【会員の声】HRプラス社会保険労務士法人様編
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佐藤先生の事務所ではどのようにクライアントにMyKomonを導入・浸透することができたのですか？
実は、弊所では、最初MyKomonをどのように使えばよいかわかりませんでした。システムがあり、クライアントとのやり取りができるということはもちろん知っていたのですが、うまく使いこなせない。
そんなときに、ある職員に推進をお願いところ、あっという間にクライアントと事務所内に浸透していきました。取り組みを始めたら早かったですね。やると決めればできるものです。クライアント全件にMyKomonのIDを配付し、利用してもらうようにしました。
これまではメールでやりとりをしていたため、メールに慣れていることもあり、全件完全にMyKomonに切り替えられたわけではありません。ただ、アドバイザリー契約である場合や、セキュリティーに敏感なクライアントは早く切り替えができました。なかなか好評ですよ。
代表社員として、職員の書き込みが確認できるのもいいですね。ちなみに新規のクライアントには、業務委託契約書とともに、ID通知書と利用マニュアルを送ることにしています。
結構気に入っているのがMyKomonのシステム内にあるID通知書。Excelでできているので、弊所のホームページのURLとそこに貼ってある「クライアント様専用ページログイン」というバナーを入れる加工をしています。クライアント側もIDとパスワードを受け取ると何だか契約をしたって感じがするんじゃないですか(笑)。
クライアントに導入した際に、何か困ったというようなことはありませんでしたか？
そうですね、クライアントのパソコンがMacだったんです。Macでは正常には見ることができませんよね？(※)これにはちょっと困りましたね。
あ、でも、スマートフォンでは便利に使っていますよ。スマホで利用し始めたのは、グループウェアがリリースされ、弊所で導入されてからです。職員が書いた日報をスマートフォンの対応ページで見ることができ、日報に対するコメントも書ける仕様になっています。これは便利ですね。私は出張も多く、職員に任せている業務も多いので、日報に一言コメントをその場で返信したいのです。
このコメント機能、確か最初はスマホ非対応でしたよね。LCG事務局に要望を出して、対応してもらったんです。結構、いろいろ要望を出していますが、すぐに対応してもらえるものも多いので感謝していますよ。
システムの方から要望のヒアリングということで連絡をいただいたこともありました。そのように直接伝えられるというのもいいですよね。
ニュースレターを利用されていると聞きましたが、いかがですか？
ニュースレターは毎月、利用しています。クライアント全件に郵送していますよ。
先日、LCG事務局でも外部の印刷業者を紹介されていましたが、実は弊所でも以前から同じ業者を利用していたんですよ。単純に印刷するのではなく、小冊子印刷にしてもらっています。事務所の複合機で印刷したものと比べると、かなりよいイメージに変わりますよね。ニュースレターは名入れができてオリジナリティーも出せますし、いいですね。
そうそう、ニュースレターを送っている理由のひとつには顧問料を毎月いただいているにも関わらず、特にトラブルが起こらない、毎月提案することもないというクライアントというのもあること。ニュースレターが送られてくるというのは弊所と契約をしていると実感していただく効果があると思っていますよ。
今後使ってみたいコンテンツなどはありますか？
気になっていたものとして「楽しい給与計算」があります。
これってどういうものですか？（事務局が説明すると・・・）
手書きでやっている給与計算をパソコンでやろうというコンセプトですか。なるほど。デモ画面を見ると、かなりシンプルなつくりになっているんですね。確かに従業員数が少ない事業所であれば、勧めることができそうです。
事業所の新規適用時に就業規則を作成するなど、スポットでいろいろなお手伝いをするんですけど、そこから顧問としてつながることは案外少なかったりする。また、従業員数が少ない事業所の給与計算ソフトってなかなか紹介できていなかったんですよね。これであれば勧められるかもしれませんね。
社労士事務所側からもリアルタイムで同じデータを見ることができるし、データをダウンロードできるということも考えると年度更新のときにはかなり効率的に利用できそうですね。新規先とも継続的につながることができそうですし、そうなると何か相談したい事案があったときに、弊所へという流れもできそうです。料金的にも気にならないし、給与計算のリースとして弊所が料金をいただいてもいいんですね。
グループウェアでの工数管理や生産性分析は利用されていますか？
はい、利用しています。工数管理では職員がどのクライアントにどの程度時間を割いているかがわかるので、仮に膨大な時間がかかっているクライアントがあった場合には、その理由を確認するようにしています。クライアントの報酬も登録しているので、生産性分析で1時間あたりの報酬単価も見ることができますよね。
分析した結果、一定程度の単価を切ってくると、業務効率を上げるための改善や、場合によっては報酬の見直しといった対策の必要性に気づくことができます。現在、クライアントの情報はExcelで管理していますが、MyKomonのシステム内に顧客管理の機能が付いていますよね。
スケジュールや日報等いろいろな機能に紐付けできるのであれば、利用してみようかな。検討してみたいと思います。
その他、何かありますか？
コンテンツのリーフレットバンクは、セミナーのレジュメ作成の際などによく利用していますね。
今後もまたいろいろ要望等が出てくると思うので、お伝えしますね。
HRプラス社会保険労務士法人 佐藤先生に回答いただきました。
佐藤先生、ご協力いただきありがとうございました！
その他サービス上のご不明点は、LCG事務局までお問合せください。
