【公務員あるある】照会・担当割

現役公務員として、
現職場の「あるある」をたまに記事にしたいと思う。

庁内照会等のとりまとめを行う部署に配属になった際に、業務の肝になるのは庁内の担当割である。

行政の仕事は、単独の部署で解決するものもあるが大半は、部署をまたがる課題などに対する組織的な回答をする必要があるので、
たとえばあるテーマに沿って、いくつかの質問があり、回答を作成する必要がある場合、
まずは担当割を作成し、それに沿って各部署に期日や簡単な作成要領等を示しつつ、庁内照会を行う。

庁内照会の取りまとめ後は、個別に回答作成部署に再照会することや集約結果をお知らせすることも。

各課題に対する庁内担当部署をよく把握していないと、担当割すら作れないので、類似の照会で割り振った事例なども参考にしながらスピーディーに割り振ることが求められる。

運良く割り振りが完成し、庁内に照会を展開したとしても、「担当はうちじゃない」と苦情が入ることは多い。
しかも、自分の部署が担当でないことは自信満々に知らせにくるのだが、代わりに担当できる部署がどこなのかまで教えてくれることは、経験上かなり稀で、また1から回答を作成できる部署を探す、あるいは担当可能な部署が見つからず、照会元で引き取って、パワープレーで回答を作るなどが考えられる（あまりやりたくないのだが）

そのほか、照会を展開する際のポイントとして

①回答を照会元で粗々で作成してから、「修正点があれば修正のうえ回答してください」と展開
②まっさらな状態で展開

する2パターンがあり、照会元でどの程度回答が作成できるか、また、集約までにどれくらい時間がかけられるかで対応が分かれる気がする。①ならば照会先の事務手間を軽減しつつ、筋違いな回答が生まれるリスクも減らせる。
②は、照会先が複数に渡ると、集約後に回答のレベル感を揃える作業に追われて、余計に時間がかかる可能性があるので、いくつか回答例を用意しておくなど、各照会先が共通認識を持って回答できる工夫が必要だろう。

まとまりのない記事になってしまったが
照会を展開する時の考え方をメモしてみた
今度改めて精査してまとめてみたい