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try! Swift Tokyo 2024でオーガナイザーをやりました

みはる

try! Swift Tokyoとは？

Swiftに関する国際カンファレンスで、スピーカーも世界中から集まります！
2020年がコロナ禍により中止されて以降、5年ぶりに開催されました。
私は2019年にiOSアプリエンジニアになりたてで、恥ずかしながら当時はtry! Swiftのことを知らなかったので、try! Swift Tokyoには初参加＆初スタッフでした。

try! Swift Tokyoが帰ってきました！
Swiftを使った開発のコツや最新の事例を求めて
世界中から開発者が集います。
日頃のSwiftの知識やスキルを披露し、協力しあうことを目的に、
2024年3月22日 - 24日の３日間開催します！

https://tryswift.jp

スタッフに手を挙げた理由は？

try! Swiftのスタッフカッコいい😎というイメージから手を挙げました（単純）。

何をしたの？

同時通訳チームで、業者さんとやりとりしたり、
スピーカーサポートチームで、スピーカーの方の当日のスケジュールをサポートしたりしていました。

いつから活動開始したの？

8月に某discordでスタッフ募集があったので、手を挙げました。
そこから、10月にオンラインでのキックオフがあり、11月に会場下見で一部のスタッフの方とはじめてお会いし、12月の年末にはオフラインでの顔合わせがありました。

実際に活動開始したのは？

実際に私が活動開始したのは、開催前月である2月でした。
2月半ばに同時通訳業者とのやりとりの担当をお任せしてもらい、3月初めに当日のスピーカーサポートやりますか？ともう１つ担当をいただきました。

困ったこと

ほぼ何もしていない期間が長かったので、スタッフですと言っていいのか迷うくらいだったことです。大体いつも「一応スタッフに手を挙げてます」と言っていました😇

仕事を割り振るにも労力がいるだろうからと、ひたすら待つ身でしたが、それでも居た堪れない気持ちを経験者の方に打ち明けたら、「直前になったらたくさん仕事が降ってくるから、大丈夫。嵐の前の静けさだよ」と言われ安心しました（??）。

開催までのお仕事

同時通訳チームとしてのお仕事

同時通訳業者の方とメールでやりとりしたり、打合せを行ったりしました。

そもそもtry! Swift Tokyoは、トークの言語が日本語または英語です。参加者は必要に応じて、同時通訳レシーバーを使って、同時通訳の音声を聞くことができます。

それを踏まえてやりとりの内容としては、

  • スピーカーの方のスライド資料を共有したり、

  • 当日のタイムテーブルを共有し、同時通訳者とスピーカーとの打合せ時間を設定してもらったり、

  • 同時通訳レシーバーなどレンタル品について、通信方式や個数を相談したり、

  • 当日の搬入や受付について案内したり、

などをしていました。

スピーカーサポートチームとしてのお仕事

  • 各スピーカーの方にスライド資料の提出先フォルダを案内したり、

  • PC接続チェックや同時通訳者との打合せ、トーク後のAsk the Speakerも含めた、スピーカーのタイムラインを設定し、各自に連絡したり、

  • 当日スタッフの方を各スピーカーの担当に割り当てたり、

などをしていました。

当日のお仕事

当日は、同時通訳業者の方のサポートは別の方にお任せし、スピーカーサポートに専念していました。

スピーカーサポートチームとして、トークがつつがなく進行するよう、各スピーカーの方の居場所を把握し、いるべき時にいるべきところにいなかったらアラートを上げるとりまとめを行いました。

直接スピーカーの方を案内する「リエゾン」の役目は、当日スタッフのメンバーにお願いしており、1スタッフで1日あたり3〜4名のスピーカーの担当をしてもらうことになったので、リエゾンのメンバーは大変だったと思います。

私の具体的な作業としては、PC接続チェックや同時通訳者との打合せ、トークの待機場所に着いたかなど、各チェックポイントでリエゾンから逐一インカムで報告を聞いて、異常がないか確認したり、リエゾンにあと5分で〇〇だよと伝えたり、スピーカーがいないとわかったらアラートをあげて遊軍の人に捜索をお願いしたりしていました。
無事、トーク本番にいないなどの事件を起こすことなく、終わったのがよかったです。

当日大変だったこと

トークの遅延や巻き

トークに遅延が発生し、それに合わせて各スピーカーのタイムラインを更新していくことが大変でした。
各スピーカーの各リエゾンにタイムラインの更新を伝えていくものの、１つトークが終わるとまた遅延時間が変わっていきました。

他のカンファレンスの対応方法を聞きたいものです。

トークの遅延や巻きが発生する前提での理想としては、各スピーカーごとに事前に伝えたタイムラインは、あくまで目安であり、実際には当日にリエゾンの案内に従ってもらうこと、とするのがいいのかなと個人的に思いました。
ただそれもスピーカーに付くリエゾンの人数が潤沢であることが必要なので、次の開催時には、スピーカーの方と接点を持ちたい方、ぜひスタッフになって、スピーカーサポートに手を挙げてほしいです🥹

スピーカーの居場所がわからない

他には、やはり、スピーカーが受付を済ませているのに、居場所がわからないといったこともありました。このときのための役目でもあるので、ある意味やりがいがありました。

課題

スピーカー一人一人にきめ細やかなサポートができたらもっとよかったなと思います。
タイムスケジュールの変化が行き届かなかった場合があったようなので、例えば、１スタッフで複数のスピーカーを担当するのではなく、専任をつけて案内をしたり、リアルタイムのスケジュールの更新状況を伝えるなどができたら、より安心して過ごしてもらえるかなと思いました。

また、トーク後のAsk the Speakerの時間について、タイムスケジュールの遅延や巻きによって変動していることを、適切に同時通訳業者の方に案内できていなかったのも課題でした。
こちらも専任のスタッフをつけて、タイムスケジュールの変動を仲介できたらよかったです。

よかったこと

いろいろありましたが、よかったこともたくさんあります。

  • カンファレンスを作り上げる一助になれた。

  • 一部のスピーカーの方とお話しできた。

    • （ただ、もっと積極的に話しかけに行けばよかった）

  • アフターパーティで、オンラインでしか話したことのなかった方や、はじめましての方、お久しぶりの方とゆっくり会話できて楽しかった。

  • オーガナイザーの方の仕事ぶりに尊敬。

  • スタッフって大変なんだと知った。

  • スピーカーや参加者の楽しそうな顔が見れた。

最後に

事前準備や当日の動きでもっとやれたなと反省することはありますが、当日不測の事態や失敗が起きるのはあたりまえで、臨機応変にみんなでがんばろう！ということを1日目朝のスタッフミーティングで言われた気がするので、そうやって協力しあって、何かあっても責めたりせずに、いい雰囲気でカンファレンスを作り上げられたのがいい学びでした。

次もスタッフをやるとしたら、もっと余裕もってやれる気がするので、仕事の合間にもトークを聴いたり、スピーカーの方と話し合ったりできたらいいなと思います😊

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