響もあり、特に学生のアルバイトが出来ない状態が続いたせいで資金繰りがキツいからキャンセルが理由として最も多く、仕方がない反面もう少し上手いやり方があったかなとは思いました。(※こちらについては後述します)
ちなみに今回の実績として
・酒飲み放題&食事付きの施設利用料(2泊3日)
・オプション料(チャーターバスやジェネレーターレンタル利用料)
・PA機材のレンタル料金
込み込みで最終的に1名あたり約9万円程度の負担だった為、個別にキャンセル料のやりとりや先方と調整対応、参加者への負担増加を周知する等の調整が結構しんどかったです。特にキャンセル料徴収の連絡が一番きっつーとなった
4. 対応
参加者のキャンセル続出がだいたい開催1~2ヶ月前あたりで、それのやりとりに加えて、施設の担当者やレンタル機材やらの具体的な調整を先方と直接やりとりしてDiscordやスプシに転記……みたいな作業を正宗一人でやっていたんですが、週5で日勤の仕事もしているのでまあしんどくなってきました。
ここで対応策として「参加者にロールを割り当ててタスクを完全に委任する」を実施しました。
これが功を成し、今まで停滞していた部分がスムーズに進行出来ました。
また、「正直今めっちゃキツいっす」って事を参加者にしっかり伝えておき、正宗以外が出来る雑務や決め事についてより率先して手伝って貰える様になり負担がかなり減って助かりました。
最終的な参加者は21人となり、決め事も分担してからはめちゃくちゃスムーズに進み、なんとか現地開催が実現する運びとなりました。
5. 現地の構成や様子
前置きですが、参加者には「参加当日までにワクチン2回接種済み(&2週間経過済み)」の状態での参加を推奨する旨を連絡してあります。
自己申告ベースですが参加者については正宗含めて8割以上が上記の状態で参加している事、また開催後に発熱等の体調不良といった新型コロナウィルスに関するような発症者が居なかった事を予めご報告させて頂きます。
機材レンタルはアークベルを利用して、当日の朝に倉庫に向かいチャーターバスに全員で詰め込む作業をしました。
その他の様子は #VillageRave でTwitter検索してみて下さい。
6. 実際に企画してみて/行ってみての気づきと改善案
行ってみた感想としては
めっっっっっっっっっっっっっっっっっっちゃ楽しかった
ので次回も必ず開催したいなと思っています。
参加者の満足度も高く、次回開催するぞ〜の機運しかありません。
そんな中でも実際に行ってみて気づいた点とか、ここはもっと良く出来るなと思った点がいくつかあるのでつらつらと書いていきたいと思います。
キャンセル多かった問題
一番多かった根本原因が端的に言うと「参加費高すぎて金足んねえよ」だったので、ここはもっと安くしていきたいと思います。
じゃあどこを削れるかって言うと実際に行ってみて思ったのが「飲み放題&食事付きの全部入りプランじゃなくても良くね？」って所です。
ベーシックプランとオールインプランでだいたい1人頭2万円程度の差額があり、食事については人数割で考えるともっと安くて美味しいモノを持ち込めるし、その方が多分満足度高いなと思った次第です。
飲み放題のビール&レモンサワーサーバーといった無限酒に関してはオプションで個別につけられるのでそのほうが安く済みそうです。
機材レンタルやチャーターバスの自体の金額を下げることは出来ませんが、これについては参加人数多ければ多いほど人数割的にお得になる事、キャパ的にも40~50人程度なら余裕で入るのでどんどん参加者を増やしていきたいと思います。
また基本料金についても参加人数によって団体割の適用もされるのでとにかく参加者を増やす事が結果的に一人頭の金額を抑える事に繋がります。
とはいえ、本質的な「金が足りなくてキャンセルする可能性がある」問題については人数割を安くする事を優先してとにかく人をかき集めるよりも、「支払い能力があり、社会的責任がある人」をまず一定数確保してから、追加の参加者として端的に言うと学生のような参加費を工面できる可能性があったりなかったりする人を頭数に入れるほうがお互いに不幸にならずに済むのかな……とは思いました。(※結局キャンセルしちゃうと行けないのに無に金を支払う事になってしまうので……)
金銭面以外にも、半年以上前から予約を入れる必要があるためオタクライブが被ったり自分のデカい出演が被ったりすると無理〜ってなりがちではあるとは思うんですが、自分一人だけじゃ出来ない体験とのトレードオフだと思うので日程が決まった後は基本的にこっちの予定が先約になるので、なんとか優先してもらう形にして貰えたら助かるな〜ってのが本音です。
参加するにあたっての敷居
キャンプほぼ未経験の正宗でしたが、グランピング……とまでは行かないものの寝袋とモバイルバッテリーと着替えだけ持っていけばどうにでもなるくらいには気軽に行ける感じでした。
もう一つの敷居として、現状だと正宗の友人/知り合い(とその友人/知り合い……以下ループ)で行けそうな人や、興味ありそうな人しか誘ってませんでしたが、ぶっちゃけ初対面の参加者同士である程度仲良く出来る感じの人なら誰でもウェルカムです。
企画の性質上、朝から晩まで常にDJ/VJが活動し続けるような環境なのでそこに対してヒリつかない人なら非DJ/VJの方でもぜひ一緒に遊べたら嬉しいなと思います、あと別に全員オタクDJって訳でもないのでブースや時間帯によってはガチガチにクラブミュージックしかかからない時も多々ありました。
あとお互いに知らない界隈や交友関係を広げる場としても機能したら嬉しいな〜と思っているので、自分のコミュニティの知り合いだったり友人を誘って来てくれるとより楽しいかな〜と思っています。
7. 次回開催
んで次いつやるよって話なんですが、具体的な日程はまだ未定です。
第2弾の企画を進めるとしたら年明け辺りからを予定しています。
今回行った経験から暑すぎず寒すぎない、同じく10月あたりが良いかなと思います。(※行った日は何故か死ぬほど暑かったので体感としては夏でしたが……)
日程的にも金・土・日の2泊3日を予定していて、前回の参加費がおおよそ9万円でしたが、プランの見直しと人数増えるの考慮して7万円程度までには抑えられたらいいな〜と思っています。
前回参加者も今回の経験を経てより過ごしやすく、楽しいイベントに出来ると思うので引き続き遊んでくれると嬉しい限りです。
この記事読んで興味あるから行きたいぜって人、もうちょい細かい話が聞きたいぜって人はクラブイベントで正宗と会った時でもいいですしTwitterやDiscordあたりでDMなりメンションなり送ってくれれば対応しますのでお気軽にどうぞ。
周りを気にせずに野外でDJ/VJしたり、音楽聞きながら踊って飯食ったり酒飲んでキャンプしたい人、一緒に遊びませんか？
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