【社内資料ほぼそのまま】Slackbot + Spreadsheet + BQで作るオンボーディング支援Bot

はじめまして。Reproという200名弱くらいのスタートアップで人事やっております粟田と申します。

（人事とは名ばかりで、暇を見つけては、サウナに行くかフォートナイトをしております。）

採用担当のQOLを爆上げすると噂の採用管理ツールを提供しているHERPさんよりアドベントカレンダーのお誘いを受けましたなので、２つ返事でOKしました。言いなりなので。

採用についてのアドベントかと思うのですが、

「家に帰るまでが遠足。オンボードするまでが採用。」

ということでオンボーディングに関しての弊社取り組みを一部ご紹介させてください。

では、現在12月13日23:45。頑張って書いていきたいと思います。

オンボーディングに関する様々な課題

多分にもれず、Reproもオンボーディングに色々な課題を抱えている会社でした。配属部門によって、入社時に実施される内容に違いがあったり、メンターがつく部署があったり、なかったり。

思ったように成果が上がらない場合のマネージャーの対応も様々。フォローする体制も様々。

ぶっちゃけ1年前は改善するためのルーチンすら回っていませんでした。

兎に角、現状把握をしないといけないということで、始めたのが

入社Nヶ月後面談

入社後、1ヶ月、3ヶ月、6ヶ月を経過したメンバーに対して、人事が独自にヒアリングを行い、何かしらの問題があった場合は、早期に現場と連携しながら解決するというものでした。

結果的に発生した事象が、、、、

朝も昼の夜も面談している俺。

いやーずっと面談してましたね。積極採用を続けるスタートアップだと、月次で新たなメンバーがどんどん入ってきます。日中は社内のメンバーと面談。夜は採用で面談。そして、その後に諸々の人事施策の設計。そんな感じの時期もありました。

ただ、良かった点は、とにかく現場の状況が把握できるということ。

一次情報を取得することで、少なからず何かしらの対策を打つことができていました。やはり何事も一次情報は大切ですね。

時間がない問題。頑張る以外の解決策を考えねば。

現状把握ができると対策は打てるので面談はなんとか継続したかった。ただ、面談という形をとる以上、兎に角時間がかかるのがネックでした。そのため、1ヶ月、3ヶ月、6ヶ月の区切りで面談するくらいが限界でした。

でも、本当は、もっと丁寧にメンバーの状態を把握して、新たなメンバーが活躍できる状態を作ってあげたい。

頑張る、という打ち手が早々に限界が来る。何か知恵を使わねば、、、

あ、そうか。

Slackbotで質問聞いてあげたらいいんちゃうかな？

botは疲れへんし。

よし、まずはiPadでイメージ書いてみよう。（ここだけフィクション）

よし！こんな感じ！

そんな流れでできたのが、次に紹介するオンボーディングボット ポッパー君です。

【ほぼ社内文章】オンボーディングbot ポッパー君

以下にポッパー君初号機の仕様がなんとなくわかるドキュメントを書いておきます。パートナーとして参画してくれている①エンジニア・データサイエンティストの方に実装いただく必要があったので、これまた②人事領域のブレインを担っているパートナーの方と相談しながら、ポッパー君初号機の仕様を決めていきました。
（Reproの人事部門はこの2名に限らず、多くの外部パートナーのご協力によって、なんとか成り立っております。この場を借りて、めちゃくちゃお礼をお伝えさせてください。ありがとうございます）

システム名称
オンボーディングbot ポッパー君

主な用途
新入社員に対して週次で労務・職場適応・自己適応の観点で状態確認を行う。また、新入社員から出てきたコメントに対して、マネージャーが何かしらのコメントを行うことで、関係構築及び特に職場適応観点からのオンボーディングの促進を期待する。

システム概要
・新入社員に対して何かしらのFormに回答してもらう。
・回答依頼はSlackのDMもしくは DMに近い形のコミュニケーションで実施される。
・マネージャーは回答結果をSlack上で確認できる。
・マネージャーは回答結果を確認した上で、Slack上で返信できる。
・人事は個別もしくは集約されたシートを確認できる

使用技術
Slackbot, Spreadsheet, GCP, Google Datastudioのみで実装を実現すること

ロール
・システム利用者は特に以下３ロールに分かれる
　・新入社員
　・新入社員受け入れ先のマネージャー
　・POps

Funciton. 主要機能
4つの主要な機能を要する。
F-1. 初期回答依頼
SlackのAppsのカテゴリのとこに、アプリからの通知として何かしらの回答依頼がくる。DM的に通知することで、個別の候補者ごとにチャンネルを作成する必要もなく、オペレーション負荷が低いと考える。

F-2. 回答リマインド
フォームが回答されてない人に対して、F-1と同様の形でリマインドを送付する。

F-3. 回答データ表示・レスポンス
新入社員の回答結果が、マネージャーのSlackにて表示される。表示される面はSlackの DM的なアプリを想定する。理想的にはこのアプリ内に新入社員の文章が表示され、またそこに返信ボタンがある。返信ボタンを押すとポップアップ的なものが表示されるなどで、Slackから画面遷移することなく返信することができる。

F-4. レポート
各個人のデータは個別のスプレッドシートに集約される。何かしらの課題が発生した際に、個人ごとにファイルのやりとりができたほうが対応が楽な気がするため、個別データはスプシにしている。

.........続く

Miroでこんな感じのフローチャートっぽいのも書きました。

クローズドβの所感

そんなポッパー君。まだリリースされて1ヶ月ばかりで、会社全体にはローリングしておりません。クローズドβのような形で一部の新入社員に対して、事情を説明して試しで使わせてもらっております。

対象部署からの反応も上々で、これからさらなるアップデートをしていくのがとても楽しみです。

P.S. 手書きはあかん。

ということで、ポッパー君のビジュアルが人事メンバーによって大幅アップデートされました。

As Is

To Be

うん！シュッとしていい感じ。