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生成AIを使用した社内文書検索とは？企業の活用事例や導入方法、注意点を解説

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生成AIを社内文書検索に活用すれば、既存のマニュアルや書類を活かして、業務の大幅な効率化に役立ちます。「あの書類はどこにある？」「検索しても出てこない」とファイルを探し回る時間ほど無駄なものはありません！

とはいえ、生成AIの導入検討にあたり「どの程度役に立つのか？」「導入方法やリスクは？」など気になることでしょう。

本記事では、社内文書検索で生成AIにできる3つのこと、社内文書検索に活用する際の注意点・リスク、企業の生成AI活用事例について解説します！情報システム部門の企業担当者の方は気になる情報を数多く解説しています。ぜひ最後までご覧ください。

社内文書検索で活躍する生成AI

従来のキーワード検索では見つけにくい情報も、生成AIなら自然言語処理で意図をくみ取り、関連性の高い文書を効率的に検索できます。

生成AIの導入によって得られる主なメリットは以下のとおり。

  • 社内文書検索の効率を大幅に向上させる。

  • 従業員の求める情報を正確に把握できる。

  • 膨大な文書の中から関連する内容を迅速に検索可能。

生成AIは、企業の業務効率化に大きく貢献する可能性を秘めています。生成AIを活用できる企業との差は今後広がっていくため、早めにキャッチアップする必要があります。

なお、生成AIの活用方法について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
→【生成AI×仕事術】職場で神様扱いされる活用事例11選

社内文書検索で生成AIにできること

社内文書検索で生成AIにできることは下記3つです。

  • セマンティック検索

  • 文書の要約

  • 文書に基づく質疑応答

上記3つを順番に解説します。

セマンティック検索

従来のキーワード検索では、意図した情報を探し出せないケースが多々ありました。

そこで注目されるのが、生成AIによるセマンティック検索です。セマンティック検索は、検索キーワードの意味や文脈を理解し、関連性の高い情報を抽出する技術です。

  • キーワードの類似表現や言いかえも検索対象に

  • 文脈に基づいた検索

  • 文書の内容を理解した検索

セマンティック検索では、上記のようなことができます。

参考記事：セマンティック検索とは？ | エンタープライズサーチ QuickSolution

文書の要約

生成AIを活用すると、文書の要約を自動化し効率的に要約を作れます。

たとえばNotion AIやChatGPTを使うと、長いテキスト文書を短めに要約できます。その結果、文章を全て読む必要がなくなり、必要な書類かどうかの判断などにも役立ちます。

また、生成AIはエンジニアリング、マーケティング、カスタマーサービス、セールス、財務など、ジャンルや部門を問わず様々な領域で応用可能です。

参考記事：【2024年】おすすめの文章要約AIツール9選！活用メリットやコツ

文書に基づく質疑応答

生成AIを使うと、社内文書に基づいた質疑応答が可能になり、文書処理の強化や手続きなどを迅速化できます。従業員が具体的な質問を投げかけると、AIは関連する文書を分析し、必要な情報を要約して回答します。

その結果、情報の検索と理解が効率化され、時間を節約し業務効率を向上させます。さらに、文書内の複雑な情報も同時に抽出可能となり、意思決定の迅速化や知識共有の促進に役立つでしょう。

また、時間が経つにつれてAIのモデルはさらに進化し、より精度の高い回答ができます。

参考記事：企業内検索システム CBES

生成AIによる社内文書検索の注意点

生成AIによる社内文書検索を活用する際の注意点は下記3つです。

  • ハルシネーション

  • コンプライアンス違反のリスク

  • プロンプトイン経由での攻撃

順番に解説します。

ハルシネーション

生成AIのハルシネーション問題は、AIが事実とは異なる誤った情報を生成する現象のことです。

ハルシネーションの問題に対処するためには次の3つの対策が必要です。

  • 人間による検証を行う

  • 社員へのハルシネーションの認知

  • 生成AIの性能を定期的に確認する

誤った意思決定のリスクがあるため、AIが出力した情報を常に疑う姿勢を持ちつつ、正しく対策を講じましょう。

コンプライアンス違反のリスク

生成AIには複数のコンプライアンス違反に関するリスクを持ちます。コンプライアンス違反とは、企業が法令や社内規則に違反することを指し、次のようなものです。

  • 虚偽の情報を含む文書が生成される

  • 個人情報や機密情報を含む文書が生成される

  • 著作権侵害のリスクが発生する

これらのリスクに対処するためには、セキュリティ対策の実施、従業員教育の徹底、法的観点からのガイドライン策定が必要です。

プロンプトイン経由での攻撃

生成AIによる社内文書検索の注意点として、プロンプトイン経由での攻撃が挙げられます。プロンプトインとは、生成AIに意図的に誤った情報を入力することで、誤った文書を生成する攻撃です。

生成AIへのプロンプトイン経由の攻撃は、悪意ある指示をAIに入力し、不正行為を引き起こすリスクがあります。新開発のチャットボットなどセキュリティ対策が不十分な場合、実行されやすいとされています。

対策としては、入力されるプロンプトの厳格な検証、AIの応答に対するアクセス権限の厳密な管理、システムの定期的なセキュリティチェックが必要です。

なお、生成AI活用によるリスクとその対策について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
→ChatGPTを企業利用するリスクと対策5選｜実際の企業事例と共に解説

社内文書検索への生成AIの導入方法

社内文書検索へ生成AIを導入する方法は以下の3つです。

  • データストア作成

  • 環境構築

  • APIとの連携

それぞれ順番に解説します。

データストア作成

データストアとは、社内文書検索に用いるデータを一元管理してAIに理解しやすくするためのデータベースです。データストアを作成することで、以下のメリットを得られます。

