さらにパワーアップ！SmartHRの「年末調整書類があつまる封筒」が今年もできました。
こんにちは！SmartHRのコミュニケーションデザイングループのsayurikoです。1年ぶりのnote記事ですが、2年目にして恒例になりつつある封筒のお知らせに今年もやって参りました。
昨年SmartHR Storeの新商品として爆誕した「年末調整書類があつまる封筒」ですが、今年はさらにデザインを見直して、より使いやすく・便利になるようにパワーアップをしました！
たくさんの人に使っていただけると嬉しいので、アップデートしたこだわりポイントをご紹介させてください 💁
「年末調整書類があつまる封筒」とは？
「年末調整書類があつまる封筒」とは、年末調整の各種原本書類を従業員が提出することに特化した、専用の封筒です。2021年に初の試みとしてSmartHR Storeから販売して、昨年は合計1万枚以上をご購入いただき、多くの企業様でご利用いただきました。たくさんの方のお手元に届いたこと、本当にありがたいです。
昨年は、実際にSmartHR社内でもこの封筒を使って原本回収を行いました。
封筒の使い勝手や運用について労務チームと同期で振り返り会をしたり、全社からも広くフィードバックを集めたところ、以下のようなコメントが集まりました。
・とにかく目立つのが良い、他の郵便物と分けやすい・紛れない
・他の郵便物と絶対間違わないのが良い
・総務の方もすぐ「労務宛」と分かるので、社内でも仕分けしやすそうでよかった
・（提出者の）チェック項目があるところがよかった
「あつめる」に特化することを意識してデザインしたことでポジティブなフィードバックも多くいただけたので、このアイテムを通して少しでも働きやすさに寄与できたかなと思います。
2022年バージョンはさらにパワーアップ！
振り返った内容を整理して、良かったところはそのままキープしながら、今年はさらに使いやすくなるようにデザインをいくつかアップデートしました！
2021年バージョンの封筒については、こちらの昨年のnote記事もご参照ください😘
SmartHR謹製！「年末調整書類があつまる封筒」できました。
https://note.com/kosayuri/n/n94bb2e056413
手で開けられるジッパー加工付きで、開封しやすくなりました
年末調整の業務では、郵送で届いた従業員の人数分全ての封筒を「開封する」という作業も発生します。100人、1000人と人数の規模が大きくなればなるほど、開封するという作業だけでも1日がかりになるケースもあるそうです。
2022年バージョンでは、封筒のフタ部分にジッパー加工を追加することで、ハサミやカッターを使わなくても開封しやすくしています。
封筒の窓の素材を、紙製に変更しました
封筒の窓を、プラスチックのフィルムから、紙製のグラシン紙に変更しました。紙でできた素材のため、廃棄の際の分別が不要になります。プラスチックのフィルムと比較すると透明度は少し下がりますが、中の情報は十分確認できるくらいの透け感です。
切手代のめやすを、封筒の表面にも記載しました
昨年は、封筒とセットで使う同封書類に切手代のめやすを記載していましたが、封筒を提出する従業員側の観点から「封筒を閉じたあとに、切手代を知りたい」というフィードバックがあり、「それはそう」となりました。デザイン調整をして、封筒表面の切手貼り付け欄の近くに切手代のめやすを記載しましたので、封筒を閉じたあとからでも切手代を確認できます。
💡 使用する台紙の厚さや、貼り付けた原本書類の量などの色々な条件によって重さは変わりますので、あくまでめやすとしてご利用くださいませ
差出人住所を、迷うことなく書きやすくしました
昨年は差出人住所の記入エリアを二行あるデザインにしていましたが、「どちらの行にどこまで書けば良いかちょっと迷う」というフィードバックがありました。住所の表記がどんな長さの人も収まりやすいようにと、長めに書けるように二行分の枠を配置していましたが、それが逆に迷わせてしまっている可能性があることを感じました。
世の中にあるさまざまな書類の住所を記入欄を眺めてみたところ、たしかに一枠で記載を求めているデザインも多く、かつ、住所という情報の複雑さもわかってきたため、どんな表記でも迷わず書きやすいように、差出人住所をシンプルに一枠のみのデザインに調整をしました。
ちなみに、都道府県や市区町村を丸で選ぶタイプなども検討しましたが今回は見送りました。市区町村の単位以降で、どれに丸をつけたら良いか迷う住所の方も一定いらっしゃることもわかったので、今回は一枠の自由記入を優先してみました。
今年も販売します！
さらにパワーアップした「年末調整書類があつまる封筒」をSmartHR Storeで今年も販売しています！昨年同様、各種テンプレート類の無料ダウンロードもあります💪
年末調整書類があつまる封筒｜SmartHR Store
https://omise.smarthr.co.jp/products/nencho-envelope2022
ぜひこれからの年末調整シーズンの業務効率アップのために、利用をご検討いただけると嬉しいです！
さいごに
昨年は、初の試みとしてこの封筒を制作・販売しましたが、想像以上にたくさんの方にご購入いただき、年末調整の書類回収というシーンでの課題解決に、ニーズがあることが改めてわかった年でした。そして今年は昨年のフィードバックを受けて、さらに体験が良くなるようにと、大小さまざまなアップデートを行いました。
SmartHR Storeでは、オリジナルアイテムを通して「働きやすさ」を支えていきたいと思っていて、その想いは変わらず大事にしています。昨年もご好評をいただいていましたが、もっと使いやすくなるようにとアップデートができたのも、労務チームをはじめとして社内からたくさんのフィードバックに協力をいただけたり、同じ想いをもっているメンバーがチャレンジに前向きでいてくれたからこそだなと感じています。
これからもやっていきでやっていくので、どうぞよろしくお願いします❤️🔥
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