キントーンを活用した業務改革プロジェクトの中間振り返り

はじめまして。きったんさんのアドベントカレンダー2にて9日目を担当させていただきます、ジーコと申します。

このようなきっかけを作っていただき、本当にありがとうございます！

まずは自己紹介から。

私は、中小の食品メーカーに勤務している非IT人間です。

今年の４月にグループ会社から異動となり、テレワーク中心の生活から出社中心の生活に様変わりしました。

というのも、現在所属している会社は手入力や転記、FAX等のいわゆるアナログ業務がまだまだ残っており、DXとはほど遠い環境で過ごしています。
（逆にいうと伸び代がたくさんあります！）

そんな中、部署間を越えて連携するやり取りにおいて、立て続けにミスが発生し、対策を講じる必要性が出てきました。

そこで考えたのが、キントーンを活用した業務改革でした。

今日は、その業務改革のプロジェクトを実行して約3カ月立ちますが、ここまでの振り返りとして、やって良かったこと5選をあげさせていただきます。

初note投稿で読みづらい所もあるかと思いますが、しばしお付き合いいただければ幸いです。

やって良かったこと　その1　
貯金を作る

プロジェクト以前の話ですが、異動して間もない私は、とにかく困ってそうな人を見つけたら、改善のお手伝いを進んで行っていました。（giveの精神）

この小さな改善の積み重ねにより、一人一人と関係性を構築し、信頼を獲得していきました。

振り返ると、ここで貸しをたくさん作ったことで、後のプロジェクトで少々無理なお願いがしやすくなったと感じています。

やって良かったこと　その2　
あえて不便さを残しリリース

キントーン操作に慣れてもらう用のアプリをリリースする際、あえて不便さを残しました。

狙いは、キントーン自分ごと化です。案の定、現場メンバーから改善要望がきたので、そのたびにアップデートを繰り返しました。

結果として、みんなで作り上げたアプリに仕上がり、不満や文句といった後ろ向きな声は聞かずに済みました。

やって良かったこと　その3　
カスタマイズしすぎない

キントーン導入のメリットの一つに属人化を防ぐことが挙げられていますが、とはいえカスタマイズしすぎると、結局リテラシーの差が属人化を生むことになると感じています。

なので、なるべくシンプルな構造に、必要な部分だけカスタマイズするということを心掛けています。

やって良かったこと　その4　
kintone hiveや関連youtubeを徹底的に視聴

kintone hiveでのプレゼンを一通り拝見しましたが、キントーンが浸透するプロセスにおいて、多くの方が次の流れで成功したと発表されていました。

導入→失敗→再挑戦→稼働→組織の風土変化→更なる高みへ。

その中で、失敗の原因として共通していることは、自分本位のアプリは現場から反発をくらい使ってもらえないということでした。

私は同じ轍を踏まないよう、これを肝に銘じ、現場に寄り添りながら目指す先のアプリを構築していきました。

それにより、”失敗” ”再挑戦”のプロセスを踏まずに順調にプロジェクトが進捗できていると思います。(今のところ・・・)

やって良かったこと　その5　
相手によって表現や見せ方を変える

プロジェクトを提案・説明する際、当たり前ですが経営層と現場では判断する視点が異なります。

そのため、受け手の人に憑依して、必要な情報や言葉を慎重に選ぶようにしました。

以下、一例です。

経営層向け：中長期目線。抽象度の高い概念やコンセプト。費用対効果。

現場向け：短期目線。具体的な業務の変更点。作業工数（工数が増える場合は全体として効率化するという説明）、捻出したリソースを何に使うか（仕事がなくなるという不安解消のため）、実際の画面提示。

特に現場向けに説明する際、たたき台アプリを見せながら説明できたので、初めは拒否反応を示していた人も、より具体的なイメージを持ってもらうことで不安が解消されていきました。これはキントーンならではのメリットだと思います。

おわりに

まだまだ道半ばですが、3カ月間の業務改革プロジェクトを振り返りさせていただきました。

2024年も様々な壁が待ち受けているかと思いますが、トライ＆エラーの気持ちで前向きにチャレンジしていきたいと思います。

最後までお付き合いいただきありがとうございました！！