  • 検索速度の向上

  • 検索精度が高まる

  • 生成AIの学習効率アップ

データストアを作成した後、Pythonのライブラリ「Llamaindex」と生成AIを組み合わせることで、様々な形式のデータを格納できたり、類似度検索ができるなど社内文書検索に力を発揮します。

導入においては働き方改革推進支援金、人材開発支援助成金などの補助金が活用でき、条件を満たせば最大80%程度までの支援が受けられるでしょう。

環境構築

社内文書検索において生成AIを活用するためには環境構築が必要で、Azure OpenAI Serviceを活用する方法があります。

Azure OpenAI Serviceは、Microsoft Azure上でGPT-4などのOpenAIモデルを利用可能にするもので、セキュリティや導入の容易さが特徴です。

企業が生成AIを安全に使用するための環境構築において、Azure OpenAI Serviceは高度なセキュリティ対策とMicrosoftのクラウド環境の利点を兼ね備えています​​。

APIとの連携

社内文書検索に生成AIを導入する際、ChatGPT APIとの連携が効果的です。ChatGPT APIを使用することで、社内の文書データベースから必要な情報を自動で検索し、質問に対する回答を生成することが可能になります。

ChatGPT APIの連携手順は以下のとおりです。

  1. OpenAIアカウントを作成する

  2. ChatGPT APIプランを選択する

  3. APIキーを取得する

  4. APIエンドポイントを確認する

  5. 検索エンジンと連携する

  6. テストを実施する

ChatGPT APIの設定はOpenAIの公式ドキュメントに従いましょう。

なお、ChatGPT APIについて詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
→ChatGPT APIとは？利用方法や料金の確認方法、活用事例15選を紹介

社内文書検索における生成AIの企業活用事例

社内文書検索における生成AIの企業活用事例を3つ紹介します。

  • ライオン株式会社

  • 株式会社ラック

  • アサヒビール株式会社

順番に詳細を解説します。

ライオン株式会社

ライオン株式会社は、社内の技術的知見を共有する「知識伝承のAI化」ツールを自社開発しています。生成AIと検索システムを組み合わせ、社内情報から必要な文書を迅速に抽出し、簡潔な表現でまとめた結果を出力します。

従来の方法と比較して、文書取得時間は約5分の1に短縮など、業務効率の大幅な向上が期待できます。

参考記事：ライオン株式会社｜生成AIと検索システムを用いた「知識伝承のAI化」ツール

株式会社ラック

株式会社ラックは、生成AI技術を活用して社内文書検索に革新をもたらす「LACGAI powered by OpenAI」を導入しました。LACGAIはChatGPTと同じようなチャットUIで、必要な社内文書を迅速に検索し、関連情報を抽出できます。

社内の知識共有や専門家育成のツールとしても機能し、部署間でのノウハウの横展開に貢献しています。

参考記事：株式会社ラック｜社内規程集について回答してくれる生成AIを評価してみた

アサヒビール株式会社

アサヒビール株式会社は、Azure OpenAI Serviceを活用して生成AIによる社内情報検索システムを2023年9月から導入しました。

このシステムは、従業員が日々直面する様々な疑問や問題解決を支援することを目的としています。従業員が自然言語で質問を入力すると、システムは社内の膨大な文書データベースから関連情報を抽出し、簡潔な回答を提供します。

このシステムは、技術情報を集約し、商品開発や業務効率化を促進することを目的としています。

参考記事：アサヒビール株式会社｜生成AIを用いた社内情報検索システムを導入

生成AIを活用して社内文書検索する方法3選

生成AIを用いた社内文書の検索方法社内文書検索に使える方法を厳選して3つ紹介します。

  • ChatGPT API

  • ASBOT

  • Llamaindex

それぞれの特徴や基本機能、拡張性、料金などを紹介します。

ChatGPT API

ChatGPT APIは、企業が社内文書検索に活用できる生成AIの王道ツールです。このAPIを組み込むことで、従業員は自然言語で質問を入力し、関連する社内文書や情報を迅速に検索できます。

ChatGPTは、複雑なクエリにも適切な回答や文書を提案する能力を持っており、業務効率の向上につながります。

ASBOT

ASBOTは、開発者が既存のコードベースやAPIドキュメントを学習・理解することで、要求に応じたコードスニペットを生成する能力を持つインテリジェントアシスタントです。

また、テキスト内の感情傾向（ポジティブ、ネガティブ、ニュートラルなど）を分析し、企業や政府、学術研究に有益な情報を提供する機能も備えています​​。

Llamaindex

LlamaIndexは、AIが効率的にアクセスできるように設計された大規模言語モデル（LLM）ベースのフレームワークです。

AIが必要とする知識データベースを形成し、より高度な検索やデータの取得を可能にします。

特に、Retrieval-Augmented Generation（RAG）システムを利用することで、AIの理解と応答生成の精度を大幅に向上させることができ、社内文書の検索と利用の効率化が図れます。

生成AIを社内文書検索に活用して業務効率化を進めよう！

本記事では、社内文書検索で活躍する生成AIについて、セマンティック検索、文書の要約、質疑応答や活用事例などについて解説しました。

生成AIは自然言語処理で意図をくみ取り、次のような点で業務の生産性を向上してくれます。

  • 関連性の高い文書を効率的に検索

  • 情報抽出や要約を自動化する

導入企業の中には、ライオン株式会社のように文書取得時間は約5分の1に短縮という大幅な工数削減を達成した企業もありました。

生成AIを導入を検討する場合、ハルシネーションやコンプライアンス違反のリスクに注意し、競合他社に乗り遅れないように早めにキャッチアップした方が良いでしょう。

生成AIをビジネスに活かして、貴社のコスト削減や効率化に役立てられないか、一度検討されることをお勧めいたします！


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