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SOU-MU NIGHT TOKYOに参加してきたよ

Yoichi Hino
【SOU-MU プロジェクトって？】
“SOU-MU”は、地域企業の総務ではたらく人たちとお茶を飲みながら 、その地域、自分の会社で感じる閉塞感や従来の仕組みややり方を続けることへの違和感を解消していく地域企業の総務部プロジェクトです。

入口でノベルティとして配られた謎のヨーヨー

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上記の社労士さん曰く、そろそろ第〇次ヨーヨーブームが来るらしいです

なぜ、バックオフィスの効率化が進まないか

エクセル漫談で有名？な田中さんのお話しがめちゃくちゃタメになりました

①エクセルの構成
よくやりがちな、エクセルの誤りとして、エクセルにいきなり成果物を打ち込む

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これをやると入力したもののソースが分からず、正確性・網羅性に誤りが生じがちです

このような誤りをしないためには以下の3ステップを踏みます
ⅰ）データベースの作成
ⅱ）データベースを元に抽出、分類、計算、加工
ⅲ）出力する（成果物）

監査法人のエクセル調書は確かに上記のように構成になってたなと思い
上記の考え方が自然と身についていたことに今さながら感謝

②取得と変換

詳しくは田中さんのブログを参照していただきたいのですが
フォルダーにCSVデータを追加で格納するだけで
データベースにデータが追加されるという魔法のような機能

今まではいちいち、①追加するCSV開いて、②これまでのデータベースのEXCEL開いて③コピペするってステップを踏んでいましたがフォルダに突っ込むだけで完了してしまいます
これも、データの正確性・網羅性をいちいち確認する手間が省けるので効率化に繋がります

③なぜ、バックオフィスの効率化が進まないか

最後に田中さんからのバックオフィスの効率化が進まないかの仮説提言があったのですがなるほどなーと

『役員や管理職が変化させる気がないから、彼らがいなくなるまで待つしかない』

確かにそれは多分にありそうです

総務の現場は業務効率化させるツールであったり
他部署をどうやって巻き込んで仕組み化するかなどを考えますが
そもそも決裁者側にその気がなかったり
仕事を囲いたがってしまったら元も子もありません

例えば契約書の押印については
稟議あげて4,5営業日かけて3人くらいの決裁もらって押印って流れが一般的という企業があると思います

これをslackとワークフローを連携させて稟議回して、クラウドサインでお客さんへ契約書送れば、1営業日あればいけるし、総務側の負担も少ないよねと提案したとします（印紙問題も解決します）

このとき、決裁側がITツールに苦手意識があったり
ハンコによる権威を守りたがる上司がいると彼らの抵抗を受けます

したがって、課題に対するソリューションを考えるよりも
決裁者である彼らの壁を情熱と根回しで乗り越えるか
そもそも乗り越えることを諦めて自分が彼らのポジションになるかを選択する必要があるのです

入社時の面接で直属の上司の属性見極めて
あまりに酷ければ時には撤退も想定するっていう大人プレイが必要そうです

まとめ

会計事務所勤務ですと色々な課題は相談受けるのですが
どうしても外部の人間ではあるので情熱を持って内部で日々戦っている方のお話は非常に参考になりました

日程が合えば次も参加しようと思います

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