仕事の極意 其ノ壱～徹底したスケジュール管理と120%パワー～

皆さん、こんばんは。
昨日の記事さっそく、スキや、Twitterでの反応等ありがとうございます。
正直長文は久しぶりに書いたのもので緊張しましたが、本当に嬉しかったです。

実は、心身ぶっ壊れたことであまり長文の読み書きが出来なくなっていますが、少しずつこういう文章書けるようになってきました。まだまだ、拙い所あるかと思いますが、どうぞお付き合いください。

さて、本題に戻りますね。
今回は｢仕事の極意 其ノ壱｣です。
タイトルだけは、立派ですが（笑）中身はフツーのことです。
フツーのこと、ではありますが、案外出来ていない会社、または人も依然としているのではないでしょうか？皆さんはどうですか？一緒に考えながら、読んでくださると嬉しいです。

皆さんは、仕事はなんのためにやりますか？
まずは、自分の生活のため、お金を稼ぐため。これ、当たり前ですね。お金がなければ何もできませんから。
もちろんやりがいとか社会的貢献とか、まあ色々ありますが、端的に言えばお金を稼ぐこと、ですよね。
それで、更にお金が沢山貰えたら、嬉しいですよね。
お金を沢山貰うためには、会社の中で出世したり、また会社の業績をアップさせることが必要です。

私はかつて、とある小さな部門ですが売上を4年間で3倍に、顧客数を2倍にすることが出来ました。(しかも毎年右肩上がりでした)
勿論これは私だけ、の功績ではありません。その時の課の人数は、管理職のAさんとアルバイトのKちゃん、そして私の3人。
このメンバーで新規顧客の契約から日々の顧客対応業務、請求や業務を行った医師への報酬計算まで全てやっていましたが、それでもほとんどの期間において、月に対して残業は3～4日、あっても1日あたり1～2時間ほどで、それ以外の日は全て定時に全員帰っていました。ちゃんと仕事がその日のうちにほぼ終わっていたし、Aさんに定時過ぎると帰りなさいと帰されていました（笑）

これが、所属していた事業所ではスタンダードなのかと言ったら、全然違います。
他の部署は、部署ごとに差があるとはいえ、残業が月何十時間にもなったりしているし、赤字ばかりだけど収拾つかなくなっていたりしました。さらにミスをして顧客をよく失ったりもしてました。
まぁこの酷い惨状については、また後日記事にしたいと思います。

話を戻して、どうやってまず、定時終了で終わらせてたかと言うと

徹底したスケジュール管理と120%の力で仕事する、を毎日やっていたんですね。

①徹底したスケジュール管理

顧客からの依頼には締切が5営業日までと決まっていました。
まず、ホワイトボードを月～金にして、日付書いて、顧客の依頼が届いたものをそれぞれの曜日に書いて、返却予定日も日付の横に書いておきます。
それで、作業に回せたなら〇、事務処理終了ならアンダーラインというように皆でわかる印を付けます。
それを随時書き込んで、毎朝朝礼と時間終了前に必ず確認します。
何かしら問題が起きた(例えば顧客の依頼の仕方に不備があった、問い合わせ事項が発生した、処理に問題が起きた等)時にはその時にみんなで共有します。それでも足りない時には、随時声掛けして相談します。
要するに、チームみんなで業務量をホワイトボードなどで可視化しておくことでボリュームを把握しておくことと、朝礼等で必ず問題点含めて共有し、問題については話し合って対応を決めて行う。これを毎日行っていました。
例えばホワイトボードに書ききれないレベルの業務がある時には、朝礼で大きいものだけ今日有する、とかだけでも少なくともやると全然違います。
共通認識を作るの、とっても大事です。誰かが知らなかった、抜けていた、となるとその行程を忘れてしまったり、遅れたりしてしまう。でも、朝一番とかに毎日共有が出来れば情報をそこでアップデート出来るんです。

②120%力を出す

何言ってるの？って思われそうですが、自身の仕事も日々スケジュールを決めておいて行うと、締切が決まるのでそれに間に合わせるにはどうしたらいい？となります。
Aさんが課長だった時、夕方でギリギリになって作業したり間に合わせると絶対にミスするから、発送は午後の14時までにしなさい！と厳命されたことがあり、私もKちゃんもえーそれ無理だよ！ってなりましたが
結果としては、出来るようになったんです。その代わりそれまで余裕なんてありません。必死に仕事しないと間に合わせられません。
そういう意味で言うと無駄にしていた時間(なんかぼーっとしてしまう、とか)を無くして、如何に効率よくやるか、で必死になります。
でも、この必死になる、ていうのが実は大事で、こういう意識付けしないと、下手すると人間だらけます。夕方やればいい、終わらなければ残業すりゃいいってズルズルしちゃうんです。
でも、日中のこの時間までに発送しなきゃ！！ってなると、そんなズルズルしてる時間はありません。マジでやらないと終わりません。
そうして、定時になる前はここまで終わったね、明日はこれあるから大変だなーとか、かるーくミーティングみたいになって終われます。
働いてる時間は必死だから大変だけど、その代わり定時には基本帰れる。そんなふうにやっていくリズム作りをしたAさんは何だかんだ凄かったなと思いました。

そんな感じでやっていくと、顧客との契約を常に意識して仕事をできたので、顧客満足度も上がっていき、結果として既存の顧客からの依頼数も増えるというのが、収益アップのひとつでした。
いい循環しかないんです。本当に。

この部門にいた3年間はAさんにみっちり怒られたりしごかれたりしましたが、その代わり、出来たことはちゃんと褒めてもらって、それをみんなの前で発表してもくれました。
Aさんは技術職の人間でナルシストで変わり者でしたが、私やKちゃんのことをきっちり育ててくれました。私ももちろんなんですが、Kちゃんは事務未経験で入ってきたけど、私が何かやる時には後ろにつかせて、彼女にも教えながらやりなさいといって、私もそういうのもあり彼女に積極的に教えました。
それを段階的にだけどキッチリやったら、気づけばKちゃんはなんでも出来る人になりました。
Aさんは定年退職し、私はその前に今の部門に異動しましたが、Kちゃんは契約職員にランクアップして今やその部門を管理職とふたりで切り盛りしてます。

今はAさんと連絡は取れませんが、もしチャンスがあるなら、御礼を言いたいし、結婚についても報告したいです（笑）

脱線も多くなって来たので、この辺にしたいと思います。
Aさんにみっちりしごかれた私は、次の異動先(今の部門)でチームのサブみたいな立ち位置になりますが、そこで目指したのは

業務を合理的かつ効率的にやること

でした。
上記のことをチームに沿ってやることと、さらに気をつけたことがあります。
それについては、次回また記したいと思います。
それでは、今回はこの辺で。
ここまで読んでくださり、ありがとうございます✨