優先順位をつけて仕事をスムーズに

みなさんこんにちわ！

この記事では以下の内容でお話をします。

①優先順位をつけるにはどうしたらいいか

②優先順位をつけることによる仕事の変化

③まとめ

今回の記事について、お仕事をする上で優先順位をつけるのは大事だと思います。

僕自身も社会人になり立ての頃、優先順位をうまくつけれず、仕事の失敗の連続でした。。。

しかし、これをあの時知っていれば、ミスも減り、どんどん仕事をこなせたかもしれません。

そのため今回は、同じ経験をしてほしくない気持ちから始めました！

よかったら見てください(^^♪

①優先順位をつける

皆さんは仕事をされる際は、何を意識されてお仕事をされますか？

業務というのは様々です。

例えば、先方にメールを送る、見積もりを作るなど様々な業務があると思います。その中で、意識するだけで変わることあります。なので、今回優先順位についてお話をします。

優先順位は主に、先に終えるべきことを順位をつけて行うことを指しますが、いざ優先順をつけるとなると、簡単にできることと、そうでないものがあると思います。

しかし、その難しい優先順位を迅速にできたとしたら、仕事もスムーズですし、仕事がまとめれずイライラするストレスを大幅に減らすことができます。

お仕事の話をしていく中で、一つの書籍をご紹介させて頂きます。

それは「７つの習慣」です。

名前だけなら聞いたことがある方もいらっしゃると思います。この本はスティーブン・Ｒ・コビィというアメリカの著者によって出版されたもので、「人格主義」に焦点をあてて、書いた本です。

その中に、７つの習慣というものが存在し、その本に記載されているある項目に「終わりを思い描くことから始める」という言葉があります。

これは、物事のゴールを考えるときに、まずはスタートから考えるのではなく、先にゴールを思い描き、そこにたどり着くためのスタートや道のりなどを描くことで、一つの完成へと繋がるということです。

冒頭で、優先順位というワードを出しましたが、まず優先順位をつけたことによるゴール（最後にするもの）からまず考え、次にスタート（最初にするべきこと）へと整理することが可能になります。

では、この整理をしたことによってどんな変化になるのか考えてみましょう。

②優先順位をつけることによる仕事の変化

それでは、次に優先順位を決めることでどのように仕事へ影響していくのかお話をしていきます。

先ほどから優先順位についての言葉が出ていますが・・・・

それほど重大です！！！

ではなぜそこまで重大なのかお話します。

まず、１から１０個の仕事ファイルがあり、全て期日が近いとします。

みなさんならまずどうしますか？

ここでいう順位決めについて、まずは１～１０までの仕事ファイルの中で、比較的短時間で終わるもの、一番期日が近いもの、それぞれ順位わけをします。

側から聞けば「えっ？それくらい余裕でしょ？」と感じる方が少なからずいらっしゃると思います。

しかし、この簡単だと感じることに意味があります。

なんでも無駄なことはありません。

人間実際のところ焦っているときや、気持ちにゆとりがないときほど、その簡単なものでさえ、難しいと感じてしまう傾向にあります。

それが仕事がまとめることができず、期日を守れなくなり、上司に怒られるという悪循環に繋がります。

仕事が終わらないと上司に怒られたり、先方に怒られるのは想定できます。

そうなると好きな仕事であってもモチベーションも下がり、仕事へのパフォーマンスも低下しますよね？

仕事をするのなら、楽しく、効率よくやれたらストレスも減りますし、楽しく仕事することも可能です。

話を戻しますが、順位決めの答えとして、以下の方程式になります。

「仕事ファイル確認→短時間・期日近いもの順に整理する→作業する」になります。

これが何も考えずにできるようになれば、消去法のように仕事整理をすることができ、効率よく仕事もできるようになります。

この方程式を知る知らないでは、仕事の流れも変わってくるのです。

③まとめ

最後になりますが、僕自身も働き始めたころは、本当に仕事の整理の仕方もわからず、悩みつくし病んでしまった経緯があり、それも上司に怒られて更に悪循環に繋がっていきました。

しかし、この仕事の整理の仕方を学んだことによって、現在の仕事では期日を数日残して守れるようになり、職場の上司や同僚とも関係構築にも繋がり、今では任されることも増えています。

僕が今回お話ししたものは、人によっては小っちゃいことかもしれないし大きいこともしれません。

しかし、これは断言できます。

先ほどの方程式を覚えて、仕事の効率化を図ることによって、無駄な作業も減り仕事へのストレス軽減にも繋がります。

一人でも多く、楽しく仕事ができ、残業することなくライフバランスにも繫げられたらと思っています。

それでは今回はここまでとします。

それでは！