収受印規則について調べてみました
前回までは、
都庁ハンコの特徴や押し方について検証を行ってきました。
そんな中、『収受印ってただの日付スタンプでしょ？
無かったり、変でも別に問題じゃないんじゃない？』
といった意見もたまに見かけます。
結局のところ、収受印とは何なんでしょうか？
今回は、少し目線を変えて東京都文書管理規則から
収受印の規則について調べてみました。
参考サイトはこちら
・東京都文書管理規則
・東京文書管理規則の解釈
素人が上記を読んで独自に解釈したものになりますので、鵜呑みにしすぎないようにご注意ください。
東京都文書管理規則とは
公文書の管理が適正に行われるため作られた、文書管理の一般原則です。
都庁の職員さんはこの規則に則って文書を管理しているわけです。
申請書に収受印は必要？
第二章 文書の収受等
文書の収受についての規則がきっちりまとめてあります。
都庁に届いた書類は文書課長が受け取り、その宛名が「知事、副知事又は都宛て」以外の文書（書留を除く）は、局か課で処理することとなっています。
課が直接受け取った文書
第二章第十六条 主務課長は、主務課に到達した文書（親展（秘）文書その他開封を不適当と認める文書を除く。）を開封するものとする。 主務課長は、主務課に到達した文書を次の表に定めるところにより処理するものとする。
直接届いた場合は以下の３つの処理方法があるようです。
① 親展等の開封できない文書の場合、文書授受簿に記載し該当部署に渡す
② 第四号様式の収受印を押して、文書管理事項を記録の上事務担当に渡す
③ 第四号様式の収受印を押して、事務担当に引き渡す
開封できない場合を除き、
受け取ったら収受印を押せと解釈できますね。
また、収受印の様式も指定されています。
四号印は管理番号を書き込むタイプみたいですね。
実際に四号印が押された書類も見つけました。
ちょっと画像が汚いけどご容赦ください。
一方、Colabo資料で登場する収受印は全て
丸形ですので、この規則とは別のように思えます。
他にも何か記載はあるでしょうか？
得喪にかかわる文書
第二章十四条にも、収受印の記載があります。
こちらは都収受印として第三号様式が指定されています。
収受の日時が権利の得喪にかかわる、
つまり、受け取った日時が権利を得たり失ったりにかかわる文書は
文書授受簿に記載し、受領印を押す。という決まりのようです。
申請受付期間のある「DV交付金申請書」なんてのは、
まさに得喪にかかわりそうな文書ですね。
文書授受簿
さて、しきりに名前の出る「授受簿」とはなんでしょうか？
要するには、(ア)～(エ)の場合には受け取って受領印を押すのと同時に
帳簿にリストアップしろ、ということでしょうね。
これらは、受け取った日付や発信者も管理してあるし、
受領者も記載されているということですね。
文書授受簿と受領印がワンセットになって、
偽装や改鼠に強い仕組みになっている、ってわけですね。
見てみたいね
文書授受簿は「行政機関の職員が職務上作成した書類」なので
公文書と思われますが、公文書開示請求で出てきたColabo資料は
Colaboと都庁のやり取りに関するもののみ。
都庁の中だけで処理した授受簿は、この中には含まれていません。
『東京都文書管理規則第9条第1号に則り、
令和3年度の男女共同参画課において記載された文書授受簿の一切』
を見てみたいものですなぁ。
まとめ
東京都には文書管理規則という規則があり、
丸形三号様式の収受印をきっちり押して、文書授受簿という公文書にまとめてある、
ということのようです。
お堅い規則読むのって疲れるね…
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