【会員の声】社会保険労務士法人エール様編
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エールさんではMyKomonをどのように活用していますか？
そうですね、顧客とのやり取りはもちろんのこと、グループウェアも活用しています。職員のスケジュールもすべて入っていますので、まずは朝出社するとMyKomonにログインするところから業務が始まります。
以前は違うグループウェアを利用していたのですが、現在は、日報も業務報告も伝言メモもMyKomonに統一しています。というのもMyKomonでは、事務所内のグループウェア機能だけでなく、社労士業務に役立つツール、顧客とのやり取りをする機能、顧客ごとの生産性（どの顧客に何時間を必要としたか）が見える機能まであり、これが専用サイト1つで利用できるんですよね。
やはり「あちら」「こちら」と複数運用するのではなく、一つでまとめてできるというのは便利ですね。MyKomonは社労士が作っているだけあって、社労士の「これが欲しい」というものが形になっている、かゆいところに手が届く、そう感じています。
顧客とのやり取りをする電子会議室、あれは便利ですね。弊法人では顧客とのやり取りをどのように共有するかが課題になっていたのですが、電子会議室であれば書き込みを行った時点で、お客様とあらかじめ設定してある職員で情報共有をすることができますよね。
顧問先ごとに会議室を設定し閲覧者を選べますし、なんといっても誤送信が発生しません。外出先からも確認できますし、場所を問わず仕事ができるのも便利です。これも電子会議室を活用している理由といえますね。
また、顧客管理ツールでは、顧問先がどのくらい利用しているか確認できますし、顧客ごとに生産性を算出できるのもすごい機能だと思います。職員にとっては厳しいかもしれませんが、どのお客様からどのくらいの報酬をいただいていて、何時間かけているのか、目にみえにくい顧問というサービスの生産性をはかる機能は画期的だと思います。
エールさんではこんな使い方をしているよ、というものはありますか？
顧問先との給与データの受け渡しやマイナンバーの受け渡しにも活用していますよ。また、電子申請の控え書類を顧問先にお渡しするのも電子会議室を利用しています。これも便利ですね。やはりMyKomonに機密性があるからこそできることだと思っています。帳票類を印刷して送るということがないので、郵送トラブルも当然ありませんし、郵送コストの削減にもなっています。トータルで顧問先にも喜んでいただいています。
それから社内の情報共有にも利用しています。社内で共有したい情報は電子会議室を使って、ツリーで情報を追加していき、所内文書として管理しています。職員同士で同じような質問を何度もする必要がなく、新人の職員でもこれを確認することで対応ができます。
どのような環境でMyKomonを利用することが多いですか？
所内ではデスクトップ上で常に開いていますね。外出の多いメンバーは出先からスマホで確認することも多いですよ。やはり移動時間や空き時間に確認できるのは便利ですね。
先日、韓国に行ったのですが、普段通り事務所の状況も把握できますし、日報も見れますので、改めて場所を問わずに仕事できる便利さを実感しました。育児や介護を抱える職員の在宅勤務などにも活用できるのではないかと思っています。
顧問先様への導入はスムーズにいきましたか？
実は、キャンペーンをやりました。
毎月エールで発行しているニュースレター（エールスピリッツ）があるので、それに「MyKomonのサービスが始まります」という特集を組んで、利用するメリットを載せ、顧問先に申込みをしていただく形にしました。定期訪問している顧問先には担当者から直接、ご説明もさせていただいたので、そのときにかなり申込みがありました。
その後も数ヶ月にわたり、MyKomonのことを掲載していきました。もちろん、まだメールでのやり取りが残っているのですが、かなり切り替えることができたと思っています。やはりセキュリティー面を気にするお客様も増えてきていますので、高いセキュリティーの中でやり取りができるMyKomonは安心頂けるようです。やりとりの都度、担当者の顔写真が出る点も、訪問できないときには補足になっていると思います。
今は、新規先は提案から契約という最初の時点からMyKomonを案内し、マイナンバーのやりとりや電子納品についても、これを弊法人のウリのひとつとしています。その時にMyKomon ヘルプの中にあるチラシを利用していますが、新規先の多くは、利用してくださいます。
各種コンテンツについてお話を伺えますか？
なんと言ってもそのリリースに驚いたのが、「通達・役所マニュアルライブラリ」。これはすごいと思いました。インターネット上では見ることのできない、役所でも見せてもらえない情報ですからね。
顧問先への相談対応根拠にするのはもちろんのこと、例えば社会保険の調査が行われる際に、特に注意すべき点をお伝えすること等で活用しています。顧問先は「調査がある」というだけで大きな不安をもたれるので、その不安を軽減できるというのは社労士事務所として価値がありますよね。また、役所マニュアルについては社内教育用資料としても活用しています。これからも充実してもらいたいと思っています。
それから、弊法人は特別会員なのですが、セミナーレジュメのダウンロードサービスも本当にありがたいです。
セミナーのレジュメづくりは本当に大変で、これをゼロから作るとなると本来、話すことに注力しなければならないにも関わらず、レジュメづくりに多くの時間をとらざるを得ない状況になってしまいます。だから、このようにアレンジできるレジュメがあると、自分が必要と思う部分のみを修正して完成させられるので、かなりの時間短縮になり、短縮できた時間分を他の業務に振り替えることができますよね。
このレジュメ、セミナーだけではなく、お客様への情報提供資料としても使えますので、アレンジして訪問時のツールとして持っていったりもしています。また、事務所内でのミニ勉強会にも活用しています。
他にも人事労務ニュースも確認していますし、就業規則・書式も利用しています。リーフレットバンクも、通常は厚労省のホームページなどに行って探さなければなりませんが、MyKomonではそれぞれにあるリーフレットがまとめられているので、さっと取り出そうと思った時にすぐに探し出せる。本当に便利ですね。当然、いろいろな場面で活用しています。
その他、何かありますか？
MyKomonは本当に社労士の目線に立ったシステムになっていると思いますし、社労士が欲しいツールがあると思います。システムの操作もわかりやすいですね。
それから、要望に対応するスピードも速い。こまごまとした要望を過去に出したことがあるのですが、すぐに対応していただきました。もちろん、対応できるものとできないものがあると思ってはいますが(※)。
マイナンバーの対応も早くから、顧客との受け渡し機能が追加され、動画マニュアルもわかりやすかったのでさすが！と感じました。
弊法人では、MyKomonを利用できないと業務が進みません。特にグループウェアについては入力方法を統一することで、きちんと管理をしていきたいと思っていますので、全員が同じように利用するよう、社内マニュアルを作成しています。今回新たな活用方法を教えていただいたので、現状、アナログでやっている日報と工数管理を教えてもらった方法でやってみたいと思います。
こう考えると、提供されているシステムをどのように使うか、その方法は型にはめずにいろいろ考えていくことができそうですね。せっかく利用できるものですので、どんどん利用していきたいと思います。
これからも社労士の視点に立ったサービスを期待しています。
その内容を検討、対応の可否、優先順位を決定し、システム改良を進めています。
社会保険労務士法人エール 鎌倉先生に回答いただきました。
鎌倉先生、ご協力いただきありがとうございました！
その他サービス上のご不明点は、LCG事務局までお問合せください。
